De voordelen van de koppeling met Unit4 Multivers

• 👥 Je klanten uit Multivers staan direct in TimeKing, en een nieuwe klant in TimeKing wordt automatisch in Multivers aangemaakt.

• 💶 Je tarieven komen uit de artikelen in Multivers, en prijswijzigingen in TimeKing gaan terug naar Multivers.

• 🧾 Definitieve facturen komen zonder overtypen in Multivers terecht, eventueel direct geboekt in het verkoopboek.

• 🔐 Je kiest zelf of je koppelt via OAuth of met Multivers-inloggegevens.

• 🏢 Per administratie in TimeKing koppel je een eigen Multivers-administratie.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en Unit4 Multivers.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met de klanten in Multivers. Klanten worden opgehaald uit Multivers via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Maak of wijzig je een klant in TimeKing die aan Multivers gekoppeld is, dan wordt die direct bij opslaan naar Multivers gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Bedrijfsnaam

• Zoeknaam (als korte naam in Multivers)

• Debiteurnummer (alleen bij ophalen, het klantnummer in Multivers)

• Adres

• Postcode

• Stad

• Land

• Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2

• E-mailadres

Let op: de bedrijfsnaam mag maximaal 40 tekens en de zoeknaam maximaal 8 tekens lang zijn. Voor een nieuwe klant maakt TimeKing in Multivers eerst een organisatie aan en daarna de klant, met het eerstvolgende vrije klantnummer. Bankgegevens worden niet gesynchroniseerd. Heb je één administratie in TimeKing, dan koppelt TimeKing bestaande klanten bij het ophalen op debiteurnummer, zodat er geen dubbele klanten ontstaan.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met de artikelen in Multivers. Tarieven worden opgehaald uit Multivers via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Wijzig je een tarief in TimeKing dat aan een artikel in Multivers gekoppeld is, dan wordt de wijziging direct bij opslaan naar Multivers gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma

• Verkoopprijs

• Kostprijs

• Btw (alleen bij ophalen)

• Eenheid (alleen bij ophalen)

Let op: nieuwe tarieven worden niet vanuit TimeKing in Multivers aangemaakt; maak het artikel eerst in Multivers aan en synchroniseer daarna. Btw-codes uit Multivers die nog niet in TimeKing bestaan, worden bij het ophalen als btw-tarief aangemaakt.

Verkoopfacturen

Facturen worden van TimeKing naar Multivers gestuurd zodra je een factuur definitief maakt. TimeKing maakt de factuur in Multivers aan als goedgekeurde order met alle factuurregels, de betalingstermijn uit de koppelingsinstellingen en de referentie van de factuur. Bij de instelling “Facturen versturen als” kies je wat er daarna gebeurt:

• Factuur: de order blijft in Multivers staan, zodat je de factuur daar verder kunt afhandelen.

• Verkoopboeking: de order wordt direct verwerkt in het gekozen “Verkoopboek”, in de periode waarin de factuurdatum valt.

Per factuurregel worden de omschrijving, het aantal, de prijs (inclusief korting), de btw-code, de eenheid en de datum meegestuurd. Is de regel aan een tarief gekoppeld, dan gebruikt TimeKing het bijbehorende artikel. Heeft de regel geen gekoppeld tarief, of is de prijs 0, dan gebruikt TimeKing het standaard artikel dat bij het btw-percentage van de regel hoort. Facturen met verlegde btw worden als verlegd verstuurd.

Let op: de klant van de factuur moet aan Multivers gekoppeld zijn, anders wordt de factuur niet definitief gemaakt. De eenheid op een factuurregel mag maximaal 6 tekens lang zijn.

Werking

Je koppelt per administratie in TimeKing een Multivers-administratie. Klanten en tarieven haal je op met de synchronisatieknoppen in de koppelingsinstellingen of met “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast synchroniseert TimeKing elke nacht automatisch alle onderdelen die je bij “Synchroniseren” hebt aangevinkt. Onder de knoppen zie je wanneer de laatste synchronisatie was.

Wijzigingen in TimeKing gaan direct bij opslaan naar Multivers, maar alleen voor klanten en tarieven die aan Multivers gekoppeld zijn. Facturen worden verstuurd op het moment dat je ze definitief maakt. Geeft Multivers een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief gemaakt en zie je de melding in TimeKing. Alle berichten die TimeKing naar Multivers stuurt, vind je terug in “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant of tarief kies je per administratie onder “Koppelingen” hoe het item aan Multivers gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij opslaan in Multivers aangemaakt en daarna automatisch gekoppeld. Deze keuze is er alleen voor klanten.

• Koppelen aan een bestaand item → je kiest de bestaande klant of het bestaande artikel uit Multivers in de lijst; wijzigingen in TimeKing worden daarna naar dat item gestuurd.

• Handmatig toevoegen → je vult zelf het klantnummer of de artikelcode in waaronder het item in Multivers bekend is.

Kies je “niet toevoegen”, dan wordt het item niet met Multivers gesynchroniseerd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Toegang tot de Multivers API regelen.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Toegang tot de Multivers API regelen

1. Gebruik je Multivers online, dan hoef je de API URL niet aan te passen. Gebruik je een eigen Multivers-omgeving, zoek dan de URL van je Multivers API op.

2. Kies hoe je wilt koppelen: via OAuth (je logt in bij Multivers tijdens het koppelen) of met inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord van Multivers).

3. Wil je via OAuth met een eigen applicatie koppelen, maak dan in de portal van Multivers (via de API URL) een applicatie aan en noteer de Client ID en Client Secret.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van Multivers. Hiervoor heb je de module Koppelingen en rechten om koppelingen te beheren nodig.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Controleer de “Multivers API url”. Voor de online versie is de standaard ingevulde URL juist. Een eigen URL moet eindigen op een “/”.

4. Kies bij “Authenticatie methode” voor “Oauth” of “Inloggegevens”.

5. Bij “Oauth”: de “Client ID” en “Client Secret” zijn standaard al ingevuld; vervang ze alleen als je een eigen applicatie gebruikt. Klik op “Koppel met Multivers”, log in bij Multivers en geef toestemming. Daarna kom je terug in TimeKing.

6. Bij “Inloggegevens”: vul de “Gebruikersnaam” (bijvoorbeeld “SYSTEEM”) en het “Wachtwoord” van Multivers in.

7. Open het tabblad van de administratie die je wilt koppelen, zet “Administratie koppelen” aan en kies bij “Database/administratie code” de Multivers-administratie.

8. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt synchroniseren: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

9. Heb je “Facturen” aangevinkt, kies dan bij “Standaard btw hoog”, “Standaard btw laag”, “Standaard btw nul” en “Standaard btw verlegd” het Multivers-artikel dat gebruikt wordt voor factuurregels zonder gekoppeld tarief. Kies daarnaast de “Betalingstermijn” voor de facturen en bij “Facturen versturen als” voor “Factuur” of “Verkoopboeking”. Bij “Verkoopboeking” kies je ook het “Verkoopboek”.

10. Klik onderaan op “Opslaan”.

11. Klik op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de gegevens voor de eerste keer op te halen.

Problemen oplossen

Krijg je bij het definitief maken de melding “Het versturen van de factuur is fout gegaan! Controleer of de debiteur gekoppeld is en of er in Multivers een factuur is aangemaakt.”, dan kan het zijn dat Multivers de factuur toch al heeft aangemaakt. In de melding staat het mogelijke nummer in Multivers. Controleer in Multivers of de factuur met dat nummer al bestaat voordat je het opnieuw probeert, zodat de factuur niet dubbel in Multivers komt.