Termijnen

Met termijnen factureer je een project in delen, bijvoorbeeld 30% bij de start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Je legt de termijnen vooraf vast met een bedrag en een geplande factuurdatum. Op het juiste moment maak je met één klik een factuur.

Ga naar: Menu > Projecten > open een project > Financieel > Termijnen

Het tabblad Termijnen verschijnt pas nadat het project voor het eerst is opgeslagen.

Termijnen aanmaken

Klik op Termijnen aanmaken. Er opent een venster waarin je in één keer alle termijnen van het project opbouwt.

Heeft het project een aanneemsom, dan zie je bovenaan drie tegels:

• Aanneemsom: het afgesproken bedrag van het project.

• Vastgelegd in termijnen: het totaal van de termijnen die al bestaan.

• Resterend: wat nog niet in termijnen is vastgelegd. Is dit bedrag negatief, dan wordt het rood.

Vul daarna onder Verdeling de volgende velden in:

• Totaalbedrag: het bedrag dat je over de termijnen wilt verdelen. Dit veld is al ingevuld met het resterende bedrag van de aanneemsom.

• Aantal termijnen: in hoeveel delen je het bedrag wilt opsplitsen (1 tot 60).

• Startnummer: het nummer van de eerste nieuwe termijn.

• Startdatum: de geplande factuurdatum van de eerste termijn.

• Interval: de tijd tussen twee termijnen. Je kiest uit Zelfde datum, Per maand, Per kwartaal of Jaarlijks.

TimeKing verdeelt het totaalbedrag gelijk over de termijnen. Eventuele restcenten komen bij de laatste termijn. Elke termijn kun je daarna nog aanpassen: het nummer, de omschrijving, het bedrag, de geplande factuurdatum, het tarief en de btw. Zo maak je ook een ongelijke verdeling, zoals 40/20/40.

Onderaan zie je het totaal van alle regels. Komt dat niet overeen met het totaalbedrag, dan staat er in het rood hoeveel er te veel of te weinig is ingevuld.

Klik op Termijnen aanmaken om de termijnen op te slaan.

Het overzicht van termijnen

Op het tabblad Termijnen zie je per termijn het nummer, de omschrijving, het bedrag, de geplande factuurdatum en de status.

• Openstaand (grijs): de termijn is nog niet gefactureerd.

• Concept factuur (oranje): de termijn staat op een conceptfactuur.

• Gefactureerd (groen): de termijn staat op een definitieve factuur.

Onder de status staat een link naar de bijbehorende factuur. Bij de geplande factuurdatum zie je in het oranje wanneer een termijn binnenkort gefactureerd moet worden, en in het rood hoeveel dagen een termijn te laat is.

Onder de lijst staan de totalen: Totaal, Gefactureerd, Concept factuur en Openstaand. Heeft het project een aanneemsom, dan zie je ook het Verschil tussen het totaal van de termijnen en de aanneemsom.

Met Exporteren download je de geselecteerde termijnen als PDF of Excel. De opmaak daarvan beheer je onder Instellingen > Termijn lay-outs.

Een termijn factureren

Klik bij een openstaande termijn op Termijn factureren.

1. Selectie: kies welke registraties bij deze termijn horen, zoals bonnen, verkoop- en verhuuritems of weegbonnen. Met de datumfilters beperk je de lijst tot een periode. Deze registraties dienen als onderbouwing op de factuur en worden na facturatie als gefactureerd gemarkeerd. Je hoeft niets te selecteren.

2. Controleer de factuur: je ziet de factuurregels en de onderbouwing. Vul zo nodig een referentie in.

3. Klik op Maak factuur. Er wordt een conceptfactuur gemaakt die je kunt controleren en definitief maken.

Heb je bij de selectie ook meerwerk gekozen, dan kies je hoe dat op de factuur komt:

• Meerwerk als één totaalbedrag: één extra regel per btw-tarief.

• Meerwerk per factuurregel: elke meerwerkregel komt apart op de factuur.

• Twee aparte facturen: één factuur voor de termijn en een aparte factuur voor het meerwerk.

De factuurregel van de termijn krijgt het tarief en de btw die je bij de termijn hebt gekozen. Heb je die leeg gelaten, dan gebruikt TimeKing het standaardtarief voor termijnen uit de facturatie-instellingen.

Verwijder je de factuur of trek je hem in, dan staat de termijn weer op Openstaand en kun je hem opnieuw factureren. Een termijn die al is gefactureerd kun je niet meer wijzigen of verwijderen.

Herinnering voor te factureren termijnen

TimeKing kan de projectverantwoordelijke een melding sturen als een termijn bijna gefactureerd moet worden. Zet dit aan onder Instellingen > Projecten met de optie De project verantwoordelijke een melding sturen over te factureren termijnen. Bij Aantal dagen voor de geplande factuurdatum stel je in hoeveel dagen van tevoren de melding komt. Standaard is dat 7 dagen.

Je krijgt de melding in de meldingen in TimeKing. Is de geplande factuurdatum al verstreken en is de termijn nog niet gefactureerd, dan krijg je een melding dat de termijn al gefactureerd had moeten zijn. Termijnen zonder geplande factuurdatum en projecten met de status Offerte krijgen geen melding.

Uitgelichte artikelen