De voordelen van de koppeling met Moneybird

• 👥 Contacten uit Moneybird staan als klanten in TimeKing, en nieuwe of gewijzigde klanten in TimeKing gaan direct naar Moneybird.

• 🏷️ Producten uit Moneybird komen als tarieven in TimeKing, inclusief prijs en btw.

• 📁 Projecten uit Moneybird zijn beschikbaar in TimeKing, en naam en status gaan terug naar Moneybird.

• ⏱️ Bonnen worden vanaf de status die jij kiest als tijdregistratie in Moneybird gezet.

• 🧾 Facturen gaan bij het definitief maken als concept naar Moneybird.

• 💶 Zet je een factuur in Moneybird op betaald, dan staat hij in TimeKing ook direct op betaald.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Moneybird.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de contacten in Moneybird. Contacten worden opgehaald uit Moneybird (elke nacht en via de synchronisatieknop) en klanten worden realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar Moneybird gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam (bedrijfsnaam, of voor- en achternaam als er geen bedrijfsnaam is)

• Debiteurnummer (klantnummer in Moneybird)

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• KVK-nummer

• Btw-nummer

Let op: een klant moet een debiteurnummer hebben om naar Moneybird gestuurd te worden. Zolang “Klanten” wordt gesynchroniseerd, is het debiteurnummer daarom verplicht bij het aanmaken van een klant.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de producten in Moneybird. Producten worden opgehaald uit Moneybird (elke nacht en via de synchronisatieknop). Wijzig je in TimeKing een tarief, dan wordt het product in Moneybird met hetzelfde artikelnummer realtime bijgewerkt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam (omschrijving in Moneybird)

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (identifier in Moneybird)

• Verkoopprijs

• Btw-tarief (alleen van Moneybird naar TimeKing, als het tarief nog geen btw-tarief heeft)

Let op: nieuwe tarieven uit TimeKing worden niet in Moneybird aangemaakt. Een tarief zonder “Artikelnummer in boekhoudprogramma” wordt niet naar Moneybird gestuurd.

Projecten

We synchroniseren de projecten in TimeKing met de projecten in Moneybird. Projecten worden opgehaald uit Moneybird (elke nacht en via de synchronisatieknop). Wijzig je een gekoppeld project in TimeKing, dan wordt het project in Moneybird realtime bijgewerkt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Projectnaam

• Nummer (alleen van Moneybird naar TimeKing, afgeleid van de projectnaam)

• Status (alleen van TimeKing naar Moneybird: “In uitvoering” wordt actief, elke andere status wordt gearchiveerd)

Let op: in Moneybird heeft een project geen klant, in TimeKing wel. Opgehaalde projecten krijgen daarom de klant die je instelt bij “Klant voor de orders”. Zonder die instelling worden er geen projecten opgehaald.

Medewerkers

De gebruikers uit Moneybird worden opgehaald (elke nacht en via de synchronisatieknop) en gekoppeld aan bestaande medewerkers in TimeKing op basis van het e-mailadres of het personeelsnummer. De velden die worden bijgewerkt zijn:

• Voornaam

• Achternaam

• Personeelsnummer (wordt het ID van de gebruiker in Moneybird)

Let op: er worden geen nieuwe medewerkers aangemaakt en wijzigingen in TimeKing gaan niet naar Moneybird. Het personeelsnummer is nodig om bonnen als tijdregistratie naar Moneybird te sturen.

Bonnen

Bonnen worden als tijdregistratie naar Moneybird gestuurd zodra ze de status hebben die je bij “Synchroniseren bonnen status” kiest. Dat gebeurt realtime bij het opslaan van de bon; bonnen die nog niet verstuurd zijn, gaan mee met de nachtelijke synchronisatie en de knop “Bonnen synchroniseren”. De velden die worden meegestuurd zijn:

• Medewerker

• Start- en eindtijd

• Pauze

• Werkzaamheid (als omschrijving)

• Klant

• Project

Let op: een bon wordt alleen verstuurd als de klant aan Moneybird gekoppeld is en de medewerker een personeelsnummer uit Moneybird heeft (zie Medewerkers). Een bon wordt één keer verstuurd; latere wijzigingen gaan niet naar Moneybird.

Verkoopfacturen

Facturen worden naar Moneybird gestuurd op het moment dat je de factuur in TimeKing definitief maakt. De factuur komt als concept in Moneybird, zodat je hem daar kunt controleren en versturen. De factuurdatum wordt bewust niet meegestuurd, zodat je die in het concept nog kunt aanpassen. De velden die worden meegestuurd zijn:

• Klant

• Referentie

• Betalingstermijn

• Factuurregels met omschrijving, aantal en eenheid, prijs (na korting), btw-tarief en de periode (datum van de regel)

• Per regel het product van het gekoppelde tarief, of anders het standaard product dat bij de btw hoort

• Per regel de grootboekrekening van het product, of anders de “Standaard grootboekrekening”

Let op: de klant van de factuur moet aan Moneybird gekoppeld zijn en alle standaard btw-producten en de standaard grootboekrekening moeten zijn ingevuld. Anders wordt de factuur niet definitief gemaakt.

Betaalstatus

Zet je een factuur die uit TimeKing komt in Moneybird op betaald, dan meldt Moneybird dat direct aan TimeKing en krijgt de factuur in TimeKing de status betaald.

Let op: hiervoor moet “Facturen” aangevinkt zijn. TimeKing meldt zich bij Moneybird aan voor deze berichten zodra je in de instellingen van de koppeling op een synchronisatieknop klikt.

Werking

Elke nacht synchroniseert TimeKing alle aangevinkte onderdelen per gekoppelde administratie. Je kunt ook zelf synchroniseren met de knoppen per onderdeel of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”; onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was. Klanten, tarieven, gekoppelde projecten en bonnen gaan realtime naar Moneybird zodra je ze opslaat, en facturen gaan naar Moneybird bij het definitief maken. Geeft Moneybird een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in beeld. Alle berichten die TimeKing naar Moneybird stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant kies je onder “Koppelingen” wat er met Moneybird moet gebeuren:

• Automatisch toevoegen → TimeKing maakt het contact aan in Moneybird.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest het bestaande contact uit Moneybird.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf de code uit Moneybird in.

• Niet toevoegen → de klant wordt niet naar Moneybird gestuurd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Toegang aanmaken in Moneybird.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Toegang aanmaken in Moneybird

Met een OAuth-applicatie

1. Log in bij Moneybird en ga via je gebruikersnaam rechtsboven naar je “Gebruikersaccount”.

2. Ga naar “Ontwikkelaars” en klik op “API token aanmaken”.

3. Vul als naam “TimeKing” in.

4. Vul bij “Callback URL” deze link in: https://timeking.nl/oauth/moneybird

5. Klik op “Opslaan”. Je ziet nu de Client ID en de Client Secret; die heb je nodig in stap 2.

Met een persoonlijke API-token

1. Maak in Moneybird een API-token aan voor de administratie die je wilt koppelen. Volgens Moneybird doe je dat op de pagina “Externe applicaties” bij de instellingen van de administratie.

2. Kopieer de token; die heb je nodig in stap 2.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” → “Koppelingen” → “Configuratie” en klik op het logo van Moneybird.

2. Zet het schuifje “Actief” aan en kies bij “Administraties” welke TimeKing-administraties je wilt koppelen.

3. Open het tabblad van de administratie en zet “Administratie koppelen” aan.

4. Kies bij “Authenticatie type” voor “Persoonlijke API-token” of “OAuth-applicatie”.

   • Bij “Persoonlijke API-token” plak je de token in “Persoonlijke toegangstoken”.

   • Bij “OAuth-applicatie” vul je de “Client ID” en “Client Secret” in en klik je op “Koppel met Moneybird”. Je komt in Moneybird terecht; geef daar toestemming en je komt terug in TimeKing.

5. Kies bij “Administratie” de Moneybird-administratie die je wilt koppelen.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven”, “Projecten”, “Bonnen”, “Medewerkers” en/of “Facturen”.

7. Bij “Projecten”: kies bij “Klant voor de orders” de klant waarmee opgehaalde projecten worden opgeslagen.

8. Bij “Bonnen”: kies bij “Synchroniseren bonnen status” vanaf welke status bonnen naar Moneybird gaan (standaard “Verwerkt”).

9. Bij “Facturen”: kies de producten voor “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd”, en kies de “Standaard grootboekrekening” waarop de omzet in Moneybird wordt geboekt.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Zo worden de gegevens voor de eerste keer opgehaald en meldt TimeKing zich bij Moneybird aan voor betaalde facturen.

Problemen oplossen

• Melding “De koppeling Moneybird is actief maar niet verbonden.” Controleer in de instellingen van de koppeling of de Client ID en Client Secret (of de persoonlijke toegangstoken) nog zijn ingevuld en klik bij een OAuth-applicatie opnieuw op “Koppel met Moneybird”.

• Client ID en Client Secret kwijt? Je vindt ze terug in Moneybird via je “Gebruikersaccount” → “Ontwikkelaars” → de API-token “TimeKing”.

• “Het synchroniseren is fout gegaan! Controleer de instellingen van de koppeling” Controleer of de klant van de factuur aan Moneybird gekoppeld is en of alle standaard btw-producten en de standaard grootboekrekening zijn ingevuld.