We synchroniseren de inkoopfacturen in TimeKing met de boekingen in het inkoopdagboek van Zenvoices (inkoopfacturen en journaalposten). Hierbij worden inkoopfacturen elk kwartier automatisch opgehaald uit Zenvoices, vanaf 1 januari van het jaar dat je in de instellingen kiest. Je kunt ze ook direct ophalen via de synchronisatieknop. De velden die worden opgehaald zijn:

• Factuurnummer

• Datum

• Naam en omschrijving

• Subtotaal, btw en totaal

• Leverancier

• Per factuurregel: omschrijving, aantal, prijs, btw en eenheid

• Per factuurregel het project, voertuig of de medewerker waar de kosten bij horen

Een factuurregel wordt op deze manier gekoppeld:

• Staat er een projectcode op de regel of op de factuur, dan wordt de regel gekoppeld aan het project met dat nummer in TimeKing.

• Anders: staat er een artikel op de regel en is het tarief met dat artikelnummer in TimeKing aan precies één voertuig of één medewerker gekoppeld, dan wordt de regel aan dat voertuig of die medewerker gekoppeld.

• Anders: heeft de regel of de factuur in Zenvoices een extra veld “Project” met een projectnummer, of “Voertuig” met de code van een voertuig, dan wordt de regel daaraan gekoppeld.

Let op: Een inkoopfactuur wordt één keer opgehaald. Wijzig je de factuur daarna nog in Zenvoices, dan wordt die wijziging niet meer in TimeKing bijgewerkt. Staat de leverancier nog niet in TimeKing, dan wordt deze toegevoegd als “Leverancier toevoegen onder basisinfo” aan staat; anders wordt alleen de naam van de leverancier bij de inkoopfactuur opgeslagen.

We synchroniseren de leveranciers in TimeKing met leveranciers in Zenvoices. Hierbij worden leveranciers opgehaald uit Zenvoices via de synchronisatieknop, of automatisch bij het ophalen van een inkoopfactuur als “Leverancier toevoegen onder basisinfo” aan staat. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam

• Zoeknaam (de zoekcode in Zenvoices)

• Debiteurnummer (de leverancierscode in Zenvoices, alleen bij een nieuwe leverancier)

• Adres (straat, huisnummer en toevoeging)

• Postcode

• Woonplaats

• Land

• Telefoonnummer 1

• E-mailadres

• Btw-nummer

• KVK-nummer

• Bankrekeningnummer (IBAN)

Let op: Leveranciers gaan alleen van Zenvoices naar TimeKing. Wijzigingen aan leveranciers in TimeKing worden niet naar Zenvoices gestuurd.

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met artikelen in Zenvoices. Hierbij worden artikelen opgehaald uit Zenvoices via de synchronisatieknop, en worden wijzigingen aan gekoppelde tarieven realtime naar Zenvoices gestuurd. Verwijder je een gekoppeld tarief in TimeKing, dan wordt het artikel in Zenvoices op inactief gezet. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (alleen bij een nieuw tarief)

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw (bestaat het btw-tarief nog niet in TimeKing, dan wordt het aangemaakt)

• Prijs per / Eenheid (bij ophalen alleen als dit in TimeKing nog niet is ingevuld)

We synchroniseren de projecten in TimeKing met projecten in Zenvoices. Hierbij worden projecten opgehaald uit Zenvoices via de synchronisatieknop, en worden wijzigingen aan gekoppelde projecten realtime naar Zenvoices gestuurd. Is een project afgerond, gefactureerd of verwijderd in TimeKing, dan wordt het in Zenvoices op inactief gezet. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Projectnaam

• Nummer (alleen bij een nieuw project)

Let op: Een project wordt alleen naar Zenvoices gestuurd als het een klant heeft die via een koppeling (bijvoorbeeld je boekhoudpakket) gekoppeld is.