De voordelen van de koppeling met HR & Salaris Gemak

• 👥 Persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum neem je automatisch over uit HR & Salaris Gemak.

• 📄 Loonstroken en jaaropgaven komen automatisch bij de juiste medewerker in TimeKing te staan.

• 🗂️ Je kiest zelf onder welke categorie de documenten bij de medewerker worden opgeslagen.

• 🌙 De gegevens worden elke nacht bijgewerkt, zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en HR & Salaris Gemak.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met de werknemers van de gekozen werkgever in HR & Salaris Gemak. Medewerkers worden gekoppeld op personeelsnummer. De gegevens worden opgehaald uit HR & Salaris Gemak via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Voornaam (de roepnaam als die is ingevuld, anders de voornaam)

• Achternaam (inclusief tussenvoegsel)

• Adres

• Huisnummer (inclusief toevoeging)

• Postcode

• Woonplaats

• Geboortedatum

• Telefoonnummer (het privé mobiele nummer, of anders het zakelijke mobiele nummer)

• Burgerservicenummer

Let op: de koppeling maakt geen nieuwe medewerkers aan. Alleen medewerkers die in TimeKing al bestaan met hetzelfde personeelsnummer als in HR & Salaris Gemak worden bijgewerkt. Wijzigingen die je in TimeKing maakt, worden niet naar HR & Salaris Gemak gestuurd.

Loonstroken en jaaropgaven

Als je dit aanzet, haalt TimeKing bij het synchroniseren van de medewerkers ook hun loonstroken en jaaropgaven uit HR & Salaris Gemak op. Deze worden bij de medewerker opgeslagen, onder “Documenten” of onder een eigen bestandsveld dat je kiest. De documenten houden de bestandsnaam die ze in HR & Salaris Gemak hebben.

• Documenten worden opgehaald vanaf het gekozen jaar tot en met het huidige jaar.

• Je kunt maximaal vijf jaar terug ophalen.

Let op: een document dat de medewerker al heeft (met dezelfde bestandsnaam en in dezelfde categorie) wordt niet nog een keer opgehaald.

Werking

De koppeling werkt in één richting: van HR & Salaris Gemak naar TimeKing. Er wordt niets vanuit TimeKing naar HR & Salaris Gemak gestuurd.

De medewerkers (en, als je dat hebt aangezet, de loonstroken en jaaropgaven) worden opgehaald wanneer je in de instellingen van de koppeling op “Medewerkers synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie” klikt. Daarnaast gebeurt dit elke nacht automatisch. Onder de knoppen zie je wanneer er voor het laatst is gesynchroniseerd.

Gaat er iets mis, dan zie je dat in het logboek onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Gegevens verzamelen in HR & Salaris Gemak

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Gegevens verzamelen in HR & Salaris Gemak

1. Zorg dat je een Client ID en een Client Secret voor de API van HR & Salaris Gemak hebt. Deze heb je nodig om TimeKing toegang te geven.

2. Controleer of je medewerkers in TimeKing hetzelfde personeelsnummer hebben als in HR & Salaris Gemak. Daarop worden de medewerkers gekoppeld.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van HR & Salaris Gemak.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Vul de “Client ID” en de “Client Secret” in en klik op “Opslaan”.

4. Er verschijnt nu per administratie in TimeKing een tabblad. Zet in het tabblad van de administratie het schuifje “Administratie koppelen” aan.

5. Kies bij “Selecteer welke werkgever” de werkgever van wie de werknemers gesynchroniseerd moeten worden.

6. Vink bij “Synchroniseren” de optie “Medewerkers” aan.

7. Wil je loonstroken ophalen? Zet dan “Loonstroken koppelen aan medewerkers” aan en kies bij “Loonstroken opslaan onder de categorie” waar ze bij de medewerker komen te staan: “Documenten” of een eigen bestandsveld.

8. Wil je jaaropgaven ophalen? Zet dan “Jaaropgaven koppelen aan medewerkers” aan en kies bij “Jaaropgaven opslaan onder de categorie” waar ze komen te staan.

9. Kies bij “Loonstroken en jaaropgaven synchroniseren vanaf jaar” vanaf welk jaar de documenten opgehaald moeten worden (maximaal vijf jaar terug).

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens direct op te halen.