De voordelen van de koppeling met e-Boekhouden

• 👥 Relaties uit e-Boekhouden staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten in TimeKing gaan direct naar e-Boekhouden.

• 🏷️ Artikelen uit e-Boekhouden gebruik je als tarieven in TimeKing, met verkoopprijs, kostprijs, btw en eenheid.

• 🧾 Definitieve facturen staan direct in e-Boekhouden, met jouw factuursjabloon en de juiste btw-codes.

• 📒 Elke factuurregel komt op de grootboekrekening van het gekoppelde artikel.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je met een eigen e-Boekhouden-account.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en e-Boekhouden.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met relaties in e-Boekhouden. Hierbij worden relaties opgehaald uit e-Boekhouden via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch), en worden klanten realtime naar e-Boekhouden gestuurd bij het aanmaken of wijzigen in TimeKing. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Debiteurnummer (de relatiecode in e-Boekhouden; bij ophalen ook als Zoeknaam)

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Btw-nummer

• KVK-nummer

• Bankrekeningnummer (IBAN)

Let op: een klant moet een debiteurnummer hebben van maximaal 15 tekens. TimeKing controleert dit bij het opslaan van de klant. Bij een nieuwe klant mag het debiteurnummer nog niet bestaan in e-Boekhouden. Nieuwe klanten krijgen in e-Boekhouden het grootboek dat je instelt bij “Standaard grootboek”.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in e-Boekhouden. Hierbij worden actieve artikelen alleen opgehaald uit e-Boekhouden via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw heeft)

• Eenheid

Let op: tarieven die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, worden niet naar e-Boekhouden gestuurd. Dit zie je ook terug in het tarief: “Wijzigingen/Aanmaken van de tarieven worden niet doorgestuurd naar e-Boekhouden.”

Verkoopfacturen

We sturen de facturen uit TimeKing naar e-Boekhouden op het moment dat je een factuur definitief maakt. De factuur wordt in e-Boekhouden aangemaakt met:

• Factuurnummer, factuurdatum en referentie

• Klant (de gekoppelde relatie)

• Betalingstermijn in dagen

• Het gekozen factuursjabloon

• Per factuurregel: aantal, omschrijving, prijs per eenheid, korting en btw-code (hoog, laag, geen of verlegd)

• Per factuurregel het artikel uit e-Boekhouden, met de grootboekrekening en eenheid van dat artikel

Let op: de klant van de factuur moet aan e-Boekhouden gekoppeld zijn. Het artikel van een regel is het gekoppelde artikel van het tarief; zonder koppeling gebruikt TimeKing het standaard artikel voor het btw-tarief van de regel. Het factuurnummer mag maximaal 50 tekens lang zijn.

Werking

Klanten en tarieven haal je op uit e-Boekhouden met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast worden de aangevinkte onderdelen elke nacht automatisch gesynchroniseerd. Wanneer je een gekoppelde klant in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt deze direct naar e-Boekhouden gestuurd. Facturen worden verstuurd zodra je ze definitief maakt. Geeft e-Boekhouden een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de melding in TimeKing. Per conceptfactuur kies je bij “Koppelingen” of de factuur wordt toegevoegd (standaard), “Handmatig doorgezet” is of niet wordt toegevoegd. Alle berichten naar e-Boekhouden vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of tarief kies je onder “Koppelingen” hoe deze aan e-Boekhouden gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij het opslaan als nieuwe relatie in e-Boekhouden aangemaakt (alleen voor klanten).

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande relatie of een bestaand artikel uit e-Boekhouden; wijzigingen in een gekoppelde klant worden naar e-Boekhouden gestuurd.

• Handmatig toevoegen → vul zelf de code uit e-Boekhouden in.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. API token aanmaken in e-Boekhouden.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. API token aanmaken in e-Boekhouden

1. Ga in e-Boekhouden naar “Beheer” → “Inrichting” → “Koppeling” → “API” → “e-Boekhouden API”.

2. Klik op “Verder” en daarna op “Toevoegen” om een API token aan te maken. Kopieer de token.

3. Controleer onder “Beheer” → “Sjablonen” → “Factuursjablonen” welk factuursjabloon je voor facturen uit TimeKing wilt gebruiken.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van e-Boekhouden.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Kies bij “Administraties” welke administraties in TimeKing je wilt koppelen.

4. Open het tabblad van de administratie, zet “Administratie koppelen” aan en vul bij “API token” de token uit e-Boekhouden in.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

6. Bij klanten: kies bij “Standaard grootboek” het grootboek voor nieuwe klanten uit TimeKing.

7. Bij facturen: kies bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd” een artikel uit e-Boekhouden. Alle vier zijn verplicht.

8. Kies bij “Factuursjabloon” het sjabloon voor de facturen.

9. Klik onderaan op “Opslaan”.

10. Haal je klanten en tarieven op met de synchronisatieknoppen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”.