Boekhoudkoppeling met SnelStart

Met de koppeling tussen TimeKing en SnelStart worden werkbonnen automatisch omgezet naar facturen in SnelStart. Zo kun je je urenregistratie en facturatie efficiënt beheren.

Hoe werkt deze koppeling?

• Werkbonnen naar facturen: Werkbonnen die je in TimeKing aanmaakt, worden automatisch omgezet naar verkoopfacturen in SnelStart.

• Beveiligde verbinding: De koppeling maakt gebruik van een beveiligde API-verbinding (SSL) voor veilige gegevensoverdracht.
  
  

  

Benodigde rechten in SnelStart

Om de koppeling tot stand te brengen, heb je een SnelStart-gebruiker nodig met de juiste rechten. Zorg ervoor dat je beschikt over een account met toegang tot de online administratie en de mogelijkheid om koppelingen te beheren.

De koppeling activeren

1. Log in op TimeKing: Ga naar je TimeKing-omgeving en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord.

2. Ga naar Instellingen: Navigeer naar Instellingen > Koppelingen.

3. Selecteer SnelStart: Klik op de tegel voor SnelStart.

4. Maak de koppeling actief: Klik op 'Verbinden met SnelStart' en volg de instructies om de koppeling te activeren.

5. Configureer de koppeling: Nadat de koppeling is geactiveerd, kun je de koppeling configureren. Vink hier aan wat je wilt koppelen, zoals werkbonnen en facturen.

Eerste verbinding (eenmalig)

Na het activeren van de koppeling, stel je eenmalig een aantal zaken in. Deze instellingen bepalen hoe werkbonnen vanuit TimeKing worden omgezet naar facturen in SnelStart.

• Koppelen aan SnelStart-administratie: Kies de administratie in SnelStart waarmee je TimeKing wilt koppelen.

• Bij meerdere administraties: Via de tabbladen moet je per administratie verbinding maken met Snelstart. * Let op, zorg ervoor dat je de extra administraties eerst in TimeKing zet.

Instellen van de koppeling

Maak een keuze wat er allemaal in gesynchroniseerd mag worden onder het kopje synchroniseren. Na het selecteren van je keuzes komen de instellingen voor desbetreffende functies in beeld.

Klanten & tarieven

Deze opties zorgen ervoor dat de debiteuren en artikelen elke nacht worden gesynchroniseerd met Snelstart.
- Debiteuren: Klanten die je in TimeKing aanmaakt worden direct doorgezet naar Snelstart en zullen daar een debiteurnummer krijgen
- Tarieven: Tarieven worden opgehaald uit Snelstart en de bestaande tarieven kunnen in TimeKing worden bijgewerkt en doorgezet naar Snelstart. * Let op, nieuwe tarieven in TimeKing worden niet doorgezet, Snelstart is hierin leidend.

Facturatie

Er zijn twee opties om een factuur in TimeKing door te zetten naar je Snelstart administratie, als factuur of als verkoopboeking. Bij een factuur zet TimeKing de factuur door als concept naar Snelstart en je de factuur daar verder kan verwerken.

Versturen als factuur

• BTW-codes: Koppel de juiste BTW-codes uit TimeKing aan de codes in SnelStart.

  

• Standaard sjabloon: Kies het standaardsjabloon voor het doorzetten van de factuur als concept in Snelstart. De sjablonen worden opgehaald uit Snelstart en kies hier het meest gebruikte sjabloon, in de facturen kun je per factuur altijd nog een afwijkend sjabloon kiezen.
  

  

Versturen als verkoopboeking
Hiermee verstuur je de facturen voor de klant via TimeKing en zet je de boeking direct door naar Snelstart. Dit gebeurt automatisch met de actie “definitief maken” of “markeren als definitief en mailen”.

Standaard kostenplaats en grootboekrekeningen: Stel voor de kostenplaats en de grootboekrekeningen standaard items in. Zo wordt de omzet juist geboekt en heeft het systeem ook terugval opties bij facturen waar onbekende items op staan.

Verdere instellingen voor de facturatie

Via instellingen > facturatie > Factuur Instellingen moet je nog een aantal functies instellen die ook worden meegegeven in de koppeling. Voor meer info zie de pagina over facturatie.

• Betaalcondities: Stel de standaard betaalcondities in voor de facturen die vanuit TimeKing worden aangemaakt.

• Factuurnummering: Stel in hoe de factuurnummers moeten worden gegenereerd en of ze automatisch moeten worden toegewezen.

  *Let op SnelStart accepteert alleen numerieke factuurnummers. Zorg ervoor dat je nummerreeks in TimeKing geen letters of symbolen bevat.

Werkbonnen naar SnelStart sturen

Ga naar Werkbonnen in TimeKing en selecteer de bonnen die je wilt omzetten naar facturen. Klik op de optie om de geselecteerde werkbonnen naar SnelStart te sturen. De werkbonnen worden automatisch omgezet naar verkoopfacturen in SnelStart.

Synchronisatie & betalingen

• Synchronisatie: De koppeling synchroniseert gegevens tussen TimeKing en SnelStart, zodat je altijd over de meest actuele informatie beschikt.

• Betalingen: Betalingen die in SnelStart worden geregistreerd, worden automatisch bijgewerkt in TimeKing, zodat je een compleet overzicht hebt van je financiële administratie.

Voor aanvullende informatie en ondersteuning kun je contact opnemen met de klantenservice van TimeKing via support@timeking.nl of 085 301 3942.