De voordelen van de koppeling met Minox

• 👥 Je klanten uit Minox staan direct in TimeKing, en een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch in Minox aangemaakt.

• 💶 Je tarieven komen uit de items in Minox, en prijswijzigingen in TimeKing gaan terug naar Minox.

• 🧾 Definitieve facturen komen zonder overtypen in het factureringsproces van Minox terecht.

• ✅ Facturen die als verkoopboeking zijn verstuurd, worden in TimeKing op betaald gezet zodra Minox ze verder heeft verwerkt.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je een eigen Minox-administratie.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Minox.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de klanten in Minox. Klanten worden opgehaald uit Minox via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Maak of wijzig je een klant in TimeKing die aan Minox gekoppeld is, dan wordt die direct bij opslaan naar Minox gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Debiteurnummer (het klantnummer in Minox)

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN) en Bankrekening t.n.v.

• Btw-nummer (alleen van TimeKing naar Minox)

• KVK-nummer (alleen van TimeKing naar Minox)

Let op: TimeKing gebruikt het postadres van de klant in Minox. Een nieuwe klant wordt in Minox aangemaakt met het debiteurnummer uit TimeKing; heeft de klant in TimeKing nog geen debiteurnummer, dan neemt TimeKing het nummer over dat Minox toekent. Bankgegevens worden alleen verstuurd als zowel het IBAN als de tenaamstelling zijn ingevuld. Heb je één administratie in TimeKing, dan koppelt TimeKing bestaande klanten bij het ophalen op debiteurnummer, zodat er geen dubbele klanten ontstaan.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de items in Minox. Tarieven worden opgehaald uit Minox via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Wijzig je een tarief in TimeKing dat aan een item in Minox gekoppeld is, dan wordt de wijziging direct bij opslaan naar Minox gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw (alleen bij ophalen)

• Eenheid (alleen bij ophalen)

Let op: nieuwe tarieven worden niet vanuit TimeKing in Minox aangemaakt; maak het item eerst in Minox aan en synchroniseer daarna. Een tarief zonder naam of verkoopprijs wordt niet naar Minox gestuurd.

Verkoopfacturen

Facturen worden van TimeKing naar het factureringsproces (ordermanagement) van Minox gestuurd zodra je een factuur definitief maakt. Bij de instelling “Facturen versturen als” kies je hoe de factuur in Minox terechtkomt:

• Factuur: de factuur komt als conceptfactuur in Minox.

• Verkoopboeking: de factuur komt als orderbevestiging in het factureringsproces van Minox.

Met de factuur worden de factuurdatum, de klant, de referentie en de kop- en voettekst (als memo) meegestuurd. Per factuurregel gaan de omschrijving mee en, als de regel aan een tarief gekoppeld is, ook het item, de datum, het aantal, de prijs (inclusief korting), het bedrag en de btw-code. Regels zonder tarief worden als tekstregel verstuurd. Heeft het tarief geen btw-code uit Minox, dan gebruikt TimeKing de instelling “Standaard btw hoog”.

Let op: elk tarief op de factuur moet een artikelnummer uit Minox hebben. Is dat niet zo, dan krijg je de melding “Tarief … is niet gekoppeld aan Minox” en wordt de factuur niet definitief gemaakt.

Betaalstatus

Verstuur je facturen als “Verkoopboeking”, dan controleert TimeKing bij het synchroniseren van de facturen (via de synchronisatieknop en elke nacht) welke van die facturen in Minox verder zijn verwerkt dan de orderbevestiging. Die facturen worden in TimeKing op betaald gezet.

Let op: bij facturen die als “Factuur” zijn verstuurd, wordt de betaalstatus niet bijgewerkt.

Werking

Je koppelt per administratie in TimeKing een Minox-administratie. Klanten, tarieven en de betaalstatus haal je op met de synchronisatieknoppen in de koppelingsinstellingen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht automatisch alle onderdelen die je bij “Synchroniseren” hebt aangevinkt. Onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was.

Wijzigingen in TimeKing gaan direct bij opslaan naar Minox, maar alleen voor klanten en tarieven die aan Minox gekoppeld zijn. Facturen worden verstuurd op het moment dat je ze definitief maakt. Geeft Minox een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in TimeKing. Alle berichten die TimeKing naar Minox stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of tarief kies je per administratie onder “Koppelingen” hoe het item aan Minox gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij opslaan in Minox aangemaakt en daarna automatisch gekoppeld. Deze keuze is er alleen voor klanten.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest de bestaande klant of het bestaande item uit Minox in de lijst; wijzigingen in TimeKing worden daarna naar dat item gestuurd.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf het nummer of de code in waaronder het item in Minox bekend is.

Kies je “niet toevoegen”, dan wordt het item niet met Minox gesynchroniseerd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Minox voorbereiden.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Minox voorbereiden

1. Zoek je klantnummer bij Minox op. Dit vul je in stap 2 in.

2. Wil je facturen vanuit TimeKing naar Minox sturen, zorg dan dat de module ordermanagement in Minox actief is.

3. Zorg dat je de inloggegevens van je Minox-account bij de hand hebt. Je logt hiermee in tijdens het koppelen in stap 2.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Minox. Hiervoor heb je de module Koppelingen en rechten om koppelingen te beheren nodig.

2. Zet het schuifje “Actief” aan en vul bij “Klantnummer” je klantnummer van Minox in.

3. Klik op “Koppel met Minox”, log in bij Minox en geef toestemming. Daarna kom je terug in TimeKing en verschijnt er per administratie een tabblad.

4. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen, zet “Administratie koppelen” aan en kies bij “Administratie” de Minox-administratie.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt synchroniseren: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

6. Heb je “Facturen” aangevinkt, kies dan bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd” de bijbehorende btw-code uit Minox. Deze vier instellingen zijn verplicht om facturen te versturen. Kies daarnaast bij “Facturen versturen als” voor “Factuur” of “Verkoopboeking”.

7. Klik onderaan op “Opslaan”.

8. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor de eerste keer op te halen.

Problemen oplossen

Krijg je bij het definitief maken van een factuur de melding dat facturen naar het factureringsproces (ordermanagement) van Minox worden gestuurd, dan is de module ordermanagement in Minox niet actief of heeft TimeKing nog geen toegang tot die module. Activeer de module ordermanagement in Minox. Is de module al actief, zet dan in TimeKing onder “Instellingen” → “Koppelingen” → “Configuratie” → Minox het schuifje “Actief” uit, klik op “Opslaan” en maak daarna opnieuw verbinding met “Koppel met Minox”, zodat de toegang wordt vernieuwd.