De voordelen van de koppeling met WeFact

• 👥 Je debiteuren uit WeFact staan als klanten in TimeKing, en een nieuwe klant uit TimeKing wordt direct als debiteur in WeFact aangemaakt.

• 🏷️ Producten uit WeFact gebruik je als tarieven op je bonnen en facturen.

• ✏️ Pas je de prijs, naam, eenheid of btw van een gekoppeld tarief aan in TimeKing, dan wordt het product in WeFact bijgewerkt.

• 🧾 Een factuur die je in TimeKing definitief maakt, wordt direct in WeFact aangemaakt.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en WeFact.

Klanten

We synchroniseren de klanten in TimeKing met debiteuren in WeFact. Hierbij worden debiteuren opgehaald uit WeFact via de synchronisatieknop. Een nieuwe klant die je in TimeKing aanmaakt met de keuze “automatisch toevoegen” wordt direct als debiteur in WeFact aangemaakt, met de naam-, adres-, contact- en bankgegevens en het debiteurnummer. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam (de bedrijfsnaam, of de achternaam als er geen bedrijfsnaam is)

• Debiteurnummer

• Adres

• Postcode

• Woonplaats

• Land

• Telefoonnummer 1

• Telefoonnummer 2 (het mobiele nummer in WeFact)

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• Bankrekening t.n.v.

Let op: Wijzigingen aan een klant die al aan WeFact gekoppeld is, worden niet naar WeFact gestuurd. Pas zulke wijzigingen aan in WeFact en synchroniseer daarna de klanten opnieuw.

Tarieven

We synchroniseren de tarieven in TimeKing met producten in WeFact. Hierbij worden producten opgehaald uit WeFact via de synchronisatieknop. Wijzig je in TimeKing een aan WeFact gekoppeld tarief met een “Artikelnummer in boekhoudprogramma”, dan worden de naam, de eenheid, de verkoopprijs en de btw van dat product in WeFact direct bijgewerkt. De velden die worden opgehaald zijn:

• Naam

• Artikelnummer in boekhoudprogramma (de productcode in WeFact)

• Verkoopprijs

• Btw (alleen als het tarief in TimeKing nog geen btw-tarief heeft)

• Prijs per / Eenheid (alleen als dit in TimeKing nog niet is ingevuld)

Let op: Een nieuw tarief uit TimeKing wordt niet als product in WeFact aangemaakt. Maak het product eerst aan in WeFact en synchroniseer daarna de tarieven.

Verkoopfacturen

We synchroniseren de facturen in TimeKing met facturen in WeFact. Hierbij wordt een factuur naar WeFact gestuurd op het moment dat je de factuur in TimeKing definitief maakt. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Klant (op debiteurnummer)

• Factuurdatum (de dag waarop je de factuur definitief maakt)

• Betalingstermijn (de termijn van de factuur; ligt die niet tussen 1 en 100 dagen, dan 30 dagen)

• Omschrijving (de referentie van de factuur)

• Per factuurregel: aantal, eenheid, omschrijving, prijs exclusief btw, korting en btw

• Per factuurregel het product, als het tarief van de regel een artikelnummer heeft

Let op: De klant van de factuur moet aan WeFact gekoppeld zijn. Is dat niet zo, dan krijg je de melding “Het synchroniseren is fout gegaan! Controleer Factuur.” en wordt de factuur niet definitief.

Werking

Klanten en tarieven haal je op uit WeFact met de synchronisatieknoppen in de instellingen van de koppeling: “Klanten synchroniseren”, “Tarieven synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie”. De synchronisatie wordt op de achtergrond uitgevoerd; bij de knoppen zie je daarna “Laatste synchronisatie op”. Er is geen automatische, periodieke synchronisatie vanuit WeFact.

Van TimeKing naar WeFact gaat realtime: zodra je een klant of tarief opslaat, en alleen voor items die aan WeFact gekoppeld zijn en waarvan het type bij “Synchroniseren” is aangevinkt. Klanten met de keuze “automatisch toevoegen” die nog niet in WeFact staan, worden bij een synchronisatie alsnog naar WeFact gestuurd.

Een factuur gaat naar WeFact zodra je deze definitief maakt. Geeft WeFact een foutmelding, dan wordt de factuur niet definitief en zie je de foutmelding in beeld. Alle berichten die TimeKing naar WeFact stuurt, vind je terug onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een klant kies je per administratie hoe deze aan WeFact gekoppeld wordt:

• Automatisch toevoegen → de klant wordt bij opslaan als nieuwe debiteur in WeFact aangemaakt.

• Koppelen aan een bestaand item → kies een bestaande debiteur uit WeFact in de lijst.

• Handmatig toevoegen → vul zelf het debiteurnummer uit WeFact in.

• Niet toevoegen → de klant wordt niet aan WeFact gekoppeld.

Bij een tarief kun je kiezen uit een bestaand product uit WeFact, handmatig toevoegen of niet toevoegen; automatisch toevoegen is voor tarieven niet mogelijk.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Beveiligingscode aanmaken en IP-adres toestaan in WeFact.

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Beveiligingscode aanmaken en IP-adres toestaan in WeFact

1. Vraag bij TimeKing support het IP-adres op waarmee TimeKing verbinding maakt met WeFact.

2. Maak in je WeFact-omgeving een API-beveiligingscode aan.

3. Voeg het IP-adres van TimeKing toe aan de whitelist (lijst met toegestane IP-adressen) van de API in WeFact.

4. Kopieer de beveiligingscode; deze heb je nodig in de volgende stap.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van WeFact.

2. Zet het schuifje “Actief” aan. Je ziet nu de melding “WeFact verbinden:” over het gebruik van de ‘Whitelist IP’; zorg dat je stap 1 hebt afgerond.

3. Open onder de administraties het tabblad van de TimeKing-administratie die je wilt koppelen en zet het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Plak bij “Beveiligingscode” de beveiligingscode uit WeFact.

5. Vul eventueel bij “Administratie naam” de naam van de administratie in WeFact in, zodat je herkent waarmee deze administratie gekoppeld is.

6. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Klanten”, “Tarieven” en/of “Facturen”.

7. Herhaal stap 3 tot en met 6 voor elke andere administratie die je wilt koppelen.

8. Klik onderaan op “Opslaan”.

9. Klik daarna op “Alles synchroniseren voor deze administratie” om de klanten en tarieven voor het eerst op te halen.

Problemen oplossen

• Zie je de melding “De koppeling WeFact is actief maar niet verbonden.”? Controleer dan de beveiligingscode en of het IP-adres van TimeKing op de whitelist in WeFact staat.

• Zie je de melding “WeFact uurlijkse API-limiet bereikt. Probeer het later opnieuw.”? WeFact staat maar een beperkt aantal berichten per uur toe. Wacht even en synchroniseer daarna opnieuw.