Offertes instellen
Zet de module Offertes aan en stel nummering, vervaldatum, opmerkingen, e-mail, bijlagen en online accepteren in.
Voordat je offertes maakt, zet je de module aan en stel je in hoe je offertes eruitzien en worden verstuurd. In dit artikel lees je welke instellingen er zijn. Hoe je een offerte maakt en verstuurt, lees je in het artikel Werken met offertes.
Offertes aanzetten
Ga naar: Menu > Instellingen > Administratief en zet Offertes actief aan. De module moet in je abonnement zitten. Daarna verschijnt Offertes in het menu en vind je de offerte-instellingen bij Instellingen > Offertes.
Algemeen
Ga naar: Menu > Instellingen > Offertes
Online accepteren: zet dit aan als de klant de offerte online mag accepteren. Bij Verplicht kies je wat de klant moet invullen: een naam, een handtekening of allebei.
Nummer: bij Structuur bepaal je hoe een offertenummer wordt opgebouwd, bijvoorbeeld
{JAAR}-{VOLGNUMMER}. Het label{VOLGNUMMER}is verplicht. Bij Volgnummer vul je het nummer in dat de volgende offerte krijgt. Werk je met meerdere administraties, dan stel je dit per administratie in.Vervaldatum: hoe lang een offerte geldig is, bijvoorbeeld 1 maand. Kies een aantal en een interval (dag, week, maand of jaar).
Opmerkingen: de standaard Kop opmerking en Voet opmerking die op elke nieuwe offerte komen. Je kunt labels gebruiken, zoals
{KLANT_NAAM}of{OFFERTE_NUMMER}, die automatisch worden ingevuld.
Wil je dat klanten de offerte online accepteren? Zet dan het label {OFFERTE_LINK} of {OFFERTE_LINK_QR} in het e-mail sjabloon en/of de kop- of voetopmerking. Op de offerte komt dan een link of QR-code naar de pagina waar de klant de offerte bekijkt en accepteert. In de standaard voetopmerking staat deze link al.
Bedrijf
Vul de naam, het adres, het e-mailadres, het IBAN en het logo van je bedrijf in. Deze gegevens kun je op de offerte gebruiken.
Stel de standaard e-mail in waarmee je een offerte verstuurt:
Sjabloon en Onderwerp: de tekst en het onderwerp van de e-mail. Ook hier kun je labels gebruiken, zoals
{OFFERTE_NUMMER}en{BEDRAG}. In het onderwerp kun je geen opmaak gebruiken.Aanhef: de standaard aanhef van de e-mail.
Labels vetgedrukt weergeven: ingevulde labels worden vetgedrukt in de e-mail.
Offerteregels
Bepaal welke kolommen er op de offerteregels staan. Je kunt een datumkolom toevoegen en maximaal vijf extra kolommen met een eigen naam.
Bijlagen
Voeg per administratie standaard bijlagen toe, bijvoorbeeld je algemene voorwaarden. Deze gaan automatisch mee met elke offerte die je verstuurt.
Lay-outs
Hoe de offerte eruitziet als PDF, stel je in bij de lay-outs. Ga naar: Menu > Offertes, klik rechtsboven op het menu (⋮) en kies Lay-outs. Per offerte kies je daarna welke lay-out je gebruikt.
Was dit nuttig?
Nog hulp nodig? Vraag het team