De voordelen van de koppeling tussen TimeKing-omgevingen

• 🏢 Ideaal voor zusterbedrijven of vestigingen met elk een eigen TimeKing-omgeving die voertuigen of medewerkers met elkaar delen.

• 🚜 Zie op je eigen planbord wanneer een gedeeld voertuig bij het andere bedrijf op een bon staat.

• 👷 Zie op je eigen planbord de bonnen, het verlof en het verzuim van gedeelde medewerkers bij het andere bedrijf.

• ⚠️ Bij het kiezen van een medewerker of voertuig op een bon zie je direct dat die al bij het andere bedrijf is ingepland.

• 🔄 Wijzigingen in de planning worden automatisch doorgegeven, zonder dat je iets dubbel hoeft in te voeren.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen twee TimeKing-omgevingen. In dit artikel noemen we de omgeving waarin je de koppeling instelt “je eigen omgeving”, en de omgeving waarmee je koppelt “de andere omgeving”.

Planbord: voertuigen

Je eigen omgeving haalt uit de andere omgeving op welke voertuigen daar op bonnen staan, en op welke tijden. Die inzet verschijnt op het planbord van je eigen omgeving bij het voertuig met dezelfde code. Kies je in de instellingen een medewerker bij “(Planbord: voertuigen) Medewerker toewijzen”, dan verschijnt de inzet ook in de rij van die medewerker. Gegevens die worden opgehaald zijn:

• Code van het voertuig

• Begin- en eindtijd van de bon

• Omschrijving (het voertuig op de bon)

Kies je op een bon een voertuig dat in de andere omgeving al is ingepland, dan zie je achter de naam bijvoorbeeld “(Ingepland voor 08:00 - 12:00)”.

Let op: voertuigen worden gekoppeld op “Code”. Geef een gedeeld voertuig in beide omgevingen dus dezelfde code.

Planbord: medewerkers

Voor de medewerkers die je in de instellingen selecteert, haalt je eigen omgeving uit de andere omgeving de planning op. Die verschijnt op het planbord van je eigen omgeving bij de medewerker met hetzelfde personeelsnummer. Gegevens die worden opgehaald zijn:

• Bonnen van de medewerker (begin- en eindtijd, werkzaamheid en klant)

• Goedgekeurd verlof (soort verlof en periode)

• Verzuim

Kies je op een bon een medewerker die in de andere omgeving al is ingepland, dan zie je achter zijn naam bijvoorbeeld “(Ingepland voor 08:00 - 12:00)”.

Let op: medewerkers worden gekoppeld op personeelsnummer. Je kunt alleen medewerkers selecteren die in je eigen omgeving een personeelsnummer hebben, en in de andere omgeving moet de medewerker hetzelfde personeelsnummer hebben.

Werking

De koppeling werkt in één richting: je eigen omgeving leest de planning van de andere omgeving. Er wordt niets in de andere omgeving aangemaakt of gewijzigd. De ingeplande bonnen uit de andere omgeving zijn alleen ter informatie op je planbord te zien.

Wil je dat beide bedrijven elkaars planning zien, stel de koppeling dan in beide omgevingen in, met elkaars API url en API key. Dat heeft nog een voordeel: wijzigt er iets aan de bonnen, het verlof of het verzuim in een omgeving, dan seint die omgeving dat elk kwartier door aan de andere omgeving. Die haalt de planning van de gewijzigde dagen dan opnieuw op.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. API activeren in de andere TimeKing-omgeving

2. Koppeling configureren in je eigen TimeKing-omgeving.

1. API activeren in de andere TimeKing-omgeving

1. Log in op de andere TimeKing-omgeving en ga naar “Instellingen” → “Algemeen” → “API”.

2. Zet het schuifje “API actief” aan en klik op “Opslaan”.

3. Kopieer de “(Private) API key”. Deze heb je straks nodig. Deel deze sleutel niet met anderen.

4. Noteer ook het adres van de andere omgeving, bijvoorbeeld bedrijfx.timeking.nl.

2. Koppeling configureren in je eigen TimeKing-omgeving

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van TimeKing.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Klik bij “Externe omgevingen” op “Nieuwe omgeving toevoegen”.

4. Vul bij “TimeKing API url” het adres van de andere omgeving in, bijvoorbeeld bedrijfx.timeking.nl.

5. Plak bij “TimeKing API key” de API key die je in stap 1 hebt gekopieerd.

6. Vink bij “Te synchroniseren items” aan wat je wilt zien: “Planbord: voertuigen” en/of “Planbord: medewerkers”.

7. Wil je de inzet van de voertuigen ook bij een medewerker op het planbord zien? Kies die medewerker dan bij “(Planbord: voertuigen) Medewerker toewijzen”.

8. Vink bij “(Planbord: medewerkers) Te synchroniseren medewerkers selecteren” de medewerkers aan van wie je de planning uit de andere omgeving wilt zien.

9. Koppel je met meer dan één omgeving? Klik dan nogmaals op “Nieuwe omgeving toevoegen” en herhaal de stappen voor die omgeving.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.