De voordelen van de koppeling met Visma eAccounting

• 👥 Je klanten uit eAccounting staan direct in TimeKing, en een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch als klant in eAccounting aangemaakt.

• 💶 Je tarieven en de artikelen in eAccounting blijven gelijk, inclusief prijs, btw en eenheid.

• 📁 Projecten uit eAccounting worden opgehaald, en nieuwe projecten in TimeKing worden in eAccounting aangemaakt.

• 🧾 Definitieve facturen komen zonder overtypen in eAccounting terecht, als conceptfactuur of als verkooporder.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je een eigen eAccounting-bedrijf.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Visma eAccounting.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de klanten in eAccounting. Klanten worden opgehaald uit eAccounting via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Alleen actieve klanten worden opgehaald. Maak of wijzig je een klant in TimeKing die aan eAccounting gekoppeld is, dan wordt die direct bij opslaan naar eAccounting gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• Btw-nummer (alleen van TimeKing naar eAccounting)

• Interne opmerking (alleen van TimeKing naar eAccounting, als notitie)

• Zoeknaam (alleen bij ophalen, als de klant in TimeKing nog geen zoeknaam heeft)

Let op: het veld “Stad” is verplicht om een klant naar eAccounting te sturen, en de bedrijfsnaam mag maximaal 50 tekens lang zijn. Voor een nieuwe klant gebruikt TimeKing de betalingsvoorwaarde en het debiteurtype uit de koppelingsinstellingen; zonder betalingsvoorwaarde wordt de klant niet aangemaakt. Heb je één administratie in TimeKing, dan koppelt TimeKing bestaande klanten bij het ophalen op debiteurnummer, zodat er geen dubbele klanten ontstaan.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de artikelen in eAccounting. Tarieven worden opgehaald uit eAccounting via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch; alleen actieve artikelen worden opgehaald. Maak of wijzig je een tarief in TimeKing dat aan eAccounting gekoppeld is, dan wordt dit direct bij opslaan naar eAccounting gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw

• Eenheid

Let op: bij een nieuw tarief zoekt TimeKing in eAccounting de btw-code met hetzelfde percentage en de eenheid met dezelfde naam. Wordt die niet gevonden, dan gebruikt TimeKing de instellingen “Standaard btw hoog” en “Standaard eenheid”. Het artikelnummer in eAccounting wordt afgeleid van de naam van het tarief en daarna in TimeKing opgeslagen. Btw-codes uit eAccounting die nog niet in TimeKing bestaan, worden bij het ophalen als btw-tarief aangemaakt.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met de projecten in eAccounting. Projecten worden opgehaald uit eAccounting via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Maak je een nieuw project in TimeKing dat aan eAccounting gekoppeld is, dan wordt dit bij opslaan in eAccounting aangemaakt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Nummer

• Projectnaam

• Klant

• Startdatum en einddatum

• Status (afgerond of niet)

• Omschrijving (alleen bij ophalen, uit de notities in eAccounting)

Let op: een project in eAccounting moet een klant hebben om opgehaald te worden. Het projectnummer mag maximaal 8 tekens lang zijn en de projectnaam maximaal 200 tekens. Zorg dat de klant van het project ook aan eAccounting gekoppeld is.

Verkoopfacturen

Facturen worden van TimeKing naar eAccounting gestuurd zodra je een factuur definitief maakt. Bij de instelling “Facturen versturen als” kies je hoe de factuur in eAccounting terechtkomt:

• Factuur: de factuur wordt als conceptfactuur in eAccounting aangemaakt.

• Verkoopboeking: de factuur wordt als verkooporder in eAccounting aangemaakt, met het factuurnummer als ordernummer van de klant.

Per factuurregel worden de omschrijving, het aantal, de prijs en de korting meegestuurd. Is de regel aan een tarief gekoppeld, dan gebruikt TimeKing het artikel met hetzelfde artikelnummer. Hoort de regel bij een bon van een project, dan wordt ook het project in eAccounting meegegeven. Facturen met verlegde btw worden als verlegd gemarkeerd.

Let op: de klant van de factuur moet aan eAccounting gekoppeld zijn, anders wordt de factuur niet verstuurd. Daarnaast moeten de instellingen “Facturen versturen als”, “Standaard btw verlegd” en de vier “Standaard artikel btw …” ingevuld zijn. Bij “Verkoopboeking” moet elk tarief op de factuur als artikel in eAccounting bestaan.

Werking

Je koppelt per administratie in TimeKing een eAccounting-bedrijf. Klanten, tarieven en projecten haal je op met de synchronisatieknoppen in de koppelingsinstellingen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht automatisch alle onderdelen die je bij “Synchroniseren” hebt aangevinkt. Onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was.

Wijzigingen in TimeKing gaan direct bij opslaan naar eAccounting, maar alleen voor klanten, tarieven en projecten die aan eAccounting gekoppeld zijn. Facturen worden verstuurd op het moment dat je ze definitief maakt. Geeft eAccounting een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in TimeKing. Alle berichten die TimeKing naar eAccounting stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant, tarief of project kies je per administratie onder “Koppelingen” hoe het item aan eAccounting gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → het item wordt bij opslaan in eAccounting aangemaakt en daarna automatisch gekoppeld.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest het bestaande item uit eAccounting in de lijst; wijzigingen in TimeKing worden daarna naar dat item gestuurd.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf het nummer of de code in waaronder het item in eAccounting bekend is.

Kies je “niet toevoegen”, dan wordt het item niet met eAccounting gesynchroniseerd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Inloggegevens van Visma eAccounting klaarzetten.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Inloggegevens van Visma eAccounting klaarzetten

1. Zorg dat je de inloggegevens van je Visma-account bij de hand hebt. Je logt hiermee in tijdens het koppelen in stap 2.

2. Gebruik je meerdere administraties in TimeKing, bepaal dan per administratie welk eAccounting-bedrijf erbij hoort.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van e-Accounting. Hiervoor heb je de module Koppelingen en rechten om koppelingen te beheren nodig.

2. Zet het schuifje “Actief” aan. Er verschijnt per administratie een tabblad.

3. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen en zet “Administratie koppelen” aan.

4. Klik op “Koppel met e-Accounting”, log in bij Visma en kies het account en bedrijf dat je wilt koppelen. Daarna kom je terug in TimeKing.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt synchroniseren: “Klanten”, “Tarieven”, “Projecten” en/of “Facturen”.

6. Heb je “Klanten” aangevinkt, kies dan bij “Betalingsvoorwaarden voor klanten” de betalingsvoorwaarde en bij “Debiteurtype voor klanten” het type (“Bedrijf” of “Particulier”) dat nieuwe klanten uit TimeKing in eAccounting krijgen.

7. Heb je “Tarieven” aangevinkt, kies dan bij “Standaard btw hoog” de btw-code en bij “Standaard eenheid” de eenheid die TimeKing gebruikt als een nieuw tarief geen passende btw of eenheid heeft.

8. Heb je “Facturen” aangevinkt, kies dan bij “Facturen versturen als” voor “Factuur” of “Verkoopboeking”. Kies daarnaast bij “Standaard artikel btw hoog”, “Standaard artikel btw laag”, “Standaard artikel btw nul” en “Standaard artikel btw verlegd” het eAccounting-artikel dat gebruikt wordt voor factuurregels zonder (gevonden) tarief, en bij “Standaard btw verlegd” de btw-code voor facturen met verlegde btw.

9. Klik onderaan op “Opslaan”.

10. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor de eerste keer op te halen.