De voordelen van de koppeling met Visma Nmbrs

• ⏱️ Stuur de uren uit de urencontrole met één klik naar de huidige salarisperiode in Nmbrs, verdeeld over je eigen uurcodes.

• 🔁 Opnieuw versturen is veilig: eerder vanuit TimeKing verstuurde uren in die periode worden vervangen in plaats van opgeteld.

• 👥 Persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum blijven in TimeKing en Nmbrs gelijk.

• 📄 Loonstroken en jaaropgaven komen automatisch bij de juiste medewerker in TimeKing te staan.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Visma Nmbrs.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met de werknemers van het gekozen bedrijf in Nmbrs. Medewerkers worden gekoppeld op personeelsnummer. Bij het synchroniseren worden de gegevens uit Nmbrs overgenomen bij bestaande medewerkers in TimeKing. Wijzig je een medewerker in TimeKing, dan worden de wijzigingen direct bij het opslaan naar Nmbrs gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Voornaam

• Achternaam (inclusief tussenvoegsel)

• Geboortedatum

• Telefoonnummer (privé mobiel nummer in Nmbrs)

• Burgerservicenummer

• Adres

• Huisnummer (inclusief toevoeging)

• Postcode

• Woonplaats

Let op: de koppeling maakt geen nieuwe medewerkers aan, in TimeKing niet en in Nmbrs niet. Een medewerker wordt alleen gesynchroniseerd als hij in TimeKing hetzelfde personeelsnummer heeft als in Nmbrs. Een adres wordt alleen naar Nmbrs gestuurd als in TimeKing zowel het adres als de woonplaats zijn ingevuld.

Loonstroken en jaaropgaven

Als je dit aanzet, haalt TimeKing bij het synchroniseren van de medewerkers ook hun loonstroken en jaaropgaven uit Nmbrs op. Deze worden als PDF bij de medewerker opgeslagen, onder “Documenten” of onder een eigen bestandsveld dat je kiest. De documenten heten bijvoorbeeld “Loonstrook 2026-03.pdf” en “Jaaropgave 2025.pdf”.

• Loonstroken worden opgehaald vanaf het gekozen jaar tot en met de huidige periode in Nmbrs.

• Jaaropgaven worden opgehaald voor afgesloten jaren, vanaf het gekozen jaar.

• Je kunt maximaal vijf jaar terug ophalen.

Let op: een document dat de medewerker al heeft (met dezelfde bestandsnaam en in dezelfde categorie) wordt niet nog een keer opgehaald.

Uren

Met de knop “Exporteer naar Nmbrs” in de urencontrole stuur je de uren naar Nmbrs. TimeKing telt de uren per medewerker op voor de periode die je in de urencontrole hebt gefilterd en stuurt die totalen naar de huidige periode van het bedrijf in Nmbrs. In de instellingen van de koppeling bepaal je per uurcode in Nmbrs uit welke kolom van de urencontrole de uren komen, bijvoorbeeld “Gewerkte uren”, “Reistijd”, een verlofsoort of een toeslag.

Zo exporteer je de uren:

1. Ga naar “Personeelszaken” → “Urencontrole”.

2. Filter op de periode (en eventueel de medewerkers) die je wilt versturen.

3. Kies bovenaan bij de acties voor “Exporteer naar Nmbrs”.

4. Bevestig met “Versturen”.

Daarna zie je hoeveel medewerkers er naar Nmbrs zijn verstuurd, en welke medewerkers niet in Nmbrs gevonden konden worden.

Let op: de uren gaan altijd naar de periode die in Nmbrs op dat moment open staat, ongeacht het filter in TimeKing. Controleer dus of je in de urencontrole dezelfde periode hebt gefilterd. Verstuur je dezelfde periode nog een keer, dan worden de eerder vanuit TimeKing verstuurde uren vervangen. Uren die in Nmbrs zelf zijn ingevoerd, blijven staan. Medewerkers worden ook hier gekoppeld op personeelsnummer.

Werking

De medewerkers (en, als je dat hebt aangezet, de loonstroken en jaaropgaven) worden uit Nmbrs opgehaald wanneer je in de instellingen van de koppeling op een synchronisatieknop klikt, zoals “Medewerkers synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast gebeurt dit elke nacht automatisch.

Wijzigingen in de persoonsgegevens van een medewerker worden direct bij het opslaan in TimeKing naar Nmbrs gestuurd. De uren gaan alleen naar Nmbrs als je in de urencontrole op “Exporteer naar Nmbrs” klikt.

Gaat er iets mis, dan zie je dat in het logboek onder “Koppelingen” → “Logboek”. Is de koppeling actief maar niet meer verbonden, dan krijg je in TimeKing de melding “De koppeling Nmbrs is actief maar niet verbonden.” Klik dan in de instellingen opnieuw op “Koppel met Nmbrs”.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Voorbereiden in Nmbrs

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Voorbereiden in Nmbrs

1. Controleer of je medewerkers in TimeKing hetzelfde personeelsnummer hebben als in Nmbrs. Daarop worden de medewerkers en hun uren gekoppeld.

2. Zorg dat de uurcodes waar je uren op wilt ontvangen in Nmbrs bestaan voor het bedrijf.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Nmbrs.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Klik op “Koppel met Nmbrs”. Je wordt doorgestuurd naar Nmbrs. Log in en geef TimeKing toestemming. Daarna kom je terug in TimeKing.

4. Er verschijnt nu per administratie in TimeKing een tabblad. Zet in het tabblad van de administratie het schuifje “Administratie koppelen” aan.

5. Kies bij “Nmbrs Bedrijf” het bedrijf in Nmbrs dat bij deze administratie hoort.

6. Klik op “Opslaan”. Pas na het opslaan worden de uurcodes van het gekozen bedrijf geladen. Kies je later een ander bedrijf, sla dan ook eerst op.

7. Vink bij “Synchroniseren” de optie “Medewerkers” aan als je de persoonsgegevens wilt synchroniseren.

8. Wil je loonstroken ophalen? Zet dan “Loonstroken koppelen aan medewerkers” aan en kies bij “Loonstroken opslaan onder de categorie” waar ze bij de medewerker komen te staan: “Documenten” of een eigen bestandsveld.

9. Wil je jaaropgaven ophalen? Zet dan “Jaaropgaven koppelen aan medewerkers” aan en kies bij “Jaaropgaven opslaan onder de categorie” waar ze komen te staan.

10. Kies bij “Loonstroken en jaaropgaven synchroniseren vanaf jaar” vanaf welk jaar de documenten opgehaald moeten worden (maximaal vijf jaar terug).

11. Kies onder “Uurcodes” per uurcode van Nmbrs de kolom van de urencontrole waarvan de uren naar die uurcode gaan. Kies “Niet exporteren” voor uurcodes die je niet vanuit TimeKing vult.

12. Klik onderaan op “Opslaan”.

13. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de medewerkers (en documenten) direct op te halen.

Problemen oplossen

• “Niet gevonden in Nmbrs op personeelsnummer: …” → de genoemde medewerkers hebben in TimeKing geen personeelsnummer, of een nummer dat niet bestaat in het gekoppelde Nmbrs-bedrijf. Pas het personeelsnummer aan en exporteer opnieuw.

• “Koppel eerst de uurcodes van Nmbrs aan de kolommen van de urencontrole in de instellingen van de Nmbrs-koppeling.” → er is nog bij geen enkele uurcode een kolom gekozen. Zie stap 11 hierboven.

• Ik zie geen uurcodes in de instellingen → kies eerst een “Nmbrs Bedrijf” en klik op “Opslaan”.

• “Er zijn geen uren om naar Nmbrs te versturen voor deze periode.” → in de gefilterde periode staan geen uren in de gekoppelde kolommen.