De voordelen van de koppeling met Troublefree

• 📦 Te leveren orders uit Troublefree worden automatisch bonnen in TimeKing, met klant, afleveradres en orderregels.

• 👷 Orders met een bepaalde leverwijze worden direct bij de juiste medewerker ingepland.

• 🏷️ Geef orders vanuit een bepaalde locatie automatisch een status mee.

• 👥 Klanten uit Troublefree staan in TimeKing, en nieuwe klanten uit TimeKing komen in Troublefree.

• 💶 Artikelen uit Troublefree komen als tarieven in TimeKing, met naam en verkoopprijs.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Troublefree.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de relaties in Troublefree. Hierbij worden klanten opgehaald uit Troublefree via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch, en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar Troublefree gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Adres (straat en huisnummer)

• Postcode

• Woonplaats

• Land

• Debiteurnummer (alleen vanuit Troublefree: het nummer van de relatie)

• Zoeknaam (alleen bij het aanmaken van een nieuwe klant vanuit Troublefree)

Wordt er vanuit Troublefree een nieuwe klant aangemaakt, dan worden ook de contactpersonen van die relatie als uitvoerders bij de klant aangemaakt, met naam, telefoonnummer en e-mailadres.

Let op: relaties zonder bedrijfsnaam worden niet overgenomen. Werk je met één administratie, dan wordt een bestaande klant herkend aan het debiteurnummer. Het adres wordt in Troublefree als eerste adres van de relatie opgeslagen; TimeKing splitst daarvoor het laatste deel van het adres af als huisnummer.

Tarieven

We halen de artikelen uit Troublefree op als tarieven in TimeKing, via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam (de omschrijving van het artikel)

• Prijs (de verkoopprijs exclusief btw)

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Btw-tarief (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw-tarief heeft)

• Eenheid (alleen als het tarief in TimeKing nog geen eenheid heeft)

Let op: tarieven gaan alleen van Troublefree naar TimeKing. Wijzigingen in TimeKing worden niet naar Troublefree gestuurd.

Bonnen

We halen de orders uit Troublefree op en maken er bonnen van in TimeKing, via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Per bon worden gevuld:

• Bonsoort (de bonsoort die je in de instellingen kiest)

• Klant (de debiteur van de order)

• Uitvoerder (de contactpersoon van de order)

• Locatie en losplaats (het afleveradres)

• Referentie (het telefoonnummer van het afleveradres)

• Datum, begintijd en eindtijd (de leverdatum en het voorkeursmoment: ’s ochtends 08:00–12:00, ’s middags 13:00–16:00, ’s avonds 18:00–23:00, anders 08:00–18:00)

• Werkomschrijving (ordernummer, ordereigenaar, leverwijze, referentie, opmerkingen en het telefoonnummer van de klant)

• Interne beschrijving (de interne opmerking van de order)

• Bedrijfswerkzaamheid (het werk van de order)

• Bonnummer (de vertegenwoordiger van de order)

• Materialen (de orderregels, met hoeveelheid en eenheid)

• Medewerker (op basis van de leverwijze, zie hieronder)

• Status (op basis van de locatie, zie hieronder)

Heb je in de instellingen een medewerker aan een leverwijze gekoppeld, dan wordt de bon op de leverdatum bij die medewerker ingepland. Anders komt de bon bij de nog niet ingeplande bonnen te staan.

Let op: orders zonder leverdatum, orders die al geleverd zijn en orders met een leverdatum vóór het gekozen jaar worden niet overgenomen. Dat geldt ook voor de leverwijzen en ordertypes die je in de instellingen uitsluit. Een bon die al bij een medewerker is ingepland, wordt bij een volgende synchronisatie niet meer bijgewerkt. Staat de klant van de order nog niet in TimeKing, dan komt de bedrijfsnaam als losse klantnaam op de bon.

Werking

Klanten, tarieven en bonnen worden opgehaald wanneer je in de instellingen van de koppeling op een synchronisatieknop klikt, zoals “Klanten synchroniseren”, “Tarieven synchroniseren”, “Bonnen synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast gebeurt dit elke nacht automatisch.

Nieuwe en gewijzigde klanten in TimeKing worden direct bij het opslaan naar Troublefree gestuurd, voor klanten die aan Troublefree gekoppeld zijn. Gaat er iets mis, dan zie je dat in het logboek onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant kies je per administratie bij “Koppelingen” wat er met Troublefree moet gebeuren:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij het opslaan als nieuwe relatie in Troublefree aangemaakt en daarna gekoppeld.

• Koppelen aan een bestaand item → kies de relatie in Troublefree die bij deze klant hoort. Wijzigingen worden daarna naar die relatie gestuurd.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het nummer van de relatie in Troublefree in.

Kies je “Klant niet toevoegen aan Troublefree.”, dan wordt er niets naar Troublefree gestuurd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Inloggegevens verzamelen in Troublefree

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Inloggegevens verzamelen in Troublefree

1. Zorg dat je de API-sleutel van je Troublefree-omgeving hebt.

2. Zorg dat je de gebruikersnaam en het wachtwoord hebt van een Troublefree-account waarmee TimeKing mag inloggen.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Troublefree.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Er verschijnt nu per administratie in TimeKing een tabblad. Zet in het tabblad van de administratie het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Vul bij “Sleutel” de API-sleutel in, en vul de “Gebruikersnaam” en het “Wachtwoord” in.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Bonnen”.

6. Heb je “Bonnen” aangevinkt, stel dan onder “Bonnen” het volgende in:

   • “Bonsoort toewijzen aan orders”: de bonsoort die de bonnen uit Troublefree krijgen.

   • “Orders synchroniseren vanaf jaar”: orders met een leverdatum vanaf het begin van dit jaar worden overgenomen.

   • “Project niet synchroniseren indien bezorgmethode”: vink de leverwijzen aan waarvan je geen bonnen wilt, bijvoorbeeld “Afhaal”.

   • “Project niet synchroniseren indien project type”: vink de ordertypes aan waarvan je geen bonnen wilt, bijvoorbeeld “Interne order”.

   • “Medewerker toewijzen aan orders met specifieke leverwijze”: voeg per leverwijze een regel toe en kies de medewerker bij wie de bon wordt ingepland, of “Niet toewijzen”.

   • “Status toewijzen aan project met specifieke locatie”: voeg per locatie een regel toe en kies de status die de bon krijgt.

7. Klik onderaan op “Opslaan”.

8. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens direct op te halen. Synchroniseer bij voorkeur eerst de klanten, zodat de bonnen direct aan de juiste klant gekoppeld worden.