De voordelen van de koppeling met GPS-Buddy

• 📍 Zie in “Wie is waar” waar je voertuigen nu zijn en welke route ze vandaag hebben gereden.

• 🗺️ Bekijk bij een bon met een voertuig de route die het voertuig tijdens de klus heeft gereden.

• 🧾 Op de afgedrukte bon staan de GPS-reistijden van het voertuig.

• 🔄 Locaties en ritten worden elk kwartier automatisch bijgewerkt.

• 🚚 Voertuigen uit GPS-Buddy komen vanzelf in TimeKing, en nieuwe voertuigen uit TimeKing kun je in GPS-Buddy laten aanmaken.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en GPS-Buddy.

Voertuigen

We synchroniseren de voertuigen in TimeKing met de voertuigen (assets) in GPS-Buddy. Hierbij worden voertuigen opgehaald uit GPS-Buddy via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch, en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar GPS-Buddy gestuurd. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam

• Kenteken

• Barcode (het IMEI-nummer van het GPS-kastje)

Naar GPS-Buddy wordt de naam van het voertuig gestuurd.

Let op: bij het ophalen zoekt TimeKing eerst naar een voertuig dat al aan GPS-Buddy gekoppeld is. Werk je met één administratie, dan wordt een bestaand voertuig ook herkend aan het kenteken of de barcode. Wordt er niets gevonden, dan wordt er een nieuw voertuig aangemaakt.

Live locatie data

We halen elk kwartier de actuele positie van je voertuigen op uit GPS-Buddy. Deze posities zie je in TimeKing onder “Wie is waar”: op de kaart staat per voertuig de laatste positie en de route die het voertuig vandaag heeft afgelegd. Je kunt de voertuigen daar filteren op categorie.

Let op: in “Wie is waar” staan alleen voertuigen met een kenteken, en posities zijn er alleen voor voertuigen die aan GPS-Buddy gekoppeld zijn. De posities worden standaard 21 dagen bewaard. Dat pas je aan onder “Instellingen” → “Geavanceerd” → “Bewaartermijnen” bij “Coördinaten”.

Gereden routes

We halen elk kwartier de gereden ritten van de afgelopen dagen op uit GPS-Buddy, voor de voertuigen die aan GPS-Buddy gekoppeld zijn. Per rit worden overgenomen:

• Start- en eindtijd

• Start- en eindlocatie

• Afstand

De ritten zie je op twee plekken terug bij bonnen waarop een voertuig staat:

• Op de afgedrukte bon staat per voertuig de kolom “GPS reistijden”, met de tijden waarop het voertuig rond de klus heeft gereden.

• Op de kaart van een bevestigde bon wordt de gereden route van het voertuig getekend, met het start- en eindpunt van elke rit.

Let op: alleen ritten waarin echt gereden is, worden overgenomen. TimeKing kijkt naar de ritten tussen de begin- en eindtijd van de bon (inclusief de reis-, pauze-, wacht- en reparatietijden op de bon), met een uur speling aan beide kanten.

Werking

De live locaties en de gereden routes worden elk kwartier automatisch opgehaald. De voertuigen worden opgehaald wanneer je in de instellingen van de koppeling op “Voertuigen synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie” klikt, en daarnaast elke nacht automatisch. Met de knoppen “Alle live locaties synchroniseren” en “Alle gereden routes synchroniseren” haal je de locaties en ritten direct op.

Wijzigingen aan voertuigen in TimeKing worden direct bij het opslaan naar GPS-Buddy gestuurd, voor voertuigen die aan GPS-Buddy gekoppeld zijn. Gaat er iets mis, dan zie je dat in het logboek onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een voertuig kies je per administratie bij “Koppelingen” wat er met GPS-Buddy moet gebeuren:

• Automatisch toevoegen → het voertuig wordt bij het opslaan in GPS-Buddy aangemaakt.

• Koppelen aan een bestaand item → kies het voertuig in GPS-Buddy dat bij dit voertuig hoort. Daarna worden de locaties en ritten van dat voertuig opgehaald.

• Handmatig toevoegen → vul zelf de code van het voertuig in GPS-Buddy in.

Kies je “Voertuig niet toevoegen aan GPS-Buddy.”, dan wordt er niets naar GPS-Buddy gestuurd en worden er geen locaties of ritten voor dit voertuig opgehaald.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Client ID en Client Secret opvragen bij GPS-Buddy

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Client ID en Client Secret opvragen bij GPS-Buddy

1. Vraag bij GPS-Buddy een Client ID en een Client Secret aan voor de koppeling met TimeKing.

2. Werk je met één administratie? Controleer dan of de kentekens van je voertuigen in TimeKing overeenkomen met GPS-Buddy. Dan worden bestaande voertuigen automatisch herkend.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van GPS-Buddy.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Er verschijnt nu per administratie in TimeKing een tabblad. Zet in het tabblad van de administratie het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Vul de “Client ID” en de “Client Secret” van GPS-Buddy in.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Voertuigen”, “Live locatie data” en/of “Gereden routes”.

6. Klik onderaan op “Opslaan”.

7. Klik op “Voertuigen synchroniseren” om je voertuigen direct op te halen. Daarna worden de locaties en ritten elk kwartier vanzelf opgehaald.