AFAS (TimeKing connectoren)

Voordat je begint met instellen adviseren we je om in AFAS te raadplegen of je de juiste rechten hebt een koppeling aan te maken en de benodigde toegangsrechten hebt om de koppeling juist te laten functioneren. Hiervoor heb je een account met administrator rechten nodig. Bij twijfel kun je hiervoor contact opnemen met je boekhouder of samen de koppeling aanmaken.

Het instellen

Als eerst zul je de TimeKing connectoren moeten toevoegen aan je AFAS omgeving. De connectoren kun je hier downloaden.

Zodra je dit bestand hebt gedownload kun je hem uitpakken in je documenten folder. Voor deze uitleg gebruiken we de map “TimeKing Connectoren AFAS”. We raden aan om deze standaard op je C:/ schijf of je Documenten folder te zetten.

Aanmaken in AFAS

Nu kun je verder in je AFAS omgeving, navigeer naar App Connector. Dit kan via “Algemeen > Beheer > App connector”

Hier klik je op Nieuw om een nieuwe connector aan te maken.

1. Vul de omschrijving van de connector in bijvoorbeeld “TimeKing Connector”

2. Authenticatietype; je hebt hier 3 opties. Kies voor OAuth (1)

3. Bij type OAuth flow kies je voor Client Credentials (2)

4. Bij Gebruiker kies je voor een bestaande gebruiker met administrator rechten.

Connectoren toevoegen

Na het invullen van de gebruiker voor de app connector klik je op Volgende. Hier kun je de TimeKing connectoren toevoegen aan je AFAS omgeving.

Ga via Acties naar Importeren en kies in dit scherm voor de optie Map. Nu zal AFAS de Verkenner van je computer openen en hier zul je het eerder gedownloade bestand moeten opzoeken.

1. Kies links voor deze computer (This PC) en klik vervolgens op Lokale schijf (c)*

2. Ga via deze schijf naar Gebruikers (Users) en klik op de map met je eigen naam of de bedrijfsnaam*

3. Kies hier voor mapje met documenten en daar zal je het connectoren bestand vinden. Klik ik keer op het bestand en kies rechtsonder voor selecteer folder*
   
   *Deze stappen zijn afhankelijk van waar je het bestand op je computer bewaard

4. Klik nu in AFAS op voltooien

5. Mocht je in het verleden al TimeKing bestaande connectoren hebben geïmporteerd dan krijg je de vraag of je de definities wil overschrijven. Kies dan Ja

6. Controleer of alles bestanden met de status “Goed” zijn geïmporteerd, klopt dit? Dan kun je het importeren voltooien.

7. Na het voltooien krijg je een overzicht van alles connectoren en de namen. Hier kun je nog één keer controleren of je het juiste aantal connectoren hebt.**

8. Klik nu op volgende en voor de UpdateConnectoren op Nieuw. Hier zul je driemaal een aantal UpdateConnectoren moeten zoeken en toevoegen. Onder het veld Connector-ID kun je zoeken op de volgende opdrachten: Fb, Kn & Pt.**
   
   **In de toekomst is het mogelijk dat er nieuwe connectoren bijkomen of bestaande worden geüpdatet. Voor alle huidige namen en connector informatie raadpleeg de tabellen onderaan de pagina.

9. Na het driemaal zoeken heb je aantal UpdateConnectoren in de lijst staan.
   

   

10. Klik nu voor de laatste keer op volgende om in het afrond scherm te komen. Hier is het belangrijk dat je de Client Secret kopieert en deze in een document opslaat op je computer zodat je er mocht het nodig zijn makkelijk bij kan. Na het opslaan kun je de App connector voltooien.

11. Een laatste aanbevolen stap is het noteren van je AFAS member nummer. Deze vind je oa rechts bovenin via het poppetje. Als je hierop klikt zul je een gebruikerscode zien en je member nummer zijn de vijf cijfer voor de punt. Bijvoorbeeld je gebruikerscode is 12345.admin, dan is je member nummer 12345.

Verbinden via TimeKing

Nu de app connector in AFAS is aangemaakt, kunnen we overschakelen naar TimeKing om de verbinding te maken.

Ga via Instellingen > Koppelingen > klik op AFAS > zet het schuifje Actief aan en vervolgens het schuifje administratie koppelen. Als je meerdere administratie actief hebt in TimeKing kun je per administratie kiezen om te koppelen via de tabbladen.

1. Rechts van het schuifje, kies je bij de authenticatie methode voor Client Credentials

2. Vul nu de opgeslagen informatie uit stap 10 & 11 van de App Connector in de corresponderende velden in TimeKing.

3. Zorg dat het omgevingstype “Productie” is

4. Kies onderin voor opslaan en vernieuw de pagina (via de refresh knop of F5 op je toetsenbord)

De koppeling is nu aangemaakt, verbonden met je AFAS omgeving en klaar voor gebruik. Voor het instellen van de functies en de werking van de synchronisatie items verwijzen je door naar het volgende help artikel

Updaten

Voor het toevoegen van nieuwe of aanpassen van connectoren, zul je een nieuw bestand moeten importeren. Volg hiervoor de eerste 7 stappen beschreven onder de kop Connectoren toevoegen hierboven.

Tabellen

GetConnectors
De onderstaande GetConnectors zijn vereist voor de onderstaande functies. We raden standaard aan om alle GetConnectors toe te voegen. Vanuit TimeKing kun je altijd bepalen welke functies je gebruikt en zo ben je het meest flexibel in gebruik van de verschillende functies.

UpdateConnectors

Onderstaande UpdateConnectors zijn verreist voor de bijhorende functies. Ook hier raden we aan om alle connectoren toe te voegen.