Naar hoofdinhoud
Koppelingen

Twinfield

Lees het artikel hieronder over onze koppeling met Twinfield. Twinfield is een online boekhoudpakket van Wolters Kluwer voor ondernemers en accountants. Met de koppeling haal je klanten, tarieven, projecten en inkoopfacturen op uit Twinfield, stuur je klanten, tarieven, projecten en facturen vanuit TimeKing door naar Twinfield en zie je in TimeKing welke facturen betaald zijn.

De voordelen van de koppeling met Twinfield

  • 👥 Debiteuren uit Twinfield staan direct als klant in TimeKing, inclusief extra adressen als locaties. Een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch in Twinfield aangemaakt.

  • 🏷️ Artikelen uit Twinfield worden tarieven in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde tarieven gaan terug naar Twinfield.

  • 📁 Projecten blijven in beide systemen gelijk, met klant, omschrijving en looptijd.

  • 🧾 Facturen gaan bij het definitief maken direct naar Twinfield, als conceptfactuur of als verkoopboeking.

  • 💶 Betaalde verkoopboekingen worden in TimeKing automatisch op betaald gezet.

  • 📥 Inkoopfacturen uit Twinfield komen in TimeKing, gekoppeld aan het juiste project.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Twinfield.

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren in Twinfield. Debiteuren worden opgehaald uit Twinfield. Een klant die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt realtime naar Twinfield gestuurd. De velden die worden opgehaald zijn:

  • Naam

  • Debiteurnummer

  • Adres

  • Postcode

  • Woonplaats

  • Land

  • Telefoonnummer

  • Telefoonnummer 2

  • E-mailadres

  • Btw-nummer

  • KVK-nummer

  • IBAN

  • Bankrekening t.n.v.

Het contactadres (of anders het standaardadres) wordt het adres van de klant. Overige adressen uit Twinfield worden als locaties bij de klant opgeslagen. Naar Twinfield gaan de naam, het adres, de postcode, de woonplaats, het land, beide telefoonnummers, het e-mailadres, het btw-nummer en het KVK-nummer. Bij een nieuwe klant bepaalt Twinfield het debiteurnummer; dat nummer wordt daarna in TimeKing opgeslagen.

Zet je “Crediteuren synchroniseren” aan, dan worden ook crediteuren meegenomen; die krijgen in TimeKing het type leverancier. Een klant met het type leverancier wordt als crediteur naar Twinfield gestuurd.

Let op: Twinfield accepteert maximaal 80 tekens voor de naam, 128 voor het adres, 40 voor de woonplaats, 16 voor de postcode en 25 voor het telefoonnummer. TimeKing controleert dit bij het opslaan van de klant. Heb je maar één administratie, dan koppelen we een bestaande klant in TimeKing op basis van het debiteurnummer.

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in Twinfield. Artikelen worden opgehaald uit Twinfield. Een tarief dat je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt realtime naar Twinfield gestuurd. Gebruik je de standaard facturatiemodule, dan wordt elk subartikel een eigen tarief. De velden die worden opgehaald zijn:

  • Naam

  • Artikelnummer in boekhoudprogramma

  • Prijs (exclusief btw)

  • Btw (bestaat het btw-tarief nog niet in TimeKing, dan wordt het aangemaakt)

  • Eenheid (alleen bij de standaard facturatiemodule)

Naar Twinfield gaan de naam en de prijs exclusief en inclusief btw. Bij de standaard facturatiemodule gaat ook de eenheid mee en krijgt een nieuw artikel de grootboekrekening uit “Tarief grootboekrekeningscode”. Bij de NEO-module gaat ook het btw-tarief mee.

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten in Twinfield. Actieve projecten worden opgehaald uit Twinfield. Een project dat je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt realtime naar Twinfield gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

  • Nummer

  • Naam

  • Omschrijving (de factuuromschrijving in Twinfield)

  • Klant

  • Startdatum

  • Einddatum

Een nieuw project uit Twinfield krijgt in TimeKing de status in uitvoering. Een project dat naar Twinfield gaat, krijgt de kostenplaats uit “Standaard kostenplaats”.

Let op: een project wordt alleen opgehaald of verstuurd als de klant aan Twinfield gekoppeld is. Twinfield accepteert maximaal 80 tekens voor de naam en 128 voor de omschrijving.

Facturen worden naar Twinfield gestuurd zodra je ze in TimeKing definitief maakt. Ook creditfacturen gaan mee. Bij “Facturen versturen als” kies je hoe:

  • Factuur: de factuur wordt als conceptfactuur met factuurtype FACTUUR in Twinfield aangemaakt. Mee gaan de klant, het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, de kop- en voettekst en per regel het artikel, het aantal en de prijs. Een regel zonder tarief gaat mee als tekstregel met alleen de omschrijving.

  • Verkoopboeking: de factuur wordt als voorlopige boeking in het verkoopdagboek (VRK) gezet, in de periode van de factuurdatum. Mee gaan het factuurnummer, de klant, de omschrijving (de referentie van de factuur, of anders het factuurnummer) en per regel het bedrag, de omschrijving, de btw, de grootboekrekening, de kostenplaats en het project.

Bij een verkoopboeking komt de grootboekrekening van het gekoppelde tarief, of anders de standaard grootboekrekening voor het btw-percentage van de regel. Het totaal wordt geboekt op de rekening uit “Grootboek debiteuren”. Zet je “Link naar TimeKing PDF toevoegen aan verkoopboeking” aan, dan kun je de factuur vanuit Twinfield openen.

Wil je een factuur niet naar Twinfield sturen, bijvoorbeeld omdat hij daar al geboekt is? Kies dan in de factuur bij “Koppelingen” voor “Niet toevoegen”, of voor “Handmatig doorgezet” als je hem zelf al hebt ingevoerd.

Let op: het factuurnummer en de referentie mogen maximaal 40 tekens lang zijn, en elke factuurregel moet een omschrijving hebben. Bij een verkoopboeking wordt de omschrijving van een regel ingekort tot 40 tekens. Een factuur kan alleen worden opgeslagen als de klant aan Twinfield gekoppeld is.

Verstuur je facturen als verkoopboeking, dan controleert TimeKing bij het synchroniseren van de facturen of er op de boeking in Twinfield nog een bedrag openstaat. Staat er niets meer open, dan krijgt de factuur in TimeKing de status betaald.

Let op: dit werkt alleen bij “Facturen versturen als” “Verkoopboeking”, niet bij “Factuur”.

Inkoopfacturen worden opgehaald uit het inkoopdagboek (INK) in Twinfield, vanaf het jaar dat je kiest bij “Inkoopfacturen synchroniseren vanaf jaar”. Een inkoopfactuur die al in TimeKing staat, wordt niet opnieuw opgehaald. De velden die worden opgehaald zijn:

  • Factuurnummer

  • Boekingsnummer (als naam)

  • Datum

  • Leverancier

  • Omschrijving

  • Subtotaal, btw en totaal

  • Regels met omschrijving, bedrag, aantal, btw en project

Staat er bij een regel een project uit Twinfield dat ook in TimeKing bestaat, dan wordt de regel aan dat project gekoppeld. Staat er een Basecone-link bij de boeking, dan wordt die ook bewaard.

Werking

Gegevens uit Twinfield haal je op met de knoppen per onderdeel of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht alle onderdelen die je hebt aangevinkt, en worden inkoopfacturen elke 15 minuten opgehaald.

Wijzigingen in TimeKing gaan realtime naar Twinfield, maar alleen voor klanten, tarieven en projecten die aan Twinfield gekoppeld zijn. Facturen gaan mee bij het definitief maken. Geeft Twinfield een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de melding in beeld. Elke verbinding met Twinfield is terug te vinden in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant, project of tarief kies je onder “Koppelingen” hoe het item aan Twinfield gekoppeld wordt:

  • Automatisch toevoegen → TimeKing maakt het item aan in Twinfield.

  • Koppelen aan een bestaand item → kies de bestaande debiteur, het artikel of het project uit Twinfield in de lijst.

  • Handmatig toevoegen → vul zelf de code uit Twinfield in, bijvoorbeeld het debiteurnummer.

  • Niet toevoegen → het item wordt niet naar Twinfield gestuurd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

  1. Twinfield voorbereiden.

  2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Twinfield voorbereiden

Voor de koppeling heb je een Twinfield-gebruiker nodig met minimaal rechtenniveau 3 in de administratie. Twinfield raadt aan om hiervoor een aparte gebruiker te maken. Gebruik je de inkoopkoppeling, dan is rechtenniveau 1 nodig. Heeft je boekhouding een overkoepelend account bij je accountant? Stel de koppeling dan samen met je accountant in.

  1. Zorg dat je kunt inloggen met een Twinfield-gebruiker met de juiste rechten op de administratie.

  2. Ga je facturen als factuur versturen? Controleer dan dat er in Twinfield een factuurtype met de code FACTUUR bestaat.

2. Koppeling configureren in TimeKing

  1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Twinfield.

  2. Zet het schuifje “Actief” aan.

  3. Klik op “Koppel met Twinfield” en log in met je Twinfield-gegevens. Daarna kom je terug in TimeKing.

  4. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen en zet “Administratie koppelen” aan.

  5. Kies bij “Administratie code” de administratie in Twinfield.

  6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: Klanten, Tarieven, Projecten, Facturen en/of Inkoopfacturen (Beta). Per aangevinkt onderdeel verschijnen de instellingen hieronder.

  7. Klanten: zet “Crediteuren synchroniseren” aan als je ook crediteuren wilt ophalen.

  8. Projecten: kies bij “Standaard kostenplaats” de kostenplaats voor projecten die naar Twinfield gaan.

  9. Tarieven: kies bij “Tarief grootboekrekeningscode” de grootboekrekening voor nieuwe tarieven en kies bij “Facturatie / tarieven module” of je de standaard facturatiemodule of de NEO-module van Twinfield gebruikt.

  10. Facturen: kies bij “Facturen versturen als” voor “Factuur” of “Verkoopboeking”. Bij “Verkoopboeking”:

    • Kies een grootboekrekening bij “Standaard grootboekrekening hoog”, “Standaard grootboekrekening laag”, “Standaard grootboekrekening geen” en “Standaard grootboekrekening verlegd”.

    • Kies bij “Grootboek debiteuren” de debiteurenrekening.

    • Zet “Waarschuwingen negeren” aan als waarschuwingen van Twinfield het doorzetten niet mogen tegenhouden.

    • Zet eventueel “Link naar TimeKing PDF toevoegen aan verkoopboeking” aan en kies bij “Vrije tekstveld om te gebruiken” een vrij tekstveld. Kopieer de link bij “Document link voor document imaging” en plak die in Twinfield bij Administratie Instellingen → Dagboeken → Verkoopfactuur (VRK) → Document Imaging (link). Geef de link de naam “TimeKing Factuur” en zorg dat het gekozen vrije tekstveld aanstaat met als totalType Tekst.

  11. Inkoopfacturen: kies bij “Inkoopfacturen synchroniseren vanaf jaar” vanaf welk jaar inkoopfacturen worden opgehaald.

  12. Klik onderaan op “Opslaan”.

  13. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de eerste keer alles op te halen. Bij “Laatste synchronisatie op” zie je wanneer dit voor het laatst is gebeurd.

Problemen oplossen

  • “Het synchroniseren is fout gegaan! Controleer de instellingen van de koppeling” → controleer of “Facturen versturen als” en, bij een verkoopboeking, alle standaard grootboekrekeningen zijn ingevuld.

  • Een melding dat de factuurregels worden gekoppeld aan een grootboek waar ook btw op geboekt wordt → kies standaard grootboekrekeningen waar geen btw op geboekt wordt, of zet “Waarschuwingen negeren” aan.

  • “Factuur bevat een lege factuurregel! Kan factuur niet doorsturen.” → geef elke factuurregel een omschrijving.

  • “Controleer of er factuurregels zijn toegevoegd aan de factuur.” → voeg minimaal één factuurregel toe en maak de factuur opnieuw definitief.

  • “De koppeling Twinfield is actief maar niet verbonden.” → open de instellingen van de koppeling en klik opnieuw op “Koppel met Twinfield”.

Was dit nuttig?

Nog hulp nodig? Vraag het team