Werken met offertes

In dit artikel lees je hoe een offerte door TimeKing loopt: je maakt een concept, maakt het definitief, verstuurt het, laat het online accepteren en maakt er een project en/of factuur van. Hoe je de module instelt, lees je in het artikel Offertes instellen.

Een offerte heeft altijd één van deze statussen: Concept, Bevestigd, Verzonden, Geaccepteerd of Afgewezen.

1. Een offerte maken (concept)

Ga naar: Menu > Offertes en klik op Maken.

• Details: geef de offerte een naam en eventueel een referentie. Kies de klant, of kies Anders, namelijk voor een klant die nog niet in TimeKing staat.

• Blokken en offerteregels: een offerte bestaat uit een of meer blokken. Per blok voeg je offerteregels toe en kun je een eigen kop- en voetopmerking zetten. Zo deel je een offerte bijvoorbeeld op in werkzaamheden en materiaal. TimeKing rekent de totalen zelf uit.

• Kop opmerking en Voet opmerking: deze worden ingevuld vanuit de instellingen. Je kunt ze per offerte aanpassen.

• Klant: de adres- en contactgegevens die op de offerte komen.

• Rechts kies je de Lay-out, de Vervaldatum en voeg je Documenten toe die met de offerte mee moeten.

Na het opslaan staat de offerte op Concept. Een concept heeft nog geen nummer en kun je nog aanpassen. Op het tabblad Voorbeeld zie je hoe de offerte eruitziet.

2. Definitief maken (bevestigen)

Is de offerte klaar, klik dan op Definitief maken. De status wordt Bevestigd en de offerte krijgt een offertenummer. Moet er toch nog iets veranderen, dan kun je dit in het overzicht terugdraaien met Definitief ongedaan maken.

3. Versturen

Klik op Versturen. Je ziet de e-mail die naar de klant gaat, met het onderwerp en de tekst uit de instellingen. Je kunt de ontvangers, CC, BCC, het onderwerp, het bericht en de bijlagen nog aanpassen. Met Samenvoegen naar één PDF gaan de offerte en de bijlagen als één PDF mee.

Na het versturen staat de offerte op Verzonden en wordt de verzend- en vervaldatum vastgelegd. Heb je de offerte op een andere manier verstuurd, gebruik dan Markeren als verzonden.

4. Online laten accepteren

Staat Online accepteren aan in de instellingen en staat de offertelink of QR-code op de offerte, dan kan de klant de offerte online bekijken en accepteren. Afhankelijk van de instellingen vult de klant een naam in en/of zet een handtekening.

Na het accepteren staat de offerte op Geaccepteerd. Op de offerte zie je wanneer en door wie hij is geaccepteerd, met de handtekening.

Accepteert of weigert de klant per telefoon of e-mail, gebruik dan Markeren als geaccepteerd of Markeren als afgewezen. Beide kun je ook weer terugdraaien.

5. Project en/of factuur maken

Zodra de offerte niet meer op Concept staat, zie je in de offerte de knoppen Project maken en Factuur maken. Je kunt allebei gebruiken.

• Project maken: TimeKing maakt een project aan met de naam en klant van de offerte. Het totaal van de offerte (excl. btw) wordt het budget van het project. Per offerte maak je één project. Daarna verandert de knop in Project bekijken.

• Factuur maken: TimeKing maakt een factuur met de klantgegevens en alle offerteregels. Heb je eerst een project van de offerte gemaakt, dan komen de nog niet gefactureerde bonnen van dat project er ook op als meerwerk. Regels die al in de offerte staan, worden niet dubbel gefactureerd. Per offerte maak je één factuur. Daarna verandert de knop in Factuur bekijken.

Het overzicht van offertes

In Menu > Offertes zie je alle offertes, met een tabblad per status: Alles, Concept, Bevestigd, Verzonden, Geaccepteerd en Afgewezen. Je kunt filteren op klant, verzenddatum en gearchiveerde offertes.

Selecteer een of meer offertes om ze te downloaden, versturen, dupliceren, definitief te maken of een status te geven. Alleen offertes die op Concept staan, kun je archiveren.