AFAS Profit

Lees het artikel hieronder over onze koppeling met AFAS Profit. AFAS Profit is een geïntegreerd ERP- en bedrijfssoftwarepakket. Het automatiseert bedrijfsprocessen zoals HRM, salarisverwerking, financiën en projectbeheer. Het systeem is volledig cloud-based en stelt organisaties in staat om administratieve taken te stroomlijnen.

De voordelen van de koppeling met AFAS Profit

👥 Basisinfo zoals klanten, leveranciers, uitvoerders, medewerkers en tarieven automatisch ophalen vanuit AFAS Profit.
💶 Prijswijzigingen automatisch doorvoeren van TimeKing naar AFAS Profit en andersom.
🧾 Verkoopfacturen doorzetten vanuit TimeKing naar AFAS Profit.
📈 Project nacalculatie compleet en inzichtelijk in TimeKing door het synchroniseren van nacalculatie en inkoopfacturen.
🤒 Verlof- en verzuim gemeld via de Afas Pocket app inzichtelijk in het planbord.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Afas Profit.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren (Financieel → Debiteur) in AFAS Profit. Hierbij worden klanten dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Naam
Code
Adres
Postcode
Woonplaats
Land
Telefoonnummer
E-mailadres
Btw-nummer
KVK-nummer
bankrekeningnummer (IBAN)
Interne opmerking

Let op: In AFAS Profit moet een debiteur gekoppeld zijn aan een betalingsvoorwaarde en verzamelrekening. Hiervoor kun je een standaard betalingsvoorwaarde en verzamelrekening kiezen bij het instellen van de koppeling.

Leveranciers

We synchroniseren de leveranciers in TimeKing met crediteuren (Financieel → Crediteur) in AFAS Profit. Hierbij worden leveranciers dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en niet andersom. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Naam
Code
Adres
Postcode
Woonplaats
Land
Telefoonnummer
E-mailadres
Btw-nummer
KVK-nummer
bankrekeningnummer (IBAN)
Interne opmerking

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen (Ordermanagement → Artikel) in AFAS Profit. Hierbij worden tarieven dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. Indien een artikel uit AFAS Profit wordt gesynchroniseerd naar TimeKing zal een eventueel ontbrekend btw percentage automatisch worden aangemaakt in TimeKing. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Naam
Artikelnummer in boekhoudprogramma
Tariefcode
Verkoopprijs
Eenheid
Btw percentage

Let op: In AFAS Profit moet een artikel gekoppeld zijn aan een artikelgroep. Hiervoor kun je een standaard artikelgroep kiezen bij het instellen van de koppeling.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten (Projecten → Project) in AFAS Profit. Hierbij worden projecten dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Naam
Klant
Nummer
Startdatum
Einddatum
Omschrijving
Project verantwoordelijke
Status
Nacalculatie

Let op: In AFAS Profit moet een project gekoppeld zijn aan een projectgroep. Hiervoor kun je een standaard projectgroep kiezen bij het instellen van de koppeling. Daarnaast kan er bij het instellen van de koppeling gekozen worden of de nacalculatie in TimeKing gesynchroniseerd moet worden met de “Nacalculaties” of “Inkoopfactuurregels” uit AFAS Profit.

Uitvoerders

We synchroniseren de uitvoerders in TimeKing met contactpersonen (CRM → Contactpersoon) in AFAS Profit. Hierbij worden uitvoerders dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij het aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Klant
Naam
Telefoonnummer
E-mailadres

Let op: Bij het aanmaken van een nieuwe uitvoerder in TimeKing zal AFAS een persoons-object en persoon-organisatierelatie aanmaken. Dit betekent dat wanneer een uitvoerder voor meerdere opdrachtgevers werkt er in AFAS meerdere contactpersonen worden aangemaakt.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met medewerkers (HRM → Medewerker) in AFAS Profit. Hierbij worden medewerkers dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en niet andersom. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Voornaam
Achternaam
Adres
Huisnummer
Postcode
Woonplaats
Geboortedatum
Burgerservicenummer
Telefoonnummer
Notities
Contracten (optioneel)

Per contract worden de volgende velden gesynchroniseerd:

Volgnummer contract
Begindatum contract
Einddatum contract
Aantal uren per week
Aantal dagen per week
Parttime (%)

Verkoopfacturen

We synchroniseren de verkoopfacturen in TimeKing met Balie-/directfacturen (Ordermanagement → Balie-/directfactuur) of Verkooporders (Ordermanagement → Verkooporder) in Afas Profit. Hierbij worden facturen realtime gesynchroniseerd van TimeKing naar AFAS Profit en niet andersom. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Factuurnummer
Debiteur
Verkoopadres
Factuurdatum
Verloopdatum
Referentie
Kop- en voetopmerking
Gekoppeld project
Factuurregels:
- Omschrijving
- Stukprijs
- Korting
- Aantal
- Eenheid
- Datum
- Btw-percentage
- Tarief

Let op: In AFAS Profit moet een factuur gekoppeld zijn aan een magazijn. Hiervoor kun je een standaard magazijn kiezen bij het instellen van de koppeling.

Inkoopfacturen

We synchroniseren de inkoopfacturen in TimeKing met inkoopfacturen (Financieel → Crediteur → Inkoopfacturen) in AFAS Profit. Hierbij worden inkoopfacturen dagelijks gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en niet andersom. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

Leverancier
Factuurnummer
Referentie
Omschrijving
Factuurdatum
Subtotaal
Btw-bedrag
Totaal
Factuurregels:
- Leverancier
- Omschrijving
- Stukprijs
- Aantal
- Eenheid
- Datum
- Btw-percentage

Verlof (en verlofcategorieën)

We synchroniseren verlof en verlofcategorieën in TimeKing met verlofmeldingen in AFAS Profit. Hierbij worden de verlofmeldingen iedere 15 minuten gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. De velden voor verlofmeldingen die worden gesynchroniseerd zijn:

Regelnummer
Medewerker
Dienstverband
Code
Begindatum/-tijd
Einddatum/-tijd
Gedeeltelijk verlof
Opmerking
Reden verlof
Gewijzigd op

De velden voor verlofcategorieën die worden gesynchroniseerd zijn:

Code
Verlofcategorie

Verzuim

We synchroniseren verzuim in TimeKing met verzuimmeldingen in AFAS Profit. Hierbij worden de verzuimmeldingen iedere 15 minuten gesynchroniseerd van AFAS Profit naar TimeKing en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar AFAS Profit. De velden voor verzuimmeldingen die worden gesynchroniseerd zijn:

GUID
Medewerker
Begindatum/-tijd
Einddatum/-tijd
Gewijzigd op

Werking

Elke nacht worden de te synchroniseren items uit AFAS Profit opgehaald. Indien het item nog niet bestaat in TimeKing zal deze nieuw worden aangemaakt en anders zal het reeds bestaande item worden gewijzigd.

Een item synchroniseren van TimeKing naar Afas Profit doe je door bij het aanmaken / wijzigen in TimeKing de betreffende administratie(s) te kiezen die gekoppld is aan AFAS Profit. Vervolgens verschijnt er een dropdown naast het AFAS Profit logo met de volgende opties:

Automatisch toevoegen → Hiermee zal er een nieuw item worden gemaakt in AFAS Profit
Koppelen aan een bestaand item → Hiermee zal het item in TimeKing gekoppeld worden aan het reeds bestaande item in AFAS Profit.
Handmatig toevoegen → Hiermee kun je handmatig de code van het item invoeren waaraan dit item gekoppeld moet worden in AFAS Profit (vaak enkel van toepassing indien er geen bestaande items zichtbaar zijn).

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

App-connector maken in AFAS Profit.
Koppeling configureren in TimeKing.

1. App-connector maken in AFAS Profit

Voordat je begint met instellen adviseren we je om in AFAS Profit te raadplegen of je de juiste rechten hebt een koppeling aan te maken en de benodigde toegangsrechten hebt om de koppeling juist te laten functioneren. Hiervoor heb je een account met administrator rechten nodig. Bij twijfel kun je hiervoor contact opnemen met je AFAS leverancier om samen de koppeling aan te maken.

Als eerst zul je de TimeKing connectoren moeten toevoegen aan je AFAS omgeving. De connectoren kun je hier downloaden. Na het downloaden van dit bestand moet je deze uitpakken. We adviseren de bestanden te plaatsen in je “Documenten” folder.

Nu kun je verder in je AFAS Profit omgeving, navigeer naar Algemeen → Beheer → App Connector. Hier klik je op “Nieuw” om een nieuwe connector aan te maken.

Bij “Omschrijving” vul je de omschrijving van de connector in, bijvoorbeeld: “TimeKing Connector”.
Bij “Authenticatietype” kies je voor “OAuth (1)“.
Bij “Gebruikersgroep” kies je de gebruikersgroep waarin de betreffende AFAS Profit gebruiker zit die zal verbinden met de koppeling.
Bij “Type OAuth flow” kies je voor “Client credentials (2)”.
Bij “Gebruiker” kies je voor een bestaande- of nieuwe gebruiker met de benodigde rechten.

Na het invullen klik je op “Volgende”. Hier kun je de door TimeKing benodigde connectoren toevoegen aan de zojuist aangemaakte App connector.

Eerst stellen we de “GetConnectoren” in. Ga naar “Acties” → “Importeren“ en kies in dit scherm voor de optie “2. Map”.
Zoek de map op waarnaar je de eerder gedownloade connectoren hebt uitgepakt en selecteer deze map.
Klik vervolgens op “Voltooien” om de connectoren te importeren.
Bekijk hieronder welke connectoren er benodigd zijn voor welke koppelbare items. Verwijder eventueel de connectoren die je niet wil gebruiken.
Nu zijn de benodigde “GetConnectoren” ingesteld. Klik op “Volgende” om de “UpdateConnectoren” in te stellen.
Klik op “Nieuw” en voeg hier de benodigde “UpdateConnectoren” toe. Bekijk hieronder welke connectoren er benodigd zijn voor welke koppelbare items. Zoek onder de kolom “ConnectorId” deze connector op en voeg deze toe.

Item	GetConnectoren	UpdateConnectoren
Klanten	TimeKing_Debtors	KnSalesRelationOrg
Leveranciers	TimeKing_Creditors
Tarieven	TimeKing_Article_Basic TimeKing_Article_Groups TimeKing_VAT_Codes	FbItemArticle
Projecten	TimeKing_Projects TimeKing_Project_Groups TimeKing_Project_Items_Purchasing (Indien nacalculatie synchroniseren met Inkoopfacturen) TimeKing_Project_Items_Post_Calculations (Indien nacalculatie synchroniseren met Nacalculatie)	PtProject
Uitvoerders	TimeKing_Contacts	KnContact
Medewerkers	TimeKing_Employees TimeKing_Employee_Contracts (Indien contracten ook gesynchroniseerd moeten worden)	KnEmployee KnPerson
Verkoopfacturen	TimeKing_Sales_Invoices TimeKing_Delivery_Addresses TimeKing_Warehouses TimeKing_VAT_Codes	FbDirectInvoice (Indien synchroniseren als Balie-/directfactuur) FbSales (Indien synchroniseren als Verkooporder)
Inkoopfacturen	TimeKing_Creditor_Invoices TimeKing_Creditor_Invoice_Lines TimeKing_VAT_Codes
Verlof	TimeKing_Leaves TimeKing_Leave_Types	HrAbsence HrAbsenceID
Verzuim	TimeKing_Illnesses	HrIllness HrIllnessGuid

Nu zijn de benodige “UpdateConnectoren” ingesteld. Klik op “Volgende” en noteer het “Oauth client id” en “Oauth client secret”. Daarnaast heb je het “AFAS member nummer” nodig. Deze vind je rechtsbovenin AFAS Profit onder je profiel. Als je hierop klikt zul je een gebruikerscode zien en je member nummer zijn de cijfers voor de punt. Bijvoorbeeld indien je gebruikerscode “12345.Admin” is, dan is je member nummer “12345”.

2. Koppeling configureren in TimeKing

Zodra de benodigde App-connector is aangemaakt in AFAS Profit kan de koppeling worden geconfigureerd in TimeKing. Dit doe je middels de volgende stappen:

Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van AFAS Profit.
Zet het schuifje “Actief” aan en vervolgens het schuifje “Administratie koppelen” voor de betreffende administratie die je wilt koppelen aan AFAS Profit.
Kies bij “Authenticatie methode” voor “Client credentials” en vul de eerder genoteerde “Oauth client id”, “Oauth client secret” en “AFAS member nummer” in.
Kies bij “Omgevingstype” voor “Productie”.
Kies de te synchroniseren items en configureer de eventuele opties die verschijnen indien er te synchronisren items worden gekozen.
Klik onderaan op “Opslaan”.

Wijzigingen

Mochten er wijzigingen optreden in de koppeling, zoals het toevoegen van meer koppelbare items, dan kan het noodzakelijk zijn dat de verschillende connectoren opnieuw moeten worden ingesteld. Hiervoor volg je opnieuw de stappen onder “Configureren → 1. App-connector maken in AFAS Profit” om deze toe te voegen aan de reeds bestaande App-connector.

Was dit nuttig?

Nog hulp nodig? Vraag het team