De voordelen van de koppeling met KING

• 👥 Debiteuren uit KING staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten in TimeKing gaan direct naar KING.

• 🏷️ Je gebruikt de artikelen of tarieven uit KING als tarieven in TimeKing.

• 💶 Pas je de verkoopprijs van een gekoppeld tarief aan in TimeKing, dan wordt deze ook in KING bijgewerkt.

• 🧾 Definitieve facturen staan als goedgekeurde order met alle regels in KING, klaar om te factureren.

• 🔔 Je krijgt in TimeKing een melding voordat je Bearer Token verloopt.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en KING.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren in KING. Hierbij worden debiteuren opgehaald uit KING via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch), en worden klanten realtime naar KING gestuurd bij het aanmaken of wijzigen in TimeKing. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Debiteurnummer

• Bedrijfsnaam

• Zoeknaam

• Adres (straat en huisnummer van het vestigingsadres)

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN) en Bankrekening t.n.v. (alleen ophalen uit KING)

• Telefoonnummer 2 en Notitie (alleen versturen naar KING; de notitie komt in de tweede naamregel)

Let op: KING staat maximaal 10 tekens toe voor de zoeknaam en 40 tekens voor de bedrijfsnaam. TimeKing controleert dit bij het opslaan van de klant. Een nieuwe klant krijgt in KING een debiteurnummer dat begint met de “Debiteur paragraaf”, gevolgd door het debiteurnummer uit TimeKing. Bankgegevens worden niet naar KING gestuurd.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen of tarieven in KING (dit kies je bij “Tarief type”). Hierbij worden ze opgehaald uit KING via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Verkoopprijs

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Btw (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw heeft)

Let op: wijzig je de verkoopprijs van een gekoppeld tarief in TimeKing, dan wordt alleen de verkoopprijs in KING bijgewerkt. Nieuwe tarieven uit TimeKing worden niet in KING aangemaakt.

Verkoopfacturen

We sturen de facturen uit TimeKing naar KING op het moment dat je een factuur definitief maakt. De factuur wordt in KING aangemaakt als order, die daarna op goedgekeurd wordt gezet. De gegevens die worden meegestuurd zijn:

• Debiteur (de gekoppelde klant) met de betalingsconditie uit KING

• Order- en leverdatum (de factuurdatum)

• Referentie

• Per factuurregel: omschrijving (met de datum van de regel), aantal, prijs, korting en btw-code

• Het artikel of tarief uit KING, als het tarief van de regel gekoppeld is of een artikelnummer heeft; anders wordt de regel als tekstregel toegevoegd

Let op: de klant van de factuur moet aan KING gekoppeld zijn en in KING een betalingsconditie hebben. Factuurregels met aantal 0 zijn niet toegestaan. Gaat er halverwege iets mis, dan wordt de order in KING weer verwijderd en blijft de factuur in TimeKing een concept. De btw-code van een regel komt uit “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag” of “Standaard btw nul”.

Werking

Debiteuren en tarieven haal je op uit KING met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast worden de aangevinkte onderdelen elke nacht automatisch gesynchroniseerd. Wanneer je een gekoppelde klant of tarief in TimeKing opslaat, gaat de wijziging direct naar KING. Facturen worden verstuurd zodra je ze definitief maakt. Geeft KING een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de melding in TimeKing. Per conceptfactuur kies je bij “Koppelingen” of de factuur wordt toegevoegd (standaard), “Handmatig doorgezet” is of niet wordt toegevoegd. Alle berichten naar KING vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of tarief kies je onder “Koppelingen” hoe deze aan KING gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij het opslaan als nieuwe debiteur in KING aangemaakt (alleen voor klanten).

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande debiteur, of een bestaand artikel of tarief uit KING.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het debiteurnummer of artikelnummer uit KING in.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Bearer Token aanvragen bij KING.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Bearer Token aanvragen bij KING

1. Vraag bij KING een Bearer Token aan voor de API-koppeling.

2. Zoek in KING onder “Stamgegevens” → “Paragrafen” de debiteurparagraaf op die je voor nieuwe klanten wilt gebruiken.

3. Bepaal of je tarieven in KING als artikelen of als tarieven hebt vastgelegd.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van KING.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Vul de Bearer Token van KING in bij “Bearer Token”.

4. Kies bij “Administraties” welke administraties in TimeKing je wilt koppelen.

5. Open het tabblad van de administratie, zet “Administratie koppelen” aan en kies bij “Administratie code” de administratie in KING.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

7. Bij klanten: vul de “Debiteur paragraaf” in.

8. Bij tarieven: kies bij “Tarief type” of je tarieven in KING onder “Artikelen” of “Tarieven” staan.

9. Bij facturen: kies bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag” en “Standaard btw nul” de bijbehorende btw-codes uit KING.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Haal je debiteuren en tarieven op met de synchronisatieknoppen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”.

Problemen oplossen

Zie je de melding “De koppeling King is actief maar niet verbonden.” of lukt het synchroniseren niet? Controleer dan de volgende punten:

1. Controleer of de “Bearer Token” en de “Administratie code” juist zijn ingevuld, en of de token niet is verlopen.

2. Controleer op de computer of server waar de KING-software staat de Windows-services: dubbelklik op de service “KING connector” en klik op “Starten”.

3. Doe hetzelfde voor de service “KING database”.