Kostenoverzichten aanmaken in TimeKing

Met kostenoverzichten kun je op een efficiënte manier alle gemaakte kosten bundelen, bonnen koppelen en de voortgang van een overzicht bijhouden. Dit helpt je om structuur aan te brengen in je administratie en zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.

Hieronder vind je een uitgebreid stappenplan om een nieuw kostenoverzicht aan te maken en te beheren:

1. Ga naar Kostenoverzichten

Navigeer in het menu aan de linkerkant van het scherm naar Kostenoverzichten. Hier vind je een overzicht van alle bestaande kostenoverzichten en kun je nieuwe aanmaken.

2. Maak een nieuw kostenoverzicht aan

Klik rechtsboven op + Nieuw Kostenoverzicht. Hiermee open je een nieuw formulier waarin je de gegevens van het kostenoverzicht kunt invoeren.

3. Selecteer de klant en uitvoerder

Kies eerst de klant waarvoor je het kostenoverzicht opstelt. Dit bepaalt welke bonnen en gegevens beschikbaar zijn.
Selecteer daarna de uitvoerder (bijvoorbeeld een medewerker of afdeling) die verantwoordelijk is voor de kosten.

4. Koppel bonnen aan het overzicht

Ga naar het tabblad Gekoppelde items.
Hier kun je bestaande bonnen selecteren en koppelen aan het kostenoverzicht. Dit zorgt ervoor dat alle relevante uitgaven direct inzichtelijk zijn.

5. Voeg losse regels toe (optioneel)

Wil je kosten toevoegen die niet via een bon zijn geregistreerd, zoals handmatige correcties of aanvullende opmerkingen?
Ga dan naar het tabblad Regels en klik op + Toevoegen.
Hier kun je per regel details invullen, zoals omschrijving, bedrag en eventuele notities.

6. Controleer en maak het overzicht aan

Controleer alle ingevoerde gegevens zorgvuldig. Let hierbij op:

• De juiste klant en uitvoerder

• Compleetheid van de gekoppelde bonnen

• Correctheid van bedragen en omschrijvingen

Klik vervolgens op Maken om het kostenoverzicht op te slaan.

7. Beheer en update de status

Na het aanmaken kun je de status van het kostenoverzicht aanpassen om de voortgang bij te houden. De beschikbare statussen zijn:

• Verstuurd – Het overzicht is gedeeld met de klant

• Geaccepteerd – De klant heeft het overzicht goedgekeurd

• Gefactureerd – De kosten zijn verwerkt in een factuur

Door de status up-to-date te houden, behoud je overzicht over de afhandeling van kosten.