De voordelen van de koppeling met GroenVision

• 👥 Klanten uit GroenVision staan in TimeKing, zonder ze dubbel in te voeren.

• 👷 Medewerkers worden aangemaakt met hun personeelsnummer, groep, tarief en dienstverband.

• 📁 Projecten komen in TimeKing met klant, groep, categorie en status uit GroenVision.

• 🚜 Voertuigen en tarieven uit GroenVision staan klaar om te plannen en te registreren.

• 🔄 Met één klik op “Alles synchroniseren” lees je de nieuwste exportbestanden opnieuw in.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en GroenVision. Alle gegevens gaan van GroenVision naar TimeKing; er wordt niets vanuit TimeKing naar GroenVision gestuurd.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de klanten uit het klantenbestand van GroenVision. Hierbij worden klanten ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Naam (ook gebruikt als zoeknaam)

• Debiteurnummer (alleen als dit in TimeKing nog leeg is)

• Adres

• Postcode

• Woonplaats

• Land

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met de medewerkers uit het medewerkersbestand van GroenVision, op basis van het personeelsnummer. Hierbij worden medewerkers ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Personeelsnummer

• Voornaam en achternaam (alleen bij een nieuwe medewerker)

• Medewerkersgroep (wordt toegevoegd)

• Tarief (wordt toegevoegd, op artikelnummer)

• Dienstverband: aantal uren, startdatum en einddatum

Let op: Namen worden alleen bij het aanmaken overgenomen, zodat je ze daarna in TimeKing kunt aanpassen. Heeft een nieuwe medewerker nog geen e-mailadres, dan krijgt hij een tijdelijk e-mailadres op basis van zijn personeelsnummer en een willekeurig wachtwoord; er wordt geen uitnodiging verstuurd. Pas het e-mailadres aan als de medewerker moet kunnen inloggen.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met de projecten uit het projectenbestand van GroenVision. Hierbij worden projecten ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Nummer (alleen als dit in TimeKing nog leeg is)

• Projectnaam

• Status: “Afgerond” als de fase in GroenVision “Afgerond” of “Mag gefactureerd worden” is, anders “In uitvoering”

• Klant

• Medewerkersgroep

• Categorie (het projecttype; een nieuwe categorie wordt automatisch aangemaakt)

• Referentie (het projectproduct)

• Uitvoerder (de contactpersoon, als vrije tekst)

Medewerkersgroepen

We synchroniseren de medewerkersgroepen in TimeKing met de groepen uit het groepenbestand van GroenVision. Hierbij worden groepen ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Naam

• Code (alleen als deze in TimeKing nog leeg is)

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de tarieven uit het tarievenbestand van GroenVision. Hierbij worden tarieven ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (alleen als dit in TimeKing nog leeg is)

Voertuigen

We synchroniseren de voertuigen in TimeKing met de voertuigen uit het voertuigenbestand van GroenVision. Hierbij worden voertuigen ingelezen via de synchronisatieknop. De velden die worden ingelezen zijn:

• Naam

• Barcode

• Kenteken

• Datum tenaamstelling

• Medewerkersgroep

• Tarief (wordt toegevoegd, op artikelnummer)

Let op: Wil je de naam van een voertuig in TimeKing zelf kunnen aanpassen, zet dan de instelling aan om de naam alleen bij het aanmaken over te nemen. Anders wordt de naam bij elke synchronisatie weer overschreven met de naam uit GroenVision.

Werking

GroenVision zet exportbestanden (één bestand per onderdeel) op een FTP-server. TimeKing leest die bestanden in wanneer je in de instellingen van de koppeling op een synchronisatieknop klikt, per onderdeel (bijvoorbeeld “Klanten synchroniseren”) of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. De synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd; bij de knoppen zie je daarna “Laatste synchronisatie op”. Er is geen automatische, periodieke synchronisatie: klik opnieuw op de knop als er nieuwe exportbestanden klaarstaan.

Medewerkers, projecten en voertuigen verwijzen naar groepen, klanten en tarieven. Synchroniseer de eerste keer daarom eerst de medewerkersgroepen, tarieven en klanten, en daarna de medewerkers, projecten en voertuigen. Elke keer dat TimeKing een bestand ophaalt, zie je dat terug onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. FTP-server en exportbestanden regelen voor GroenVision.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. FTP-server en exportbestanden regelen voor GroenVision

1. Zorg voor een FTP-server met een FTP-account (hostnaam, gebruikersnaam en wachtwoord) waar TimeKing bij kan.

2. Laat GroenVision de exportbestanden voor TimeKing in een map op die FTP-server zetten: één bestand voor klanten, medewerkers, projecten, medewerkersgroepen, tarieven en voertuigen (alleen de onderdelen die je wilt koppelen).

3. Noteer de map waarin de bestanden staan; dit is het FTP-pad.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van GroenVision.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Open onder de administraties het tabblad van de TimeKing-administratie die je wilt koppelen en zet het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Vul de “FTP host”, “FTP gebruikersnaam” en “FTP wachtwoord” van het FTP-account in.

5. Vul bij “FTP pad” de map in waar de exportbestanden staan. Begin en eindig het pad met een schuine streep, bijvoorbeeld /export/.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt inlezen: “Klanten”, “Medewerkers”, “Projecten”, “Medewerkersgroepen”, “Tarieven” en/of “Voertuigen”.

7. Kies per aangevinkt onderdeel welk bestand de gegevens bevat: “Klanten bestand”, “Medewerkers bestand”, “Projecten bestand”, “Medewerkersgroepen bestand”, “Tarieven bestand” en “Voertuigen bestand”. Kan TimeKing de map op de FTP-server lezen, dan kies je het bestand uit een lijst; anders typ je de bestandsnaam zelf in.

8. Kies bij voertuigen of de voertuignaam uit GroenVision alleen bij het aanmaken van een voertuig moet worden overgenomen.

9. Herhaal stap 3 tot en met 8 voor elke andere administratie die je wilt koppelen.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Klik daarna op de synchronisatieknoppen om de gegevens voor het eerst in te lezen, in de volgorde die hierboven bij “Werking” staat.