We synchroniseren de klanten in TimeKing met de relaties van het soort “Klant” in SnelStart. Klanten worden opgehaald uit SnelStart (elke nacht en via de synchronisatieknop) en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar SnelStart gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Debiteurnummer (alleen van SnelStart naar TimeKing)

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1

• Telefoonnummer 2 (mobiel nummer in SnelStart)

• E-mailadres en CC e-mailadressen

• Factuur e-mailadres

• Btw-nummer

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• Interne opmerking (memo in SnelStart)

Let op: de naam van een klant mag voor SnelStart maximaal 50 tekens lang zijn. Een klant die in SnelStart op non-actief staat, wordt in TimeKing gearchiveerd. Een nieuwe klant uit TimeKing krijgt in SnelStart een eigen debiteurnummer. Werk je met één administratie en heeft de klant al een debiteurnummer dat in SnelStart bestaat, dan koppelt TimeKing de klant aan die bestaande relatie in plaats van een dubbele aan te maken.

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de artikelen in SnelStart. Artikelen worden opgehaald uit SnelStart (elke nacht en via de synchronisatieknop). Wijzig je een gekoppeld tarief in TimeKing, dan wordt het artikel in SnelStart realtime bijgewerkt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam (omschrijving in SnelStart)

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (artikelcode in SnelStart)

• Verkoopprijs

• Kostprijs (inkoopprijs in SnelStart)

• Btw-tarief (alleen van SnelStart naar TimeKing, op basis van de omzetgroep)

• Prijs per / eenheid (alleen van SnelStart naar TimeKing, als het tarief nog geen eenheid heeft)

Let op: nieuwe tarieven uit TimeKing worden niet in SnelStart aangemaakt; SnelStart is leidend voor de artikelen. Een artikel dat in SnelStart op non-actief staat, wordt in TimeKing gearchiveerd.

Bonnen worden als verkooporder (processtatus “Werkbon”) naar SnelStart gestuurd zodra ze de status hebben die je bij “Synchroniseren bonnen status” kiest. Dat gebeurt realtime bij het opslaan van de bon; bonnen die nog niet verstuurd zijn, gaan mee met de nachtelijke synchronisatie en de knop “Bonnen synchroniseren”. Wijzig je een bon die al in SnelStart staat, dan wordt de verkooporder bijgewerkt. De verkooporder bevat:

• De klant van de bon

• De factureerbare regels van de bon met aantal, stuksprijs en omschrijving

• Per regel het gekoppelde artikel van het tarief, of anders het standaard btw-artikel dat bij het btw-percentage hoort

Let op: een bon wordt alleen verstuurd als de klant aan SnelStart gekoppeld is en als “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag” en “Standaard btw nul” zijn ingevuld. Die velden zie je alleen als “Facturen” aangevinkt is en “Facturen versturen als” op “Factuur” staat.

Facturen worden naar SnelStart gestuurd op het moment dat je de factuur in TimeKing definitief maakt. Bij “Facturen versturen als” kies je hoe:

• Factuur: de factuur komt als verkooporder in SnelStart en wordt daar als concept opgeslagen, zodat je hem in SnelStart verder kunt verwerken. Het SnelStart-factuursjabloon kies je per factuur in het veld “SnelStart sjabloon” (standaard het sjabloon uit de instellingen). Heeft de klant in SnelStart een doorlopende incassomachtiging, dan kun je die bij de factuur kiezen in “SnelStart doorlopende incasso machtiging”.

• Verkoopboeking: de factuur wordt direct als verkoopboeking geboekt, met de factuur-PDF en eventuele bijlagen van de factuur als document erbij. Een verkoopboeking kan in SnelStart niet meer worden aangepast.

De velden die worden meegestuurd zijn:

• Klant

• Factuurdatum

• Factuurnummer (bij een verkoopboeking)

• Referentie (als omschrijving)

• Betalingstermijn (de krediettermijn van de relatie in SnelStart, anders die van de factuur)

• Factuurregels met aantal, prijs, korting en omschrijving (bij een factuur) of met bedrag, btw-soort, grootboekrekening en kostenplaats (bij een verkoopboeking)

Let op: een factuur met zowel verlegde als niet-verlegde btw kan niet naar SnelStart. Splits de factuur of boek hem handmatig. Is er bij het tarief (of de tariefcategorie of prijslijst) een eigen grootboekrekening of kostenplaats voor SnelStart ingesteld, dan gaat die voor de standaardinstelling.

Verstuur je facturen als verkoopboeking, dan controleert TimeKing (elke nacht en via de knop “Facturen synchroniseren”) of er in SnelStart een bank- of kasboeking op de verkoopboeking staat. Is dat zo, dan wordt de openstaande factuur in TimeKing op betaald gezet.

Let op: dit werkt alleen bij “Verkoopboeking”. Bij “Factuur” wordt de betaalstatus niet uit SnelStart opgehaald.

Met “Omzetverrekening via memoriaalboekingen” verdeel je de omzet van een project met een vaste prijs over de grootboekrekeningen van de tarieven die op het project geregistreerd zijn. Zet je zo'n project op “Afgerond” of “Gefactureerd”, dan vraagt TimeKing of je de projectomzet financieel wilt verrekenen. Kies je “Ja”, dan maakt TimeKing in het gekozen memoriaaldagboek een memoriaalboeking die:

• de geregistreerde omzet (uit bonnen en andere registraties die niet al op een eigen factuur staan) crediteert op de grootboekrekeningen van de tarieven;

• hetzelfde totaal debiteert op de “Grootboekrekening projecten”.

Er wordt geen nieuwe verkoopfactuur gemaakt. Een verschil tussen de gefactureerde omzet en de nacalculatie blijft op de grootboekrekening projecten staan. Het project krijgt daarna het vinkje “Omzet verrekend”.

Let op: de grootboekrekening per regel komt van het tarief of anders van de standaard grootboekrekening bij het btw-tarief (zie de instellingen voor de verkoopboeking).