Elke nacht worden de gegevens uit AFAS opgehaald. Bestaat een “item” nog niet in TimeKing? Dan wordt deze nieuw aangemaakt. Bestaat een “item” al in TimeKing? Dan worden wijzigingen die in AFAS zijn toegepast ook opgehaald.

Maak je een nieuw “item” aan in TimeKing en zet je bij het kopje administratie op “automatisch toevoegen”, Dan wordt er een nieuw item aangemaakt in AFAS. Hier kun je ook uit een lijst kiezen om het “item” te koppelen aan een bestaande item in AFAS. Bij opslaan van het items worden wijziging vanuit TimeKing direct doorgezet naar AFAS, wijzigingen in AFAS worden in de nacht overgenomen door TimeKing.

Koppelbare items

Opdrachtgevers

Hier synchroniseren we klantdata zoals de NAW, BTW en KvK gegevens. Bij het aanmaken van een klant in AFAS moet je een betalingsvoorwaarde en verzamelrekening invullen. Wanneer dit in TimeKing niet is ingevuld, geven we een standaard waarde mee die je bij het instellen van de koppeling kan kiezen.

Tarieven

Hier synchroniseren we tariefdata, zoals de naam, prijs en BTW percentages van een tarief. Als een BTW percentage nog niet bekend is in TimeKing, wordt deze ook gesynchroniseerd. In AFAS moet een tarief ook een artikelgroep hebben, hiervoor kun je een standaard tarief groep kiezen bij het instellen van de koppeling.

Let op: Aanpassingen aan de verkoopprijs in TimeKing worden niet doorgestuurd naar AFAS.

Uitvoerders

Hier synchroniseren we gegevens van uitvoerders die gekoppeld zijn aan een klant.

Let op: Bij het aanmaken van een nieuwe uitvoerder in TimeKing zal AFAS een persoons-object en persoon-organisatierelatie aanmaken. Dit betekent dat wanneer een uitvoerder voor meerdere opdrachtgevers werkt er in AFAS meerdere contactpersonen worden aangemaakt.

Projecten

Hier synchroniseren we projectdata, zoals het projectnummer, de naam en de uitvoerder.

Nieuwe projecten in TimeKing worden automatisch gekoppeld aan de standaard projectgroep waarde die je bij het instellen van de koppeling moet kiezen.

Nacalculatie
Er zijn twee opties om de inkoop voor de nacalculatie op te halen in AFAS. Afhankelijk van de manier waarop je dit in AFAS registreert kun je bij het instellen van de koppeling er één kiezen.

1. Via het tabblad ‘Nacalculaties’ van het project in AFAS

2. Via het tabblad ‘Inkoopfactuurregels’ van het project in AFAS

Medewerkers

Hier halen we medewerker data op uit AFAS zoals naam, BSN, e-mail en het telefoonnummer.

Let op: Momenteel halen we alleen data op uit AFAS. Medewerkers die je in TimeKing aanmaakt worden niet doorgezet. Deze functie willen we in een later stadium toevoegen.

Facturen

Hier heb je de optie om verkoop facturen vanuit TimeKing door te zetten naar AFAS. In AFAS zal enkel de betaalstatus worden opgehaald van factureren die zijn doorgezet vanuit TimeKing.

Versturen
Facturen kun je doorzetten als concept factuur naar AFAS. Je kan kiezen uit 2 opties om de factuur door te zetten

1. Als Balie/Directfactuur: Deze kun je vanuit AFAS direct factureren naar de klant. Deze vindt je in AFAS onder ordermanagement/verkoopproces

2. Verkooporder/Verkoopfactuur: Hiermee maak je in AFAS een verkooporder aan die je daar omzet tot verkoopfactuur. Deze vindt je in AFAS onder ordermanagement/verkoopproces

Standaard btw velden
Deze velden worden gebruikt om missende of nieuwe tarieven in te vullen zodat er wel BTW informatie beschikbaar is. Vaak gebeurt dit als je een factuurregel zonder tarief aan een factuur koppelt. Dit zijn terugval waardes en op deze manier kan de factuur verder.

Magazijn
Standaard magazijn die we meegeven aan AFAS bij doorzetten factuur. Bij het instellen van de koppeling kun je één standaard magazijn kiezen.

Beta functies

Het is mogelijk dat een beta functie niet optimaal werkt of dat er nog wat ontbreekt aan de functie. Mocht je ergens tegenaan lopen, neem dan contact op met support.

Inkoopfacturen

Hier heb je de optie om inkoopfacturen op

Kies bij het instellen van de koppeling voor een standaard inkoopfactuur klant. Dit omdat je in TimeKing inkoopfacturen ook op klant niveau kan boeken.

Let op: Deze functie werkt alleen wanneer de opdrachtgever synchronisatie ook aan staat.