De voordelen van de koppeling met AFAS SB

• 👥 Organisaties uit AFAS SB staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten in TimeKing gaan direct naar AFAS SB.

• 🏷️ Producten uit AFAS SB gebruik je als tarieven in TimeKing.

• 📁 Projecten uit AFAS SB haal je op als projecten in TimeKing, zodat je er direct uren en bonnen op kunt registreren.

• 🧾 Definitieve facturen komen als verkoopfactuur of als verkoopboeking in AFAS SB, net wat jij kiest.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je met een eigen AFAS SB-omgeving en administratie.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en AFAS SB.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met organisaties in AFAS SB. Hierbij worden niet-gearchiveerde organisaties opgehaald uit AFAS SB via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden opgehaald zijn:

• Debiteurnummer (het relatienummer in AFAS SB)

• Bedrijfsnaam

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• E-mailadres

• Btw-nummer

• KVK-nummer

Klanten die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, worden realtime als organisatie naar AFAS SB gestuurd met deze velden:

• Bedrijfsnaam

• KVK-nummer

• Btw-nummer

• E-mailadres

• Telefoonnummer 1

Let op: alleen klanten met het type “Klant” (bij “Type(s)”) worden naar AFAS SB gestuurd. Adresgegevens worden niet vanuit TimeKing naar AFAS SB gestuurd.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met producten in AFAS SB. Hierbij worden de actieve producten van de gekoppelde administratie opgehaald uit AFAS SB via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Prijs per (wordt ingesteld op aantal)

Let op: tarieven die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, worden niet naar AFAS SB gestuurd.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten in AFAS SB. Hierbij worden de projecten van de gekoppelde administratie opgehaald uit AFAS SB via de synchronisatieknop (en elke nacht automatisch). De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Nummer

• Projectnaam

Let op: projecten die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, worden niet naar AFAS SB gestuurd.

Verkoopfacturen

We sturen de facturen uit TimeKing naar AFAS SB op het moment dat je een factuur definitief maakt. Bij “Facturen versturen als” kies je of de factuur als verkoopfactuur of als verkoopboeking in AFAS SB komt.

Bij “Factuur” wordt een verkoopfactuur aangemaakt met:

• Klant en factuuradres (uit AFAS SB)

• Factuurdatum en referentie

• Per factuurregel: product, aantal, prijs (na korting) en omschrijving

Bij “Verkoopboeking” wordt een verkoopboeking aangemaakt met:

• Klant, factuurnummer, factuurdatum en referentie

• De boven- en onderschrift van de factuur als omschrijving

• Per factuurregel: grootboekrekening, omschrijving, bedrag excl. btw, btw-bedrag en btw-soort

Let op: de klant van de factuur moet aan AFAS SB gekoppeld zijn. Het product van een regel is het gekoppelde product van het tarief; zonder koppeling gebruikt TimeKing het standaard product voor het btw-tarief van de regel. Bij een verkoopboeking geldt hetzelfde voor de grootboekrekening. Bij btw verlegd wordt altijd het product of de grootboekrekening voor “verlegd” gebruikt. AFAS SB verstuurt de factuur zelf niet per e-mail.

Werking

Klanten, tarieven en projecten haal je op uit AFAS SB met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling, of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast worden de aangevinkte onderdelen elke nacht automatisch gesynchroniseerd. Wanneer je een gekoppelde klant in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt deze direct naar AFAS SB gestuurd. Facturen worden verstuurd zodra je ze definitief maakt. Geeft AFAS SB een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de melding in TimeKing. Per conceptfactuur kies je bij “Koppelingen” of de factuur wordt toegevoegd (standaard), “Handmatig doorgezet” is of niet wordt toegevoegd. Alle berichten naar AFAS SB vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant, tarief of project kies je onder “Koppelingen” hoe deze aan AFAS SB gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij het opslaan als nieuwe organisatie in AFAS SB aangemaakt (alleen voor klanten).

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande organisatie, een bestaand product of een bestaand project uit AFAS SB.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het nummer uit AFAS SB in.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Applicatie Token aanmaken in AFAS SB.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Applicatie Token aanmaken in AFAS SB

1. Maak in AFAS SB een Applicatie Token aan voor TimeKing en kopieer deze.

2. Noteer het domein en de organisatie uit de adresbalk van AFAS SB. Het adres ziet eruit als https://[domein].afasfocus.nl/[organisatie].

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van AFAS SB.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Kies bij “Administraties” welke administraties in TimeKing je wilt koppelen.

4. Open het tabblad van de administratie en zet “Administratie koppelen” aan.

5. Vul bij “Domein” het deel van het adres vóór .afasfocus.nl in, bij “Organisatie” het deel na .afasfocus.nl/ en bij “Applicatie Token” de token uit AFAS SB.

6. Kies bij “Administratie” de administratie in AFAS SB.

7. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven”, “Projecten” en/of “Facturen”.

8. Bij facturen: kies bij “Facturen versturen als” voor “Factuur” of “Verkoopboeking”.

9. Kies je “Factuur”, selecteer dan bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd” een product uit AFAS SB. Kies je “Verkoopboeking”, selecteer dan bij “Standaard grootboekrekening hoog”, “Standaard grootboekrekening laag”, “Standaard grootboekrekening geen” en “Standaard grootboekrekening verlegd” een grootboekrekening. Alle vier zijn verplicht.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Haal je klanten, tarieven en projecten op met de synchronisatieknoppen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”.