De voordelen van de agendakoppeling

• 📅 Medewerkers zien hun ingeplande bonnen gewoon in hun eigen agenda op telefoon of computer.

• 🏢 Met de bedrijfslink zie je de complete planning van alle medewerkers in één agenda.

• 🔄 Wijzigingen in de planning komen vanzelf in de agenda, je hoeft niets over te typen.

• 📱 Werkt met Google Agenda, Outlook, Apple Agenda en elke andere agenda-app die zich kan abonneren op een agenda via een URL.

Beschikbare gegevens

Hieronder staat omschreven wat er vanuit TimeKing in je agenda komt.

Bonnen

Elke bon die op een medewerker is ingepland, komt als afspraak in de agenda. Het gaat om bonnen vanaf 1 jaar terug tot 1 jaar vooruit. Per afspraak zie je:

• Titel: de werkzaamheid voor de klant

• Omschrijving: de werkzaamheid voor de klant, door de medewerker

• Begin- en eindtijd van de bon

Let op: de koppeling werkt maar één kant op, van TimeKing naar je agenda. Afspraken die je in je agenda aanpast of verwijdert, veranderen niets in TimeKing.

Werking

Er zijn twee soorten iCal-links:

• Medewerker → bevat alleen de bonnen die op die medewerker zijn ingepland. Elke medewerker heeft een eigen link.

• Bedrijf → bevat de bonnen van alle medewerkers, de complete planning.

Je agenda-app haalt de agenda via de link steeds opnieuw op. Hoe vaak dat gebeurt, bepaalt de agenda-app zelf; TimeKing vraagt om elke 5 minuten te verversen, maar niet elke app houdt zich daaraan. Vooral Google Agenda kan er enkele uren over doen voordat een wijziging zichtbaar is.

Configureren

Om de agendakoppeling te gebruiken moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. iCal-link kopiëren in TimeKing.

2. Agenda toevoegen in je agenda-app.

1. iCal-link kopiëren in TimeKing

Link voor één medewerker

1. Ga in TimeKing naar “Basisinfo” → “Medewerkers” en open de medewerker.

2. Open het tabblad “Extra's” en kopieer de link bij “iCal link”.

Let op: is de medewerker net aangemaakt of heeft hij nog nooit een link gehad, klik dan eerst op “Opslaan”. Pas daarna werkt de link.

Link voor de hele planning

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” en klik onder “Planning en urenregistratie” op “Planning”.

2. Open het tabblad “Extra's” en kopieer de link bij “iCal link”.

2. Agenda toevoegen in je agenda-app

In elke agenda-app voeg je de link toe als agenda-abonnement (“abonneren op agenda via URL”). Importeer het bestand niet eenmalig, want dan worden wijzigingen niet bijgewerkt.

• Google Agenda (op de computer): klik links naast “Andere agenda's” op het plusje, kies “Via URL”, plak de iCal-link en klik op “Agenda toevoegen”.

• Outlook: kies in de agenda voor “Agenda toevoegen” → “Abonneren via internet”, plak de iCal-link en klik op “Importeren”.

• Apple Agenda (Mac): kies in de menubalk “Archief” → “Nieuw agenda-abonnement”, plak de iCal-link en klik op “Abonneer”. Op iPhone of iPad ga je naar “Instellingen” → “Agenda” → “Accounts” → “Voeg account toe” → “Andere” → “Voeg agenda-abonnement toe”.

De precieze knoppen kunnen per versie van de app verschillen. Zoek in de hulp van je agenda-app op “abonneren op agenda via URL” als je ze niet kunt vinden.