E-mail versturen vanaf je eigen adres

Standaard verstuurt TimeKing je e-mail, zoals facturen, offertes, kostenoverzichten en meldingen, vanaf een TimeKing-adres (jouwomgeving@mail.timeking.nl). Wil je dat je klanten de mail van je eigen adres ontvangen, zoals info@jouwbedrijf.nl? Dat staat professioneler en de kans is kleiner dat de mail in de spam belandt. In dit artikel lees je hoe je dat instelt.

Ga naar: Menu > Instellingen > Mail instellingen

Je hebt hiervoor het recht nodig om de e-mailinstellingen te beheren.

Kies wie je e-mail verstuurt

Onder Provider kies je wie de e-mail voor je verstuurt. Bij elke keuze zie je de voor- en nadelen. Er zijn drie manieren:

• TimeKing met je eigen domein: TimeKing blijft versturen, maar vanaf jouw domein. Je voegt eenmalig drie DNS-records toe. Dit is de makkelijkste manier en je houdt de e-mailgeschiedenis met bezorging, bounces en klachten.

• Je eigen mailbox (Microsoft 365 of Google Workspace / Gmail): je logt in met je mailbox en TimeKing verstuurt de mail vanaf dat account. Verstuurde mails staan in je eigen verzonden items.

• Een SMTP-server of maildienst: je vult de gegevens van je mailserver in (Andere SMTP-server), of koppelt een dienst als Amazon SES, Brevo, Mailgun, Postmark, Resend of SendGrid.

Optie 1: TimeKing met je eigen domein

1. Kies bij Provider voor TimeKing.

2. Vul bij Eigen domein je domein in, bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl, en klik op Instellen.

3. TimeKing toont drie CNAME-records. Kopieer de Naam en Waarde van elk record en voeg ze toe in de DNS-instellingen bij de partij die je domein beheert (bijvoorbeeld TransIP, Hostnet, Versio, Strato of je websitebouwer).

4. Klik op Nu controleren. Het kan tot 72 uur duren voordat de records gevonden worden. Zolang dat niet zo is, staat er Wacht op DNS-records.

5. Staat het domein op Geverifieerd? Vul dan bij Afzenderadres een adres op je domein in, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl, en klik op Opslaan.

Weet je niet hoe je DNS-records toevoegt? Stuur de drie records dan door naar je websitebouwer of IT-partner.

Optie 2: Je eigen mailbox (Microsoft 365 of Google)

1. Kies bij Provider voor Microsoft 365 of Google Workspace / Gmail.

2. Klik op Inloggen met Microsoft 365 of Inloggen met Google Workspace / Gmail en log in met de mailbox waarvandaan je wilt versturen.

3. Na het inloggen staat de mailbox op Gekoppeld en wordt dit adres het afzenderadres.

TimeKing slaat je wachtwoord niet op. Je kunt de koppeling altijd intrekken met Ontkoppelen, of een ander account kiezen met Ander account.

Let op: Microsoft en Google hebben een limiet op het aantal mails per dag. Bij Microsoft 365 kunnen mails groter dan 4 MB (inclusief bijlagen) niet verstuurd worden.

Optie 3: Een SMTP-server of maildienst

1. Kies bij Provider voor Andere SMTP-server of voor je maildienst.

2. Vul onder Koppeling de gegevens in die je van je provider krijgt. Bij een SMTP-server zijn dat de Server, Poort, Versleuteling, Gebruikersnaam en Wachtwoord. Bij de meeste maildiensten is een API Key genoeg.

3. Vul bij Afzenderadres het adres in waarvandaan je wilt versturen. Dit moet een adres zijn waarvandaan je provider mag versturen.

4. Klik op Opslaan.

De SMTP-gegevens vind je meestal in de help van je hostingpartij of mailprovider. Een opgeslagen wachtwoord of key wordt niet meer getoond; laat het veld leeg om het te bewaren.

Afzender en antwoordadres

Als afzendernaam gebruikt TimeKing de bedrijfsnaam uit de instellingen. Bij Antwoordadres kun je optioneel een ander adres invullen. Antwoorden van je klanten gaan dan naar dat adres in plaats van naar het afzenderadres.

Verstuur je zonder eigen domein vanaf het TimeKing-adres, dan worden antwoorden doorgestuurd naar het bedrijfs-e-mailadres in de algemene instellingen.

Testen

Klik op Test-e-mail versturen om een testmail naar jezelf te sturen met de ingevulde gegevens. Dat kan voor en na het opslaan. Zo weet je zeker dat alles werkt voordat je klanten mail ontvangen.

Geschiedenis

Onder Geschiedenis stel je in hoe lang verstuurde mails in de e-mailgeschiedenis blijven (Retentieperiode) en of TimeKing bijhoudt of een mail is geopend. Bounces en klachten zie je alleen in de geschiedenis als TimeKing de mail verstuurt (optie 1). Bij de andere opties zie je dit bij je eigen provider.