De voordelen van de koppeling met AccountView

• 👥 Klanten haal je in één keer op uit AccountView, en nieuwe of gewijzigde klanten in TimeKing staan direct als debiteur in AccountView.

• 🏷️ Artikelen uit AccountView gebruik je als tarieven in TimeKing, inclusief verkoopprijs en btw.

• 🧾 Definitieve facturen komen automatisch als verkoopboeking in het verkoopdagboek van AccountView.

• 🔐 Je koppelt veilig met je eigen AccountView-account, zonder bestanden te exporteren of te importeren.

• 🏢 Per administratie in TimeKing kies je met welk AccountView-bedrijf je koppelt.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en AccountView.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren in AccountView. Hierbij worden klanten opgehaald uit AccountView via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch), en realtime naar AccountView gestuurd bij het aanmaken of wijzigen in TimeKing. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Zoeknaam

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• Bankrekening t.n.v.

Let op: een nieuwe klant krijgt in AccountView het volgende vrije debiteurnummer uit de nummering van AccountView. Gebruikt je administratie geen numerieke debiteurnummers, vul dan zelf een debiteurnummer in bij de klant in TimeKing. Nieuwe debiteuren komen op de verzamelrekening die je instelt bij “Klanten verzamelrekening code”. Geeft AccountView een foutmelding over de postcode, controleer dan of deze is ingevuld als 9999 AA (met een spatie ertussen).

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in AccountView. Hierbij worden artikelen alleen opgehaald uit AccountView via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Verkoopprijs

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Btw (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw heeft)

• Eenheid (alleen als het tarief in TimeKing nog geen eenheid heeft)

Let op: tarieven die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, worden niet naar AccountView gestuurd. Je kunt een tarief wel koppelen aan een bestaand artikel in AccountView.

Verkoopfacturen

We sturen de facturen uit TimeKing naar AccountView op het moment dat je een factuur definitief maakt. Bij “Facturen versturen als” kies je hoe de factuur in AccountView terechtkomt. Bij een verkoopboeking wordt de factuur geboekt op de dagboekbladzijde die je hebt ingesteld. De gegevens die worden meegestuurd zijn:

• Factuurnummer en referentie (als omschrijving van de boeking)

• Debiteur (de gekoppelde klant)

• Per factuurregel: datum, aantal, omschrijving, bedrag excl. btw, btw-code en btw-bedrag

• Het projectnummer, als de factuur bij een project hoort

• De kostenplaats, als die bij het tarief is ingesteld

Let op: de klant van de factuur moet aan AccountView gekoppeld zijn. Alle factuurregels worden geboekt op het rekeningnummer dat je instelt bij “Verkoopboeking rekeningnummer code”. De btw-code komt van het btw-tarief van de regel; is daar geen AccountView-code aan gekoppeld, dan gebruikt TimeKing de standaard btw-code (hoog, laag, nul of verlegd) uit de instellingen. Een verkoopboeking kun je achteraf niet meer vanuit TimeKing wijzigen.

Werking

Klanten en tarieven haal je op uit AccountView met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast worden de aangevinkte onderdelen elke nacht automatisch gesynchroniseerd. Wanneer je een gekoppelde klant in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt deze direct naar AccountView gestuurd. Facturen worden verstuurd zodra je ze definitief maakt. Geeft AccountView een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de melding in TimeKing. Per conceptfactuur kies je bij “Koppelingen” of de factuur wordt toegevoegd (standaard), “Handmatig doorgezet” is of niet wordt toegevoegd. Alle berichten naar AccountView vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of tarief kies je onder “Koppelingen” hoe deze aan AccountView gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij het opslaan als nieuwe debiteur in AccountView aangemaakt (alleen voor klanten).

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande debiteur of een bestaand artikel uit AccountView; wijzigingen in een gekoppelde klant worden naar AccountView gestuurd.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het debiteurnummer of artikelnummer uit AccountView in.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. AccountView voorbereiden.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. AccountView voorbereiden

1. Ga in AccountView naar “Document” → “Stamgegevens administratie” → “Dagboeken” en controleer bij het verkoopdagboek dat de instelling “Saldocontrole” niet is aangevinkt.

2. Controleer in de administratie-instellingen van AccountView of er een verzamelrekening voor debiteuren is ingevuld.

3. Zoek het rekeningnummer op waarop je de omzet uit TimeKing wilt boeken.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van AccountView.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Klik op “Koppel met AccountView”, log in met je AccountView-account en geef toestemming. Je komt daarna vanzelf terug in TimeKing.

4. Kies bij “Administraties” welke administraties in TimeKing je wilt koppelen.

5. Open het tabblad van de administratie, zet “Administratie koppelen” aan en kies bij “Bedrijf” het bedrijf in AccountView.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

7. Bij klanten: controleer de “Klanten verzamelrekening code”. Deze wordt automatisch overgenomen uit de administratie-instellingen van AccountView.

8. Bij facturen: kies bij “Facturen versturen als” voor “Verkoopboeking” of “Factuur”.

9. Kies bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd” de bijbehorende btw-codes uit AccountView. Alle vier zijn verplicht.

10. Kies bij “Dagboekbladzijde code” het verkoopdagboek. Staat er een rode bol bij het dagboek, dan staat “Saldocontrole” nog aan in AccountView.

11. Vul bij “Verkoopboeking rekeningnummer code” het rekeningnummer in waarop de omzet geboekt moet worden.

12. Klik onderaan op “Opslaan”.

13. Haal je klanten en tarieven op met de synchronisatieknoppen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”.