De voordelen van de koppeling met Muis Software

• 👥 Je debiteuren uit Muis staan direct in TimeKing, en een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch als debiteur in Muis aangemaakt.

• 💶 Je tarieven komen uit de artikelen in Muis, inclusief verkoopprijs, kostprijs, btw en eenheid.

• 🧾 Definitieve facturen komen zonder overtypen als verkooporder in Muis terecht.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je een eigen Muis-omgeving.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Muis Software.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de debiteuren in Muis. Klanten worden opgehaald uit Muis via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Maak of wijzig je een klant in TimeKing die aan Muis gekoppeld is, dan wordt die direct bij opslaan naar Muis gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Zoeknaam

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Btw-nummer

• KVK-nummer

• Bankrekeningnummer (IBAN) (alleen van TimeKing naar Muis)

Let op: Muis staat per veld een maximaal aantal tekens toe. In TimeKing geldt daarom: bedrijfsnaam en adres maximaal 50, stad maximaal 24, postcode maximaal 8, e-mailadres maximaal 64, telefoonnummer maximaal 15, zoeknaam maximaal 20, btw-nummer maximaal 14 en KVK-nummer maximaal 15 tekens. Bij het ophalen koppelt TimeKing bestaande klanten op debiteurnummer, zodat er geen dubbele klanten ontstaan.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de artikelen in Muis. Tarieven worden opgehaald uit Muis via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw

• Eenheid

Let op: de btw-code van een artikel in Muis (hoog, laag, geen of verlegd) wordt omgezet naar het standaard btw-tarief voor hoog, laag, nul of verlegd in TimeKing. De naam van een tarief mag maximaal 40 tekens lang zijn.

Verkoopfacturen

Facturen worden van TimeKing naar Muis gestuurd zodra je een factuur definitief maakt. De factuur wordt in Muis aangemaakt als verkooporder met:

• Factuurdatum en vervaldatum (als uiterste leverdatum)

• De debiteur

• Factuurnummer (als extern ordernummer)

• Kop- en voettekst van de factuur (als opmerking)

• Bedrijfsnaam, adres, postcode, stad, land, e-mailadres en telefoonnummer van de factuur (als verzendgegevens)

• Per factuurregel het aantal, de datum, de omschrijving, de korting, de prijs en het artikel van het gekoppelde tarief

Let op: de kop- en voettekst samen mogen maximaal 250 tekens bevatten, anders wordt de factuur niet verstuurd. Het factuurnummer mag maximaal 9 tekens lang zijn. De klant van de factuur moet aan Muis gekoppeld zijn.

Werking

Je koppelt per administratie in TimeKing een Muis-omgeving. Klanten en tarieven haal je op met de synchronisatieknoppen in de koppelingsinstellingen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht automatisch alle onderdelen die je bij “Synchroniseren” hebt aangevinkt. Onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was.

Wijzigingen aan klanten in TimeKing gaan direct bij opslaan naar Muis, maar alleen voor klanten die aan Muis gekoppeld zijn. Facturen worden verstuurd op het moment dat je ze definitief maakt. Geeft Muis een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in TimeKing. Alle berichten die TimeKing naar Muis stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant kies je per administratie onder “Koppelingen” hoe de klant aan Muis gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij opslaan als debiteur in Muis aangemaakt en daarna automatisch gekoppeld.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest de bestaande debiteur uit Muis in de lijst; wijzigingen in TimeKing worden daarna naar die debiteur gestuurd.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf het debiteurnummer in waaronder de klant in Muis bekend is.

Kies je “niet toevoegen”, dan wordt de klant niet met Muis gesynchroniseerd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Partnerkey en omgevingscode van Muis klaarzetten.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Partnerkey en omgevingscode van Muis klaarzetten

1. Zoek de partnerkey van Muis op.

2. Zoek per Muis-omgeving die je wilt koppelen de omgevingscode op. Gebruik je meerdere administraties in TimeKing, bepaal dan per administratie welke Muis-omgeving erbij hoort.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Muis. Hiervoor heb je de module Koppelingen en rechten om koppelingen te beheren nodig.

2. Zet het schuifje “Actief” aan en vul bij “Partnerkey” de partnerkey van Muis in. Er verschijnt per administratie een tabblad.

3. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen, zet “Administratie koppelen” aan en vul bij “Omgevingscode” de omgevingscode van Muis in.

4. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt synchroniseren: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

5. Klik onderaan op “Opslaan”.

6. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor de eerste keer op te halen.