Meerwerk registreren en verwerken

Meerwerk is werk dat buiten de oorspronkelijke opdracht valt. Door meerwerk in TimeKing apart te markeren, houd je het gescheiden van het reguliere werk van een project. Zo zie je precies hoeveel meerwerk er in een project zit, reken je er indien gewenst een eigen tarief voor en factureer je het correct door aan je klant.

Meerwerk markeren op de bon

Open een bon die aan het project is gekoppeld en ga naar de nacalculatie van de bon. Elke regel heeft een kolom Meerwerk met een schakelaar. Dit werkt ook in de bon op het planbord.

1. Zet de schakelaar Meerwerk aan bij de regel.

2. Kies daarna wat er met de regel moet gebeuren:

   • Is meerwerk: de hele regel is meerwerk.

   • Bevat meerwerk: maar een deel van de regel is meerwerk. Er opent een venster waarin je de hoeveelheid meerwerk invult. Je ziet meteen welke hoeveelheid overblijft als regulier werk.

Kies je Bevat meerwerk, dan maakt TimeKing een aparte meerwerk factuurregel aan met de ingevulde hoeveelheid. Die hoeveelheid gaat van de oorspronkelijke regel af. Een voorbeeld: op een bon staat 8 uur graafwerk, waarvan 2 uur meerwerk. Je houdt dan een regel van 6 uur regulier werk over en krijgt een aparte regel van 2 uur meerwerk. Pas je later de hoeveelheid meerwerk aan, dan verrekent TimeKing het verschil automatisch met de reguliere regel.

Zet je de schakelaar Meerwerk weer uit, dan wordt de regel weer regulier werk. Had je een deel afgesplitst, dan telt TimeKing de hoeveelheid meerwerk weer op bij de oorspronkelijke regel en verwijdert het de meerwerkregel.

Een eigen tarief voor meerwerk

Reken je voor meerwerk een ander tarief dan voor regulier werk? Maak dan een prijslijst aan en zet daarin Alleen van toepassing op meerwerk aan. Die prijslijst geldt dan alleen voor regels die als meerwerk zijn gemarkeerd. Een gewone prijslijst geldt juist niet voor meerwerk. Prijslijsten zijn beschikbaar in de module Facturatie in het Pro abonnement.

Markeer je een regel als meerwerk, dan berekent TimeKing de prijs van die regel direct opnieuw met het meerwerktarief. Zet je de schakelaar weer uit, dan krijgt de regel het gewone tarief terug. Bij het afsplitsen van meerwerk krijgt alleen de nieuwe meerwerkregel het meerwerktarief.

Meerwerk verwerken in de nacalculatie

In de nacalculatie van het project zie je alle regels van de bonnen bij elkaar. Hier kun je meerwerk achteraf nog markeren of corrigeren, met dezelfde schakelaar Meerwerk als op de bon. Met het filter Meerwerk laat je alleen de meerwerkregels of alleen het reguliere werk zien. Zo controleer je snel of alles juist is gemarkeerd voordat je factureert.

Ga naar: Menu > Projecten > open een project > Financieel > Nacalculatie

Inzicht in het project

Op het tabblad Overzicht van het project zie je het totaalbedrag van alle meerwerkregels bij Meerwerk. Zo zie je in één oogopslag hoeveel meerwerk er in het project zit, los van het reguliere werk en de aanneemsom.

Meerwerk factureren met termijnen

Factureer je een project met termijnen en koppel je nacalculatieregels aan een termijn waar meerwerk tussen zit? Dan zie je in de wizard hoeveel meerwerkregels er in de selectie zitten en wat ze waard zijn. Je kiest dan hoe het meerwerk gefactureerd wordt:

• Meerwerk als één totaalbedrag: de termijn komt als factuurregel op de factuur. Al het geselecteerde meerwerk wordt opgeteld en als één aparte factuurregel toegevoegd.

• Meerwerk per factuurregel: de termijn komt als factuurregel op de factuur. Daarnaast komt elke meerwerkregel als losse factuurregel op de factuur.

• Aparte factuur: je krijgt één factuur voor de termijn en een aparte conceptfactuur voor het meerwerk.

Het reguliere werk telt mee als onderbouwing van de termijn. Het meerwerk komt altijd bovenop het termijnbedrag. Zo betaalt je klant het meerwerk apart en blijft het niet verborgen in de termijn.

De omschrijving van de samengevoegde meerwerkregel stel je in bij Menu > Instellingen > Facturatie > Gekoppelde items > Standaard omschrijving bij samenvoegen meerwerk. Laat je dit veld leeg, dan staat er "Meerwerk" op de factuur.

Tips

• Laat je medewerkers op de bon noteren wat het meerwerk inhoudt, bijvoorbeeld in de opmerkingen of met een foto. Dan kun je het meerwerk later onderbouwen bij de klant.

• Controleer met het filter Meerwerk in de nacalculatie of alles goed staat voordat je een termijn of factuur maakt.

• Meer over de financiële kant van een project lees je in het artikel Project financieel.