De voordelen van de koppeling met DutyFlow

• 📅 De diensten uit het rooster van DutyFlow staan automatisch in TimeKing, voor het komende jaar.

• 👥 Nieuwe medewerkers uit DutyFlow komen vanzelf in TimeKing, en andersom.

• ✏️ Pas je de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van een medewerker aan in TimeKing, dan wordt dat ook in DutyFlow bijgewerkt.

• 🗂️ Kies zelf van welke groepen in DutyFlow je de diensten wilt overnemen.

Koppelbare items

Hieronder staat omschreven wat er allemaal te koppelen is tussen TimeKing en DutyFlow.

Medewerkers

We synchroniseren de medewerkers in TimeKing met de personen in DutyFlow. Hierbij worden medewerkers opgehaald uit DutyFlow via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch, en realtime bij aanmaken of wijzigen in TimeKing naar DutyFlow gestuurd. De velden die worden gesynchroniseerd zijn:

• Voornaam

• Achternaam

• Telefoonnummer

• E-mailadres (vanuit DutyFlow alleen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker)

Let op: bij het ophalen zoekt TimeKing eerst naar een medewerker die al aan de persoon in DutyFlow gekoppeld is, en anders naar een medewerker met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer. Wordt er niemand gevonden, dan wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt, maar alleen als de persoon in DutyFlow een e-mailadres heeft. Nieuwe medewerkers krijgen geen uitnodiging van TimeKing.

Diensten

We halen de diensten uit het rooster van DutyFlow op en zetten ze als diensten in TimeKing, te vinden onder “Planning” → “Diensten”. De diensten worden opgehaald vanaf vandaag tot een jaar vooruit, via de synchronisatieknop en elke nacht automatisch. Per dienst worden overgenomen:

• Medewerker

• Begindatum en begintijd

• Einddatum en eindtijd

• Kleur

• Herhaling (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks, met interval en dagen)

• Dienstcategorie (de categorie die je in de instellingen kiest)

Let op: een dienst wordt alleen overgenomen als de medewerker in TimeKing aan de persoon in DutyFlow gekoppeld is. Synchroniseer dus eerst de medewerkers. Diensten die eerder uit DutyFlow zijn overgenomen maar daar niet meer bestaan, worden in TimeKing verwijderd.

Werking

Medewerkers en diensten worden opgehaald wanneer je in de instellingen van de koppeling op een synchronisatieknop klikt, zoals “Medewerkers synchroniseren”, “Diensten synchroniseren” of “Alles synchroniseren voor deze administratie”. Daarnaast gebeurt dit elke nacht automatisch.

Wijzigingen aan medewerkers in TimeKing worden direct bij het opslaan naar DutyFlow gestuurd, voor medewerkers die aan DutyFlow gekoppeld zijn. Gaat er iets mis, dan zie je dat in het logboek onder “Koppelingen” → “Logboek”.

Bij een medewerker kies je per administratie bij “Koppelingen” wat er met DutyFlow moet gebeuren:

• Automatisch toevoegen → de medewerker wordt bij het opslaan in DutyFlow aangemaakt en daarna gekoppeld.

• Koppelen aan een bestaand item → kies de persoon in DutyFlow die bij deze medewerker hoort. Wijzigingen worden daarna naar die persoon gestuurd.

• Handmatig toevoegen → vul zelf de code van de persoon in DutyFlow in.

Kies je “Medewerker niet toevoegen aan DutyFlow.”, dan wordt er niets naar DutyFlow gestuurd.

Configureren

Om de koppeling te activeren moeten er de volgende stappen doorlopen worden:

1. Inloggegevens klaarzetten in DutyFlow

2. Koppeling configureren in TimeKing.

1. Inloggegevens klaarzetten in DutyFlow

1. Zorg dat je de gebruikersnaam en het wachtwoord hebt van een DutyFlow-account waarmee TimeKing mag inloggen. Met deze gegevens haalt TimeKing toegang tot DutyFlow op.

2. Ga na of je met de live-omgeving of met de testomgeving van DutyFlow wilt koppelen.

2. Koppeling configureren in TimeKing

1. Ga in TimeKing naar “Instellingen” > “Koppelingen” > “Configuratie” en klik op het logo van DutyFlow.

2. Zet het schuifje “Actief” aan.

3. Er verschijnt nu per administratie in TimeKing een tabblad. Zet in het tabblad van de administratie het schuifje “Administratie koppelen” aan.

4. Kies onder “Inloggegevens” bij “Omgeving” voor “Live” of “Test”, en vul de “Gebruikersnaam” en het “Wachtwoord” van het DutyFlow-account in.

5. Vink bij “Synchroniseren” aan wat je wilt koppelen: “Medewerkers” en/of “Diensten”.

6. Heb je “Diensten” aangevinkt, vink dan onder “Diensten” bij “Administraties” de administraties uit DutyFlow aan. Daarna kun je bij “Groepen” aanvinken van welke groepen de diensten opgehaald moeten worden. Vink je geen groepen aan, dan worden de diensten van alle groepen opgehaald.

7. Kies bij “Dienstcategorie” de categorie die de opgehaalde diensten in TimeKing krijgen.

8. Klik onderaan op “Opslaan”.

9. Klik op “Medewerkers synchroniseren” en daarna op “Diensten synchroniseren”, of op “Alles synchroniseren voor deze administratie”.