De voordelen van de koppeling met WorkBase

• 👥 Je relaties uit WorkBase staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten uit TimeKing gaan direct naar WorkBase.

• 🏷️ Artikelen uit WorkBase gebruik je als tarieven op je bonnen en facturen.

• 📁 Verhuurorders uit WorkBase staan als projecten in TimeKing, en projecten uit TimeKing komen als verhuurorder in WorkBase.

• 🧾 Een factuur die je in TimeKing definitief maakt, wordt direct als verwerkte factuur in WorkBase aangemaakt.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en WorkBase.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met relaties in WorkBase. Hierbij worden relaties opgehaald uit WorkBase via de synchronisatieknop, en worden klanten realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar WorkBase gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Debiteurnummer (alleen bij ophalen)

• Adres (het bezoekadres in WorkBase)

• Postcode

• Woonplaats

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• KVK-nummer (alleen naar WorkBase)

• Btw-nummer (alleen naar WorkBase)

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in WorkBase. Hierbij worden artikelen opgehaald uit WorkBase via de synchronisatieknop. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam (de omschrijving in WorkBase)

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (de artikelcode in WorkBase)

• Verkoopprijs (exclusief btw)

• Kostprijs

• Btw (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw-tarief heeft)

• Prijs per / Eenheid (alleen als dit in TimeKing nog niet is ingevuld)

Let op: Tarieven gaan alleen van WorkBase naar TimeKing. Nieuwe tarieven of wijzigingen in TimeKing worden niet naar WorkBase gestuurd.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met verhuurorders in WorkBase. Hierbij worden de verhuurorders van gekoppelde klanten opgehaald uit WorkBase via de synchronisatieknop, en worden projecten realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing als verhuurorder naar WorkBase gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Projectnaam

• Omschrijving

• Startdatum (de afhaaldatum in WorkBase)

• Einddatum (de retourdatum in WorkBase)

• Klant

• Nummer (alleen bij ophalen)

Let op: Alleen verhuurorders van klanten die al aan WorkBase gekoppeld zijn, worden opgehaald; synchroniseer daarom eerst de klanten. Een project uit TimeKing wordt alleen naar WorkBase gestuurd als de klant van het project aan WorkBase gekoppeld is.

Verkoopfacturen

We synchroniseren de facturen in TimeKing met facturen in WorkBase. Hierbij wordt een factuur naar WorkBase gestuurd op het moment dat je de factuur in TimeKing definitief maakt; de factuur wordt in WorkBase direct verwerkt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Klant (met het factuuradres uit WorkBase, of anders het order- of leveradres)

• Referentie

• Project (de projectnaam, als de factuur bij een project hoort)

• Per factuurregel: artikel, aantal, prijs, korting en leverdatum (de datum van de regel)

Let op: Elke factuurregel moet een tarief hebben dat aan een artikel in WorkBase gekoppeld is; anders krijg je de melding “Er is een artikel in de factuur zonder artikelcode!”. Ook moet de klant aan WorkBase gekoppeld zijn en in WorkBase een adres hebben (“Factuur word niet gesynchroniseerd, adres van de klant in WorkBase is niet correct.”). In beide gevallen wordt de factuur niet definitief.

Werking

Gegevens uit WorkBase haal je op met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, per onderdeel (bijvoorbeeld “Klanten synchroniseren”) of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. De synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd; bij de knoppen zie je daarna “Laatste synchronisatie op”. Er is geen automatische, periodieke synchronisatie vanuit WorkBase.

Van TimeKing naar WorkBase gaat realtime: zodra je een klant of project opslaat, en alleen voor items die aan WorkBase gekoppeld zijn en waarvan het type bij “Synchroniseren” is aangevinkt. Klanten en projecten met de keuze “automatisch toevoegen” die nog niet in WorkBase staan, worden bij een synchronisatie alsnog naar WorkBase gestuurd.

Een factuur gaat naar WorkBase zodra je deze definitief maakt. Geeft WorkBase een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de foutmelding in beeld. Alle berichten die TimeKing naar WorkBase stuurt, vind je terug onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of project kies je per administratie hoe deze aan WorkBase gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → het item wordt bij opslaan in WorkBase aangemaakt.

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande relatie of verhuurorder uit WorkBase in de lijst.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het nummer uit WorkBase in.

• Niet toevoegen → het item wordt niet aan WorkBase gekoppeld.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. API Key regelen voor WorkBase.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. API Key regelen voor WorkBase

1. Zorg dat je beschikt over de API Key van je WorkBase-omgeving.

2. Gebruik je meerdere administraties in TimeKing, zorg dan voor een API Key per WorkBase-omgeving die je wilt koppelen.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van WorkBase.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Open onder de administraties het tabblad van de TimeKing-administratie die je wilt koppelen en zet het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Vul bij “API Key” de API Key van WorkBase in.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven”, “Projecten (Verhuur)” en/of “Facturen”.

6. Herhaal stap 3 tot en met 5 voor elke andere administratie die je wilt koppelen.

7. Klik onderaan op “Opslaan”.

8. Klik daarna op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor het eerst op te halen.