De voordelen van de koppeling met CASH

• 👥 Je debiteuren uit CASH staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten uit TimeKing gaan direct naar CASH.

• 🏷️ Artikelen uit CASH gebruik je als tarieven, en prijswijzigingen in TimeKing worden in CASH bijgewerkt.

• 📁 Projecten uit CASH staan in TimeKing, en een nieuw project uit TimeKing wordt in CASH aangemaakt.

• 👷 Namen van medewerkers blijven gelijk tussen TimeKing en CASH op basis van het personeelsnummer.

• 🧾 Een factuur die je in TimeKing definitief maakt, wordt direct naar CASH gestuurd.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en CASH.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren in CASH. Hierbij worden debiteuren opgehaald uit CASH via de synchronisatieknop, en worden klanten realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar CASH gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Zoeknaam

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode en woonplaats

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN)

Let op: In CASH staan postcode en woonplaats samen in één veld. Bij het ophalen komt dat veld in TimeKing zowel bij “Postcode” als bij “Woonplaats” terecht. Bij het aanmaken van een klant in CASH wordt het debiteurnummer uit TimeKing gebruikt; bestaat dat nummer al in CASH, dan wordt de klant niet aangemaakt (“Debiteurnummer is al in gebruik!”).

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in CASH. Hierbij worden artikelen opgehaald uit CASH via de synchronisatieknop. Wijzig je in TimeKing een tarief met een “Artikelnummer in boekhoudprogramma”, dan wordt het artikel in CASH direct bijgewerkt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

Let op: Een nieuw tarief uit TimeKing wordt niet als artikel in CASH aangemaakt. Maak het artikel eerst aan in CASH en synchroniseer daarna de tarieven.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met medewerkers in CASH op basis van het personeelsnummer. Hierbij worden de namen opgehaald uit CASH via de synchronisatieknop, en wordt de naam realtime naar CASH gestuurd als je een gekoppelde medewerker met een personeelsnummer opslaat in TimeKing. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Personeelsnummer

• Voornaam

• Achternaam

Let op: Er worden geen nieuwe medewerkers in TimeKing aangemaakt; alleen medewerkers die al in TimeKing staan met hetzelfde personeelsnummer worden bijgewerkt. CASH heeft één naamveld: het eerste woord wordt de voornaam, de rest de achternaam.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten in CASH. Hierbij worden projecten opgehaald uit CASH via de synchronisatieknop, en worden projecten realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar CASH gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Projectnaam

• Nummer

• Startdatum (alleen bij ophalen)

• Klant (alleen bij ophalen, op debiteurnummer)

Let op: Een project uit CASH wordt alleen opgehaald als de klant van het project al in TimeKing staat; synchroniseer daarom eerst de klanten. Een project uit TimeKing wordt alleen naar CASH gestuurd als de klant van het project aan CASH gekoppeld is. Bestaat het projectnummer al in CASH, dan wordt het project niet aangemaakt (“Projectnummer is al in gebruik!”).

Verkoopfacturen

We synchroniseren de facturen in TimeKing met CASH. Hierbij wordt een factuur regel voor regel naar CASH gestuurd op het moment dat je de factuur in TimeKing definitief maakt. De velden die per factuurregel worden gesynchroniseerd zijn:

• Debiteurnummer van de klant

• Factuurnummer

• Artikelnummer (van het tarief van de regel)

• Omschrijving

• Aantal

• Prijs

• Korting

• Datum van de regel

Let op: De klant van de factuur moet aan CASH gekoppeld zijn. Is dat niet zo, of lukt het aanmaken in CASH niet (“Factuur aanmaken is mislukt.”), dan wordt de factuur niet definitief.

Werking

Gegevens uit CASH haal je op met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, per onderdeel (bijvoorbeeld “Klanten synchroniseren”) of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. De synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd; bij de knoppen zie je daarna “Laatste synchronisatie op”. Er is geen automatische, periodieke synchronisatie vanuit CASH.

Van TimeKing naar CASH gaat realtime: zodra je een klant, project, tarief of medewerker opslaat, en alleen voor items die aan CASH gekoppeld zijn en waarvan het type bij “Synchroniseren” is aangevinkt. Klanten en projecten met de keuze “automatisch toevoegen” die nog niet in CASH staan, worden bij een synchronisatie alsnog naar CASH gestuurd.

Een factuur gaat naar CASH zodra je deze definitief maakt. Geeft CASH een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de foutmelding in beeld. Alle berichten die TimeKing naar CASH stuurt, vind je terug onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of project kies je per administratie hoe deze aan CASH gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → het item wordt bij opslaan in CASH aangemaakt, met het debiteurnummer of projectnummer uit TimeKing.

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande debiteur of een bestaand project uit CASH in de lijst.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het debiteurnummer of projectnummer uit CASH in.

• Niet toevoegen → het item wordt niet aan CASH gekoppeld.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. API-sleutel regelen voor CASH.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. API-sleutel regelen voor CASH

1. Zorg dat je beschikt over de API-sleutel van je CASH-omgeving (CASHweb).

2. Controleer in CASH welke administratie(s) je met TimeKing wilt koppelen.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van CASH.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Vul bij “Sleutel” de API-sleutel van CASH in.

4. Open onder de administraties het tabblad van de TimeKing-administratie die je wilt koppelen en zet het schuifje “Administratie koppelen” aan.

5. Kies bij “Administratie” de administratie in CASH waarmee deze administratie gekoppeld moet worden.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven”, “Medewerkers”, “Projecten” en/of “Facturen”.

7. Herhaal stap 4 tot en met 6 voor elke andere administratie die je wilt koppelen.

8. Klik onderaan op “Opslaan”.

9. Klik daarna op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor het eerst op te halen.