De voordelen van de koppeling met 4D Logic

• ⏱️ Gewerkte uren uit 4D Logic komen als bonnen in TimeKing, zonder ze over te typen.

• 👷 De uren worden per medewerker en per dag verwerkt, inclusief pauze.

• 👥 Je bepaalt zelf aan welke klant en welke werkzaamheid de bonnen worden toegewezen.

• 📅 Je ziet per week welke urenbestanden al zijn ingelezen.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en 4D Logic. Alle gegevens gaan van 4D Logic naar TimeKing; er wordt niets vanuit TimeKing naar 4D Logic gestuurd.

Bonnen

We synchroniseren de bonnen in TimeKing met de urenbestanden van 4D Logic. Hierbij worden de urenbestanden ingelezen via de synchronisatieknop. De regels worden per datum en per medewerker gegroepeerd; regels die direct op elkaar aansluiten (de eindtijd van de ene regel is de begintijd van de volgende) worden samengevoegd tot één bon. De velden die worden ingelezen zijn:

• Medewerker (op voor- en achternaam)

• Datum

• Begintijd en eindtijd

• Pauze (de opgetelde pauzes van de samengevoegde regels)

• Klant (via de instelling “Toewijzen aan klant”)

• Werkzaamheid (via de instelling “Toewijzen aan werkzaamheid”)

De bonnen worden direct als bevestigd opgeslagen. Een bon die al eerder is ingelezen, wordt niet opnieuw aangemaakt.

Let op: De naam van de medewerker in het urenbestand moet precies overeenkomen met de voornaam en achternaam in TimeKing (het eerste woord is de voornaam, de rest de achternaam). Wordt een medewerker niet gevonden, dan worden zijn uren overgeslagen en wordt het bestand nog niet als ingelezen gemarkeerd. Corrigeer de naam en synchroniseer opnieuw; dan worden alleen de ontbrekende bonnen toegevoegd.

Werking

4D Logic zet de urenbestanden op een FTP-server. TimeKing leest nieuwe urenbestanden in wanneer je in de instellingen van de koppeling op “Bonnen synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie” klikt. De synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd; bij de knoppen zie je daarna “Laatste synchronisatie op”. Er is geen automatische, periodieke synchronisatie: klik opnieuw op de knop als er nieuwe urenbestanden klaarstaan.

TimeKing leest alleen bestanden waarvan de naam begint met “UrenBestand”. Een bestand dat volledig is ingelezen, wordt onthouden en daarna niet opnieuw verwerkt. De bestanden blijven op de FTP-server staan. Onder “Gesynchroniseerde weken” zie je per bedrijf en per week welke urenbestanden zijn ingelezen. Elke keer dat TimeKing de FTP-server uitleest, zie je dat terug onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. FTP-server en urenbestanden regelen voor 4D Logic.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. FTP-server en urenbestanden regelen voor 4D Logic

1. Zorg voor een FTP-server met een FTP-account (hostnaam, gebruikersnaam en wachtwoord) waar TimeKing via de standaard FTP-poort (21) bij kan.

2. Laat 4D Logic de urenbestanden in een map op die FTP-server zetten. De bestandsnaam begint met “UrenBestand”, gevolgd door de bedrijfsnaam, het jaar en het weeknummer.

3. Controleer dat de namen van de medewerkers in 4D Logic precies gelijk zijn aan hun voor- en achternaam in TimeKing.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van 4D Logic.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Open onder de administraties het tabblad van de TimeKing-administratie die je wilt koppelen en zet het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Vul de “FTP host”, “FTP gebruikersnaam” en “FTP wachtwoord” van het FTP-account in.

5. Vul eventueel bij “FTP pad” de map in waar de urenbestanden staan, eindigend op een schuine streep (bijvoorbeeld uren/). Laat het leeg als de bestanden in de hoofdmap staan.

6. Vink bij “Synchroniseren” de optie “Bonnen” aan.

7. Voeg bij “Toewijzen aan klant” een regel toe per klant: vul bij “Indien naam” de naam in zoals die in het urenbestand staat, en kies bij “Dan is de klant” de klant in TimeKing.

8. Kies bij “Toewijzen aan werkzaamheid” de werkzaamheid voor de bonnen, of laat “Niet toewijzen” staan.

9. Klik onderaan op “Opslaan”.

10. Klik daarna op “Bonnen synchroniseren” om de urenbestanden voor het eerst in te lezen.