AFAS Profit
Lees het artikel hieronder over onze koppeling met AFAS Profit. AFAS Profit is een geïntegreerd ERP- en bedrijfssoftwarepakket. Het automatiseert bedrijfsprocessen zoals HRM, salarisverwerking, financiën en projectbeheer. Het systeem is volledig cloud-based en stelt organisaties in staat om administratieve taken te stroomlijnen.
De voordelen van de koppeling met AFAS Profit
👥 Basisinfo zoals klanten, leveranciers, uitvoerders, medewerkers en tarieven automatisch ophalen vanuit AFAS Profit.
💶 Prijswijzigingen automatisch doorvoeren van TimeKing naar AFAS Profit en andersom.
🧾 Verkoopfacturen doorzetten vanuit TimeKing naar AFAS Profit.
📈 Project nacalculatie compleet en inzichtelijk in TimeKing door het synchroniseren van nacalculatie en inkoopfacturen.
Koppelbare items
Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Afas Profit.
Werking
Elke nacht worden de te synchroniseren items uit AFAS Profit opgehaald. Indien het item nog niet bestaat in TimeKing zal deze nieuw worden aangemaakt en anders zal het reeds bestaande item worden gewijzigd.
Een item synchroniseren van TimeKing naar Afas Profit doe je door bij het aanmaken / wijzigen in TimeKing de betreffende administratie(s) te kiezen die gekoppld is aan AFAS Profit. Vervolgens verschijnt er een dropdown naast het AFAS Profit logo met de volgende opties:
Automatisch toevoegen → Hiermee zal er een nieuw item worden gemaakt in AFAS Profit
Koppelen aan een bestaand item → Hiermee zal het item in TimeKing gekoppeld worden aan het reeds bestaande item in AFAS Profit.
Handmatig toevoegen → Hiermee kun je handmatig de code van het item invoeren waaraan dit item gekoppeld moet worden in AFAS Profit (vaak enkel van toepassing indien er geen bestaande items zichtbaar zijn).
Configureren
Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:
App-connector maken in AFAS Profit.
Koppeling configureren in TimeKing.
1. App-connector maken in AFAS Profit
Voordat je begint met instellen adviseren we je om in AFAS Profit te raadplegen of je de juiste rechten hebt een koppeling aan te maken en de benodigde toegangsrechten hebt om de koppeling juist te laten functioneren. Hiervoor heb je een account met administrator rechten nodig. Bij twijfel kun je hiervoor contact opnemen met je AFAS leverancier om samen de koppeling aan te maken.
Als eerst zul je de TimeKing connectoren moeten toevoegen aan je AFAS omgeving. De connectoren kun je hier downloaden. Na het downloaden van dit bestand moet je deze uitpakken. We adviseren de bestanden te plaatsen in je “Documenten” folder.
Nu kun je verder in je AFAS Profit omgeving, navigeer naar Algemeen → Beheer → App Connector. Hier klik je op “Nieuw” om een nieuwe connector aan te maken.
Bij “Omschrijving” vul je de omschrijving van de connector in, bijvoorbeeld: “TimeKing Connector”.
Bij “Authenticatietype” kies je voor “OAuth (1)“.
Bij “Gebruikersgroep” kies je de gebruikersgroep waarin de betreffende AFAS Profit gebruiker zit die zal verbinden met de koppeling.
Bij “Type OAuth flow” kies je voor “Client credentials (2)”.
Bij “Gebruiker” kies je voor een bestaande- of nieuwe gebruiker met de benodigde rechten.
Na het invullen klik je op “Volgende”. Hier kun je de door TimeKing benodigde connectoren toevoegen aan de zojuist aangemaakte App connector.
Eerst stellen we de “GetConnectoren” in. Ga naar “Acties” → “Importeren“ en kies in dit scherm voor de optie “2. Map”.
Zoek de map op waarnaar je de eerder gedownloade connectoren hebt uitgepakt en selecteer deze map.
Klik vervolgens op “Voltooien” om de connectoren te importeren.
Bekijk hieronder welke connectoren er benodigd zijn voor welke koppelbare items. Verwijder eventueel de connectoren die je niet wil gebruiken.
Nu zijn de benodigde “GetConnectoren” ingesteld. Klik op “Volgende” om de “UpdateConnectoren” in te stellen.
Klik op “Nieuw” en voeg hier de benodigde “UpdateConnectoren” toe. Bekijk hieronder welke connectoren er benodigd zijn voor welke koppelbare items. Zoek onder de kolom “ConnectorId” deze connector op en voeg deze toe.
Nu zijn de benodige “UpdateConnectoren” ingesteld. Klik op “Volgende” en noteer het “Oauth client id” en “Oauth client secret”. Daarnaast heb je het “AFAS member nummer” nodig. Deze vind je rechtsbovenin AFAS Profit onder je profiel. Als je hierop klikt zul je een gebruikerscode zien en je member nummer zijn de cijfers voor de punt. Bijvoorbeeld indien je gebruikerscode “12345.Admin” is, dan is je member nummer “12345”.
2. Koppeling configureren in TimeKing
Zodra de benodigde App-connector is aangemaakt in AFAS Profit kan de koppeling worden geconfigureerd in TimeKing. Dit doe je middels de volgende stappen:
Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van AFAS Profit.
Zet het schuifje “Actief” aan en vervolgens het schuifje “Administratie koppelen” voor de betreffende administratie die je wilt koppelen aan AFAS Profit.
Kies bij “Authenticatie methode” voor “Client credentials” en vul de eerder genoteerde “Oauth client id”, “Oauth client secret” en “AFAS member nummer” in.
Kies bij “Omgevingstype” voor “Productie”.
Kies de te synchroniseren items en configureer de eventuele opties die verschijnen indien er te synchronisren items worden gekozen.
Klik onderaan op “Opslaan”.
Wijzigingen
Mochten er wijzigingen optreden in de koppeling, zoals het toevoegen van meer koppelbare items, dan kan het noodzakelijk zijn dat de verschillende connectoren opnieuw moeten worden ingesteld. Hiervoor volg je opnieuw de stappen onder “Configureren → 1. App-connector maken in AFAS Profit” om deze toe te voegen aan de reeds bestaande App-connector.