Exact Online

Boekhoudkoppeling met Exact Online (Nederland)

Met de koppeling tussen TimeKing en Exact Online worden gegevens zoals klanten, tarieven en facturen automatisch gesynchroniseerd. Zo beheer je je debiteuren direct vanuit TimeKing, terwijl je boekhouding naadloos aansluit op je administratie in Exact.

Hoe werkt het?

Facturen (ook creditfacturen) die je via TimeKing verstuurt, worden automatisch doorgestuurd naar Exact Online. Zodra een factuur daar als betaald wordt gemarkeerd, wordt die status ook automatisch in TimeKing bijgewerkt.

De koppeling werkt via een beveiligde API-verbinding (SSL). Voor het instellen heb je een Exact-gebruiker met beheerdersrechten nodig voor de administratie die je wilt koppelen. Werk je via het account van je accountant? Dan kun je de koppeling het beste samen met je accountant activeren.

Let op: De koppeling is persoonlijk. Blokkeer dus niet zomaar het account waarmee de koppeling is gelegd. Twijfel je of is de koppeling verbroken? Neem contact op via support@timeking.nl.

Zo activeer je de koppeling:

1. Ga in TimeKing naar: Instellingen > Koppelingen
2. Klik op Exact Online
3. Volg de stappen om de koppeling te starten

Eenmalige instellingen

Na het activeren van de koppeling, stel je eenmalig een aantal zaken in. Deze instellingen bepalen hoe facturen vanuit TimeKing worden geboekt in Exact Online.

Algemene instellingen

Koppelen aan een administratie in Exact Online
Kies hier de administratie in Exact die je wilt koppelen aan je bedrijfsprofiel in TimeKing. Zo zorg je ervoor dat alle facturen op de juiste plek terechtkomen.

Welke onderdelen synchroniseren?

Geef hier aan welke gegevens je wilt synchroniseren tussen TimeKing en Exact Online.

Je kunt bijvoorbeeld tarieven synchroniseren. Zo kun je tarieven uit Exact ophalen en koppelen aan onderdelen binnen TimeKing, zoals materialen, machines of andere tariefstructuren. Dit voorkomt dubbel werk en houdt je administratie overzichtelijk en up-to-date.

Koppelingen binnen de boekhouding

Versturen als factuur

Als je facturen vanuit TimeKing verstuurt met de optie "Versturen als factuur", dan worden deze in Exact Online aangemaakt als conceptfactuur. Zo kun je ze daar eventueel nog controleren of aanpassen voordat je ze definitief maakt.

BTW codes

Koppel de btw-codes uit TimeKing aan de juiste codes in Exact. Gebruik codes zonder btw (excl.).

Grootboekrekeningen voor omzet

Je kunt een standaard grootboekrekening instellen voor factuurregels. Dit doe je door binnen de koppeling de optie ‘Facturen versturen als: Verkoopboeking’ te activeren. Vervolgens koppel je deze aan de juiste grootboekrekening in Exact Online.

Let op: Bij het gebruik van een verkoopboeking wordt de factuur direct als definitieve boeking vastgelegd in Exact. Je kunt deze dan niet meer aanpassen.
Wil je de factuur eerst nog kunnen wijzigen? Kies dan voor de optie ‘Factuur’, zodat de factuur als concept in Exact Online wordt opgeslagen.

Relaties koppelen

Relaties worden standaard op naam gematcht tussen TimeKing en Exact Online. Bestaat de relatie al in Exact? Dan kun je deze ook handmatig koppelen.
Nieuwe relaties worden automatisch aangemaakt bij het versturen van de eerste factuur.

Niet vergeten: Klik altijd op Opslaan na het instellen van je koppelingen.

Let op: factuurnummers

Exact accepteert alleen numerieke factuurnummers. Zorg er dus voor dat je nummerreeks in TimeKing geen letters of symbolen bevat.

Facturen boeken in Exact

Heb je alles correct ingesteld? Dan worden facturen die je in TimeKing definitief maakt, automatisch doorgestuurd naar Exact Online.

Facturen uitsluiten van de boekhouding

Soms wil je een factuur niet doorzetten naar Exact, bijvoorbeeld als deze al geboekt is. In dat geval kun je de factuur markeren als:

‘Niet toevoegen aan Exact’

Zo doe je dat:

1. Open de conceptfactuur
2. Ga naar het menu rechtsboven (klik op de blauwe punaise als het menu niet zichtbaar is)
3. Kies bij Exact Online voor Niet toevoegen aan Exact