De voordelen van de koppeling met Exact Globe

• 👥 Je klanten uit Exact Globe staan direct in TimeKing, en een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch in Exact Globe aangemaakt.

• 💶 Je tarieven komen uit de artikelen in Exact Globe, inclusief verkoopprijs, btw en eenheid.

• 🧑‍🔧 Gegevens van je medewerkers blijven gelijk tussen Exact Globe en TimeKing.

• ⏱️ Bonnen gaan als urenregels naar Exact Globe zodra ze de status hebben die jij kiest.

• 🧾 Definitieve facturen worden automatisch in Exact Globe geboekt.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Exact Globe.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de relaties (debiteuren) in Exact Globe. Klanten worden opgehaald uit Exact Globe via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Alleen relaties met een debiteurnummer die niet geblokkeerd zijn, worden opgehaald. Maak of wijzig je een klant in TimeKing die aan Exact Globe gekoppeld is, dan wordt die direct bij opslaan naar Exact Globe gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Debiteurnummer (alleen bij ophalen)

• Adres (het afleveradres in Exact Globe)

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2

• E-mailadres

• Btw-nummer

• Bankrekeningnummer (IBAN)

Let op: een klant die nieuw uit Exact Globe komt, krijgt in TimeKing een zoeknaam op basis van de bedrijfsnaam. Heb je één administratie in TimeKing, dan koppelt TimeKing bestaande klanten bij het ophalen op debiteurnummer, zodat er geen dubbele klanten ontstaan.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de artikelen in Exact Globe. Tarieven worden opgehaald uit Exact Globe via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Btw

• Eenheid

Let op: btw-codes uit Exact Globe die nog niet in TimeKing bestaan, worden bij het ophalen als btw-tarief aangemaakt. Een tarief dat al een btw-tarief heeft, houdt dat btw-tarief.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met de medewerkers (resources) in Exact Globe. Bij het ophalen via de synchronisatieknop en elke nacht worden alleen medewerkers bijgewerkt die al in TimeKing bestaan, op basis van het personeelsnummer. Wijzig je een medewerker met een personeelsnummer in TimeKing, dan wordt de wijziging direct bij opslaan naar Exact Globe gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Voornaam en achternaam

• Adres en huisnummer

• Postcode

• Woonplaats

• E-mailadres (alleen bij ophalen, als dit in TimeKing nog leeg is)

• Telefoonnummer (alleen bij ophalen)

• Geboortedatum (alleen bij ophalen)

• Burgerservicenummer (alleen bij ophalen)

Let op: het personeelsnummer in TimeKing moet gelijk zijn aan het nummer van de medewerker in Exact Globe. Nieuwe medewerkers worden niet automatisch aangemaakt, in TimeKing niet en in Exact Globe ook niet.

Bonnen / uren

Bonnen worden van TimeKing naar Exact Globe gestuurd als urenregel zodra de bon de status heeft die je bij “Synchroniseren bonnen status” kiest (standaard “Verwerkt”). Per bon worden de volgende gegevens verstuurd:

• Datum, starttijd en eindtijd

• Gewerkte uren

• Project

• Medewerker (op basis van het personeelsnummer)

• Werkzaamheid en het artikelnummer van het bijbehorende tarief

• Omschrijving van de bon (als referentie)

Let op: een bon wordt alleen verstuurd als er een werkzaamheid met een gekoppeld tarief, een medewerker en een project aan gekoppeld zijn. De medewerker moet een personeelsnummer hebben dat in Exact Globe bestaat.

Verkoopfacturen

Facturen worden van TimeKing naar Exact Globe gestuurd zodra je een factuur definitief maakt. De factuur wordt als financiële boeking in Exact Globe vastgelegd met:

• Factuurdatum

• Factuurnummer (als boekstuknummer en als onze referentie)

• Debiteurnummer van de klant

• Totaalbedrag

• Per factuurregel de omschrijving en het bedrag inclusief btw

Let op: de klant van de factuur moet aan Exact Globe gekoppeld zijn, anders wordt de factuur niet verstuurd en niet definitief gemaakt.

Werking

Exact Globe draait op je eigen server. TimeKing maakt via internet verbinding met de webservice van Exact Globe op die server, met de gegevens die je per administratie invult. Klanten, tarieven en medewerkers haal je op met de synchronisatieknoppen in de koppelingsinstellingen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht automatisch alle onderdelen die je bij “Synchroniseren” hebt aangevinkt. Onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was.

Wijzigingen in TimeKing gaan direct bij opslaan naar Exact Globe, maar alleen voor items die aan Exact Globe gekoppeld zijn. Bonnen gaan naar Exact Globe zodra ze de gekozen status krijgen. Facturen worden verstuurd op het moment dat je ze definitief maakt. Geeft Exact Globe een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in TimeKing. Alle berichten die TimeKing naar Exact Globe stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant kies je per administratie onder “Koppelingen” hoe de klant aan Exact Globe gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij opslaan in Exact Globe aangemaakt en daarna automatisch gekoppeld.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest de bestaande relatie uit Exact Globe in de lijst; wijzigingen in TimeKing worden daarna naar die relatie gestuurd.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf de code in waaronder de klant in Exact Globe bekend is.

Kies je “niet toevoegen”, dan wordt de klant niet met Exact Globe gesynchroniseerd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Server van Exact Globe bereikbaar maken.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Server van Exact Globe bereikbaar maken

1. Zorg dat de webservice (REST-service) van Exact Globe op je server draait en dat TimeKing deze via internet kan bereiken.

2. Maak een Windows-gebruiker aan, of kies een bestaande, die toegang heeft tot Exact Globe. TimeKing logt met deze gebruikersnaam en dit wachtwoord in.

3. Zoek de volgende gegevens op: het IP-adres van de server, de naam van de SQL-server waarop Exact Globe draait en de naam van de database (administratie) die je wilt koppelen.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Exact Globe. Hiervoor heb je de module Koppelingen en rechten om koppelingen te beheren nodig.

2. Zet het schuifje “Actief” aan. Er verschijnt per administratie een tabblad.

3. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen en zet “Administratie koppelen” aan.

4. Vul de verbindingsgegevens uit stap 1 in: “Server IP-Adres”, “Server naam”, “Database naam / poort nummer”, “Gebruikersnaam” en “Wachtwoord”.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt synchroniseren: “Klanten”, “Tarieven”, “Medewerkers”, “Bonnen” en/of “Facturen”.

6. Heb je “Bonnen” aangevinkt, kies dan bij “Synchroniseren bonnen status” na welke status bonnen naar Exact Globe gaan, bijvoorbeeld “Verwerkt”.

7. Klik onderaan op “Opslaan”.

8. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor de eerste keer op te halen.