We synchroniseren de klanten in TimeKing met relaties in Exact Online. Relaties met de status klant worden opgehaald uit Exact Online. Een klant die je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt realtime naar Exact Online gestuurd. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode

• Woonplaats

• Land

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Btw-nummer

• IBAN

• Bankrekening t.n.v.

• Opmerking (de interne opmerking of de notitie, afhankelijk van de instelling)

Naar Exact Online gaan de naam, het adres, de postcode, de woonplaats, het land, het telefoonnummer, het e-mailadres, het btw-nummer en de opmerking. Bij een nieuwe klant bepaalt Exact Online het debiteurnummer; dat nummer wordt daarna in TimeKing opgeslagen.

Let op: bankgegevens worden niet naar Exact Online gestuurd. Een relatie waarvan de einddatum in Exact Online is verstreken, wordt in TimeKing gearchiveerd. Heb je maar één administratie, dan koppelen we een bestaande klant in TimeKing op basis van het debiteurnummer.

Relaties die in Exact Online als leverancier zijn gemarkeerd, worden opgehaald als klant met het type leverancier. Leveranciers worden alleen opgehaald uit Exact Online en niet teruggestuurd. De velden zijn dezelfde als bij klanten.

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met verkoopartikelen in Exact Online. Artikelen worden opgehaald uit Exact Online. Wijzig je een gekoppeld tarief in TimeKing, dan wordt de wijziging realtime naar Exact Online gestuurd. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Prijs

• Inkoopprijs

• Btw (bestaat het btw-tarief nog niet in TimeKing, dan wordt het aangemaakt)

• Eenheid

Naar Exact Online gaat de inkoopprijs. Staat “Verkoopprijs (terug) synchroniseren” aan, dan wordt ook de verkoopprijs bijgewerkt in de algemene verkoopprijs die op dat moment in Exact Online geldt.

Let op: een nieuw tarief in TimeKing wordt niet als artikel in Exact Online aangemaakt. Maak het artikel eerst aan in Exact Online en synchroniseer daarna de tarieven.

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten in Exact Online. Projecten worden opgehaald uit Exact Online. Een project dat je in TimeKing aanmaakt of wijzigt, wordt realtime naar Exact Online gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Nummer

• Naam

• Omschrijving

• Klant

• Budget (alleen ophalen)

• Factuurtype (Vaste prijs, Nacalculatie of Vooruitbetaald)

• Start- en einddatum (alleen met de instelling “Project start- en einddatum synchroniseren”; bij een nieuw project worden ze altijd opgehaald)

Let op: een project in Exact Online heeft een klant nodig. Is de klant van een project nog niet aan Exact Online gekoppeld, dan probeert TimeKing de klant eerst toe te voegen. Bij een vooruitbetaald project gebruikt TimeKing het artikel van “Standaard btw hoog” als vooruitbetalingsartikel.

Medewerkers worden opgehaald uit Exact Online. TimeKing zoekt eerst een bestaande medewerker op burgerservicenummer, personeelsnummer of e-mailadres. Bestaat de medewerker nog niet, dan wordt hij aangemaakt, maar alleen als er in Exact Online een e-mailadres bekend is. Er wordt dan geen uitnodiging verstuurd. De velden die worden opgehaald zijn:

• Voornaam

• Achternaam

• E-mailadres (bij het aanmaken)

• Adres

• Huisnummer

• Postcode

• Woonplaats

• Geboortedatum

• Telefoonnummer (mobiel)

• Personeelsnummer

• Burgerservicenummer

Let op: medewerkers worden alleen opgehaald, niet teruggestuurd. Een medewerker moet wel aan Exact Online gekoppeld zijn om zijn uren van bonnen door te kunnen sturen.

Zodra een bon de status heeft bereikt die je bij “Synchroniseren bonnen status” kiest, worden de regels van de bon naar het project in Exact Online gestuurd. Regels met een tarief per uur, minuut, dagdeel, dag, week of maand worden een urenregel, regels met een tarief per aantal worden een kostenregel. Per regel gaan mee:

• Aantal

• Artikel (het gekoppelde tarief)

• Medewerker

• Project

• Datum (de startdatum van de bon)

Wijzig je de bon daarna, dan worden de regels bijgewerkt. Verwijder je de bon, dan worden de regels ook in Exact Online verwijderd.

Let op: een regel wordt alleen verstuurd als het project, de medewerker en het tarief aan Exact Online gekoppeld zijn. Met “Bonnen van medewerkers niet synchroniseren” kun je bonnen van bepaalde medewerkers uitsluiten.

Facturen worden naar Exact Online gestuurd zodra je ze in TimeKing definitief maakt. Ook creditfacturen gaan mee. Bij “Facturen versturen als” kies je hoe:

• Factuur: de factuur wordt als concept in Exact Online opgeslagen, zodat je hem daar nog kunt controleren en aanpassen. Mee gaan de klant, de factuurdatum, de vervaldatum, de betalingsconditie (als er in Exact Online een conditie met hetzelfde aantal dagen bestaat), de opmerking en per regel de omschrijving, het aantal, de prijs, de korting, de eenheid, de datum, het artikel en de btw-code. Regels zonder gekoppeld tarief krijgen het standaard btw-artikel voor hun btw-percentage. Bijlagen van de factuur gaan als pdf mee.

• Verkoopboeking: de factuur wordt direct als boeking vastgelegd en kan in Exact Online niet meer worden aangepast. Mee gaan het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, de klant, de omschrijving, het dagboek en per regel de omschrijving, het aantal, het bedrag en de grootboekrekening. De pdf van de factuur wordt als bijlage toegevoegd.

Bij een verkoopboeking komt de grootboekrekening van het gekoppelde tarief, of anders de standaard grootboekrekening voor het btw-percentage van de regel. Het verkoopboek kies je per factuur bij “Exact Online verkoopboek”; daar staat standaard het “Standaard verkoopboek” uit de instellingen.

Wil je een factuur niet naar Exact Online sturen, bijvoorbeeld omdat hij daar al geboekt is? Kies dan in de factuur bij “Koppelingen” voor “Niet toevoegen”, of voor “Handmatig doorgezet” als je hem zelf al hebt ingevoerd.

Let op: bij een verkoopboeking accepteert Exact Online alleen factuurnummers die uit een geheel getal bestaan. Zorg dat je nummerreeks in TimeKing geen letters of andere tekens bevat. Een factuur kan alleen worden opgeslagen als de klant aan Exact Online gekoppeld is.

Verstuur je facturen als verkoopboeking, dan controleert TimeKing bij het synchroniseren van de facturen welke definitieve facturen in Exact Online niet meer openstaan. Die facturen krijgen in TimeKing de status betaald.

Let op: dit werkt alleen bij “Facturen versturen als” “Verkoopboeking”, niet bij “Factuur”.

Inkoopfacturen worden opgehaald uit Exact Online, vanaf het jaar dat je kiest bij “Inkoopfacturen synchroniseren vanaf jaar”. Alleen inkoopfacturen die bij een project horen, worden opgehaald. Synchroniseer je ook projecten, dan haalt TimeKing het project uit de factuurregels. Synchroniseer je geen projecten, dan moet het veld “Uw ref.” in Exact Online het projectnummer bevatten. De velden die worden opgehaald zijn:

• Factuurnummer

• Omschrijving

• Datum

• Leverancier

• Subtotaal, btw en totaal

• Regels met omschrijving, aantal, prijs, btw, eenheid en project

• De pdf van de inkoopfactuur als bijlage